ReSOLVE Facilities

Manual del
Usuario

Guía completa de la plataforma multi-tenant de gestión de solicitudes y operaciones — todas las funcionalidades, pantallas y ajustes.

Versión Mayo de 2026
Soporte support@resolve-facilities.com
Capítulo 1

Acerca de ReSOLVE Facilities

ReSOLVE Facilities es una plataforma multi-tenant para gestionar solicitudes de servicio, equipos técnicos y operaciones de mantenimiento. Pensada para comunidades de propietarios, hoteles, hospitales, escuelas, data centers y cualquier organización con unidades, sectores y equipos sobre el terreno.

Qué hace la plataforma

Cada cliente de ReSOLVE — llamado tenant — tiene su propio espacio aislado: usuarios, categorías de servicio, unidades organizativas (sectores), infraestructura (propiedades / plantas / salas), reglas de asignación y datos de solicitudes. Ningún tenant ve los datos de otro.

Dentro de cada tenant, los usuarios crean solicitudes (órdenes de servicio): una fuga de agua en una sala, un equipo averiado, un transporte a programar, un evento a preparar. Cada solicitud sigue un ciclo — Abierta → En curso → Resuelta — con prioridad, plazo de resolución (SLA), asignación a una unidad y a un técnico responsable.

Para quién está pensada

Conceptos esenciales

Tenant (organización)
El cliente que contrata la plataforma. Cada tenant tiene sus propios usuarios, configuración y datos.
Unidad (sector)
Subdivisión organizativa dentro de un tenant — por ejemplo "Mantenimiento", "Limpieza", "Recepción". Cada solicitud se asigna a una unidad.
Infraestructura
Jerarquía física donde ocurren las solicitudes: propiedad → planta → sala. Permite ubicar con precisión dónde está el problema.
Categoría y subcategoría
Tipo de solicitud (Limpieza, Electricidad, Transporte, Evento…). Configurable por tenant. Puede incluir campos dinámicos extra (fechas, número de personas, etc.).
Solicitud (service request)
La unidad central de trabajo. Tiene título, descripción, categoría, ubicación, prioridad, plazo de SLA, técnico responsable, historial, adjuntos y mensajes asociados.
SLA
"Service Level Agreement" — plazo máximo de resolución por categoría y prioridad. Disponible en los planes Growth y superiores.
Plan
Free, Starter, Growth, Enterprise o Custom. Define límites (usuarios, unidades, solicitudes) y funcionalidades (IA, SLAs, white-label).
Buena práctica

Antes de invitar al equipo, dedica 15 minutos a configurar unidades, infraestructura y categorías. Un tenant bien configurado desde el principio reduce errores de asignación y acelera el trabajo diario.

Capítulo 2

Crear cuenta

El registro es self-service en app.resolve-facilities.com/signup. Cada decisión que tomas en este flujo define cómo se aprovisiona tu tenant — desde los límites del plan hasta el catálogo de categorías cargado por defecto.

Antes de empezar

Necesitas:

Paso a paso del registro

  1. Tipo de organización — elige en el desplegable (comunidad, hotel, hospital, etc.). La lista se traduce automáticamente al idioma de la interfaz.
  2. Plan — haz clic en la tarjeta del plan deseado. Free y Trial 14 días no requieren tarjeta; Starter, Growth, Enterprise y Custom abren el Stripe Checkout tras el siguiente paso.
  3. Datos de la organización — rellena:
    • Nombre de la empresa
    • Nombre del administrador (será el primer usuario)
    • Email (será el login)
    • Contraseña (mínimo 8 caracteres recomendado)
    • Idioma del sistema (PT / EN / FR / ES)
  4. Consentimiento — marca la aceptación de los Términos y la Política de Privacidad (disponibles en resolve-facilities.com/termos.html y /privacidade.html).
  5. Enviar — el sistema crea la cuenta de autenticación, aprovisiona el tenant y carga el catálogo de categorías adecuado. Si el plan es de pago, se te redirige al Stripe Checkout; si es Free o Trial, vas directamente al Dashboard.
  6. Confirmación por email — recibirás un email de bienvenida desde no-reply@resolve-facilities.com con los siguientes pasos.

Qué carga cada elección

Crear la cuenta ejecuta una transacción atómica en el servidor que crea varias filas de datos simultáneamente. La tabla siguiente resume qué se carga en función de tus elecciones:

Elección Qué se crea / carga
Tipo de organización Catálogo inicial de categorías y subcategorías adaptado al sector. Por ejemplo, un hotel recibe categorías como "Habitaciones / Limpieza" y "Eventos"; un hospital recibe "Mantenimiento biomédico" e "Higiene clínica".
Idioma del sistema El catálogo de categorías anterior se carga en el idioma elegido. Los emails transaccionales (bienvenida, invitaciones, dunning) también se envían en este idioma.
Plan Límites del tenant: máximo de usuarios, máximo de unidades, máximo de solicitudes al mes. Funcionalidades activadas: IA, SLAs, white-label, integraciones (ver capítulo 19).
Trial 14 días Crea la cuenta con límites de Starter (5 usuarios, 1 unidad, 1000 solicitudes) durante 14 días. El día 15, si no se ha activado ningún plan de pago, la cuenta se suspende (no pasa a Free automáticamente — pasar a Free es una elección explícita).
Nombre de la organización Aparece en facturas, emails, y en el Dashboard hasta que cargues un logotipo propio (white-label, Enterprise+).
Nombre + email del administrador Se crea el primer usuario con rol SYSTEM_ADMIN. Puedes invitar más usuarios después.
Unidad por defecto Se crea automáticamente una unidad "General" (renombrable después) para recibir solicitudes mientras no configures sectores específicos.
Atención — Trial

Al final de los 14 días del trial, la cuenta queda suspendida y los usuarios pierden acceso hasta que contraten un plan. Los datos no se borran, pero no se puede trabajar. Recomendamos poner una alarma para el día 12 y decidir a tiempo.

Plan Custom (a medida)

El plan Custom está dirigido a organizaciones que no encajan en los tramos fijos. Al elegir Custom en el registro, vas a una calculadora donde indicas:

El precio se calcula en tiempo real basándose en tramos marginales por usuario (€4 los primeros 199 usuarios, €3,75 entre 200 y 499, €3,50 por encima de 500) multiplicado por un factor de complejidad organizativa (más unidades por usuario = más aislamiento operativo = más sobrecarga de soporte). Incluye IA, SLAs, white-label, soporte por email y onboarding asistido.

Por encima de 1000 usuarios el registro self-service no está disponible — escribe a support@resolve-facilities.com y preparamos una propuesta personalizada.

Aceptar una invitación

Si te han invitado a una organización existente, recibes un email de no-reply@resolve-facilities.com con el asunto "Has sido añadido a [Organización] en Resolve Facilities" y un botón "Iniciar sesión". Al hacer clic:

  1. Se abre la pantalla de login en el idioma del email.
  2. Inicias sesión con tu email habitual (o se crea la cuenta si es tu primer tenant).
  3. Si ya perteneces a otras organizaciones, aparece el selector de organización (capítulo 3.3) con la nueva entrada disponible.

Tu administrador define el rol (admin, supervisor, técnico, usuario, residente) — puedes solicitar un cambio de rol directamente a quien te invitó.

Capítulo 3

Iniciar sesión y recuperar contraseña

El acceso a la plataforma es en app.resolve-facilities.com. El flujo es de dos pasos (email primero, contraseña después) y admite varias organizaciones por usuario.

Iniciar sesión

  1. Accede a app.resolve-facilities.com.
  2. Introduce el email y haz clic en Continuar.
  3. Introduce la contraseña. Puedes marcar "Mantener sesión iniciada" para no repetir el login en cada visita.
  4. Tras autenticarte, accedes al Dashboard. Si perteneces a varias organizaciones, primero se muestra el selector de organización.

Recuperar contraseña

Si has olvidado la contraseña:

  1. En la pantalla de login, haz clic en ¿Olvidaste la contraseña?.
  2. Introduce el email asociado a la cuenta y envía.
  3. Recibirás un email con un enlace de recuperación. El enlace tiene validez limitada y solo puede usarse una vez.
  4. Haz clic en el enlace. Vas a una página de recuperación que define automáticamente el idioma elegido al solicitar el reinicio y te redirige a la pantalla de nueva contraseña.
  5. Define la nueva contraseña (mínimo 8 caracteres recomendado), confirma y envía. Se te reenviará al login automáticamente.
Enlace caducado

Si el enlace de recuperación ha caducado o ya se utilizó, verás un mensaje claro — basta con repetir la solicitud desde "¿Olvidaste la contraseña?".

Varias organizaciones

Un mismo email puede estar asociado a varias organizaciones (por ejemplo, un técnico que presta servicios a dos comunidades). En ese caso, tras el login aparece el Selector de organización:

¿Sabías que…?

La contraseña es única por usuario (no por organización). Si cambias la contraseña, queda válida para todas las organizaciones a las que perteneces.

Capítulo 4

Instalar en el móvil

ReSOLVE Facilities es una Progressive Web App (PWA). No está en las tiendas Apple o Google — se instala directamente desde el navegador en pocos segundos. Funciona como una app nativa: icono en la pantalla principal, pantalla completa sin barra de URL, notificaciones push.

iOS (Safari)

iPhone y iPad
  1. Abrir Safari (obligatorio — no funciona en Chrome o Firefox en iOS).
  2. Navegar a app.resolve-facilities.com.
  3. Iniciar sesión (recomendado, para que el icono asocie tu cuenta).
  4. Tocar el botón Compartir en la barra inferior (cuadrado con flecha hacia arriba).
  5. Deslizar hacia abajo y elegir Añadir a pantalla de inicio.
  6. Confirmar el nombre ("ReSOLVE") y tocar Añadir.
  7. El icono aparece en la pantalla principal — ábrelo como cualquier otra app.
Android
  1. Abrir Chrome.
  2. Navegar a app.resolve-facilities.com.
  3. Iniciar sesión.
  4. Aparece automáticamente una sugerencia "Instalar app" — toca para aceptar.
  5. Alternativa: menú de Chrome (tres puntos) → Instalar aplicación.
  6. Confirmar — el icono se añade al cajón de apps y a la pantalla principal.

Android (Chrome)

Android es el camino más directo: Chrome detecta automáticamente que la app es instalable y muestra una sugerencia. Si la sugerencia desaparece o no llegó a aparecer:

  1. Tocar los tres puntos en la esquina superior derecha de Chrome.
  2. Elegir Instalar aplicación (o Añadir a pantalla de inicio, según la versión).
  3. Confirmar.
Consejo para tablets

En iPads y tablets Android, el procedimiento es idéntico. En iPad, la barra de compartir está en la esquina superior derecha de Safari, no en la inferior.

Permitir notificaciones

Tras instalar e iniciar sesión por primera vez, el navegador pregunta si quieres permitir notificaciones. Acepta — son clave para recibir avisos de nuevas solicitudes, asignaciones y mensajes en tiempo real.

Importante para iOS

En iPhone, las notificaciones push solo funcionan si la app se instaló en la pantalla principal (pasos anteriores). En Safari abierto como página web, iOS no permite push. Si no recibes notificaciones en iPhone, confirma que abres la app desde el icono de la pantalla principal y no desde Safari.

Para gestionar notificaciones después de aceptar, ve a Ajustes → Notificaciones dentro de la app (capítulo 10.3) o a los ajustes del sistema operativo (Ajustes del iPhone / Android → Notificaciones → ReSOLVE).

Trabajar sin red

La app guarda en el dispositivo una copia de los datos ya cargados, para seguir consultando solicitudes, activos y planes cuando la red falla — el caso típico de sótanos, salas de máquinas y garajes. En la parte superior de la pantalla, una barra indica siempre en qué punto están sus cambios:

Entran en cola las acciones más habituales en campo: cambiar el estado de una solicitud, escribir una nota, adjuntar un archivo, firmar la hoja de intervención, crear una solicitud y enviar un mensaje de chat.

Espere el verde antes de salir del sitio

La cola vive en el dispositivo: desinstalar la app o borrar los datos del navegador antes de recuperar la red hace perder lo que estaba pendiente. Espere la barra Todo sincronizado.

Capítulo 5

Dashboard

El Dashboard es la página de inicio tras iniciar sesión. Muestra de un vistazo la salud operativa del día: solicitudes activas, críticas, atrasadas, distribución por categoría y carga del equipo.

Saludo y logotipo

En la parte superior aparece un saludo adaptado a la hora del día (Buenos días / Buenas tardes / Buenas noches) seguido del logotipo de la organización. Si contrataste el plan Enterprise+ y configuraste white-label (capítulo 18), aparece tu propio logotipo.

Indicadores (KPIs)

Activas
Suma de solicitudes en estado Abierta, En curso y Atrasada. La mejor lectura instantánea de "trabajo abierto".
Críticas
Subconjunto de las activas con prioridad CRÍTICA. Deben tratarse de inmediato.
Atrasadas
Solicitudes cuya cuenta atrás de SLA ha superado el plazo definido (capítulo 17). Solo aparece si tienes SLAs configurados (Growth+).
Resueltas este mes
Cuenta de solicitudes resueltas en el mes en curso — métrica de productividad.
Asignadas a mí
Visible para técnicos y supervisores: solicitudes donde eres el responsable asignado y siguen activas.

Gráfico de distribución

Muestra la composición de las solicitudes activas en un gráfico circular, con un desplegable para elegir el criterio de agrupación:

Carga del equipo

Visible únicamente para usuarios con rol ADMIN, SYSTEM_ADMIN o SUPERVISOR. Es un gráfico horizontal con el número de solicitudes activas por técnico — útil para identificar sobrecarga o desequilibrio en la distribución.

Checklist de onboarding

Para organizaciones nuevas, aparece un checklist de seis pasos para acelerar la configuración inicial:

  1. Invitar al primer usuario
  2. Crear la primera unidad (sector)
  3. Revisar categorías
  4. Crear la primera solicitud
  5. Asignar un técnico
  6. Explorar el Dashboard

Puedes Descartar el checklist en cualquier momento — no bloquea ninguna funcionalidad. Reaparece si se restablece manualmente.

Capítulo 6

Solicitudes

La pantalla Solicitudes es el centro operativo: lista todas las solicitudes que puedes ver, filtradas en ocho pestañas. La visibilidad depende de tu rol y del ámbito definido en Permisos (capítulo 16).

Las ocho pestañas

Pestaña Muestra
TodasTodas las solicitudes visibles para tu usuario.
Asignadas a míSolicitudes activas donde eres el técnico responsable.
AbiertasEstado Abierta y Atrasada.
En cursoEstado En curso (el técnico ya empezó a trabajar).
CríticasPrioridad CRÍTICA y aún activas.
AtrasadasSuperaron el plazo de SLA (Growth+).
ResueltasYa cerradas con éxito.
CanceladasCanceladas o rechazadas.

Tarjeta de solicitud

Cada solicitud aparece como una tarjeta con:

Dos extras: las órdenes generadas por los planes de mantenimiento llevan el sello Preventiva (violeta — capítulo 22), y en la cabecera puede alternar entre la vista de tarjetas y la vista condensada (una línea por solicitud, 2-3× más elementos por pantalla). La elección se memoriza por dispositivo y también existe en las listas de Activos, Planes y Conversaciones.

Exportar CSV

El botón Exportar CSV descarga todas las solicitudes visibles en la pestaña actual en formato CSV. Útil para análisis externos (Excel, BI, contabilidad). Columnas incluidas:

Análisis de rendimiento

Combinando "Tiempo de resolución" y "SLA definido" en Excel o en un BI, identificas fácilmente qué categorías o unidades superan plazos de forma sistemática — base para conversaciones de mejora continua.

Calendario y programación

En la cabecera de Solicitudes puede cambiar la lista por la vista de calendario. Cada día muestra las solicitudes con fecha programada (etiqueta Programado) y aquellas cuyo plazo de SLA vence ese día (etiqueta Plazo), con el color de la categoría. Todo lo que esté filtrado — pestaña, búsqueda, ubicación, responsable y sector — se aplica también al calendario.

Al lado está la bandeja Por programar, con las solicitudes que aún no tienen fecha. Arrastre una solicitud a un día para programarla, o de vuelta a la bandeja para quitarle la fecha; un toque sin arrastrar abre la solicitud. Solo el personal técnico y de gestión puede arrastrar, y los días pasados están bloqueados.

El SLA cuenta desde la programación

El plazo de resolución nace — o se desplaza — con la fecha programada: reprogramar ajusta el plazo. Mientras una solicitud no tenga fecha, no hay cuenta atrás corriendo contra el equipo.

Las órdenes generadas por planes de mantenimiento tienen dos reglas propias: no pueden quedarse sin fecha (la bandeja las rechaza, en rojo) y solo se reprograman dentro de su ciclo — una tarea mensual con fecha 15 de marzo acepta cualquier día hasta el 14 de abril, y no más. Cuando la app rechaza, siempre explica por qué.

Informes de desempeño

El menú Informes produce un PDF con el retrato operativo de un periodo. Elija el intervalo (este mes, últimos 30 días, últimos 90 días o fechas a medida) y, si quiere, filtre por sector y por responsable antes de generar. El documento trae los indicadores del periodo — solicitudes creadas, resueltas, pendientes y atrasadas, cumplimiento de SLA y tiempo mediano de resolución —, la distribución por categoría, la evolución a lo largo del periodo, la lista de pendientes y los totales por edificio y por sector.

El ámbito sigue su función: un administrador ve toda la organización, un supervisor ve su sector. La cabecera del PDF indica siempre el periodo y los filtros aplicados, para que el documento no pierda el contexto una vez impreso.

El informe distingue dos universos, y lo dice en el pie para evitar equívocos: creadas cuenta las solicitudes abiertas en el periodo; resueltas, tiempo mediano y coste cuentan las que cerraron en el periodo, aunque se hubieran abierto antes. Es la lectura honesta — el trabajo que cerró en agosto cuenta para agosto, aunque empezara en julio.

Además de los indicadores clásicos, el documento trae la división planificado vs reactivo (preventivo frente a correctivo, el indicador que muestra si el mantenimiento gana terreno o apaga fuegos), el coste del periodo y una tabla por activo — número de solicitudes, mezcla preventiva/correctiva, tiempo mediano y coste — que responde a «qué equipo nos consume el equipo». La vista previa en pantalla muestra también el gráfico de evolución, que antes solo salía en el PDF.

Capítulo 7

Crear solicitud

La pantalla Nueva Solicitud recoge toda la información necesaria para abrir una orden de servicio. El formulario tiene cinco secciones expandibles — puedes rellenarlas en el orden que prefieras.

Fotografía y análisis IA

Es la primera sección del formulario. Puedes adjuntar una foto mediante:

Análisis IA Starter+

Tras adjuntar una foto, aparece el botón Análisis IA. Al hacer clic:

  1. La imagen se envía al servicio de IA (Google Gemini).
  2. La IA propone automáticamente la categoría, subcategoría y una descripción sugerida.
  3. Puedes aceptar (rellena los campos), editar o ignorar.
Funcionalidad por plan

El análisis IA está disponible en los planes Starter, Growth, Enterprise y Custom. No se incluye en el plan Free.

Información principal

Categoría (obligatorio)
Elige del catálogo configurado por tu organización (ver capítulo 12).
Subcategoría
Lista filtrada por la categoría elegida. Puede quedar en blanco si la categoría no tiene subcategorías.
Título (obligatorio)
Frase corta y descriptiva. Aparece en las tarjetas del listado.
Descripción (obligatorio)
Detalle libre. Incluye todo lo que el técnico necesita saber: síntoma, urgencia percibida, contexto, contactos.

Ubicación

Tres niveles jerárquicos:

  1. Propiedad — edificio o ubicación general.
  2. Planta — piso dentro de la propiedad (si la propiedad tiene plantas).
  3. Sala — espacio específico dentro de la planta (si la planta tiene salas).

La estructura de ubicaciones se define en Administración → Infraestructura (capítulo 13). Si tu organización no configuró plantas o salas, esos niveles aparecen como "N/A".

Prioridad

Cuando la solicitud está ligada a un activo de criticidad Alta (capítulo 22), la prioridad viene ya sugerida como Alta — o Crítico, si el equipo está parado. Es una sugerencia con un aviso visible bajo los botones: quien abre la solicitud siempre puede cambiarla, y desde que lo hace la plataforma deja de sugerir.

Campos dinámicos

Algunas categorías tienen campos extra adaptados al tipo de solicitud. Aparecen automáticamente cuando eliges la categoría correspondiente:

Transporte
Fecha y hora de salida, fecha y hora de regreso, destino, número de pasajeros, observaciones del vuelo (si aplica).
Evento
Fecha del evento, número de personas, requisitos de montaje.
Técnico (con severidad)
Identificación del equipo, selector de severidad técnica (NORMAL / ALTA).

La configuración de estos campos se hace por categoría en Administración → Categorías (capítulo 12).

Asignación automática

Si tu organización configuró Reglas de asignación (capítulo 15), la solicitud puede asignarse automáticamente a una unidad al enviarla — por ejemplo, todas las solicitudes de "Electricidad" van a la unidad "Mantenimiento". Si no hay regla, queda "Pendiente de asignación".

Leer el QR del equipo

Con el módulo de activos activo (capítulo 22), el formulario muestra el botón Leer QR del equipo: apunte la cámara a la etiqueta y la solicitud queda vinculada a ese activo, con la ubicación rellenada desde su ficha. Es la forma más rápida — y más fiable — de abrir un correctivo junto a la máquina, sin errores de identificación.

Las etiquetas de otra organización se ignoran con aviso: la lectura solo reconoce activos de su propio parque.

Capítulo 8

Detalle de la solicitud

Al hacer clic en una tarjeta del listado, se abre la pantalla de detalle. Aquí ocurre prácticamente todo el trabajo: comentarios, adjuntos, cambios de estado, reasignaciones, historial.

Anatomía de la pantalla

SecciónContenido
Cabecera Título, etiqueta de prioridad, estado, cuenta atrás de SLA (si aplica).
Información Categoría, subcategoría, descripción, foto adjunta, campos dinámicos (transporte, evento, etc.).
Ubicación Propiedad / planta / sala.
Unidad responsable Sector asignado. Botón "Transferir" para reasignar.
Técnico Avatar + nombre del técnico. Desplegable para reasignar.
Historial Línea temporal cronológica: creación, cambios de estado, reasignaciones, notas. Cada entrada indica quién y cuándo.
Notas y adjuntos Campo para añadir nota o adjunto. Las notas son visibles para todos los usuarios autorizados.
Botones de acción Varían según el rol y el estado actual (ver abajo).

Acciones según el rol

Las acciones disponibles dependen de tu rol y del estado de la solicitud. Resumen:

AcciónQuién puedeCuándo
IniciarTécnico asignado, AdminEstado = Abierta
ResolverTécnico asignado, AdminEstado = En curso
Reasignar unidadAdmin, SupervisorEn cualquier estado activo
Reasignar técnicoAdmin, SupervisorEn cualquier estado activo
CancelarAdmin, autor de la solicitudEstado activo
EliminarSYSTEM_ADMINEn cualquier estado

Lo que la plataforma encadena sola

Para que la pantalla no exija una secuencia de clics que nadie hace en la práctica, tres enlaces son automáticos:

El responsable solo puede ser cambiado o retirado por administradores del sector (Quitar responsable en la ventana de asignación). Para los demás perfiles la asignación existente es definitiva — evita que dos técnicos se cambien a mitad del trabajo.

Historial y notas

El historial es inmutable — cada cambio de estado, reasignación o nueva nota queda registrada con marca de tiempo y autor. Útil para:

SLA — cuenta atrás

Si la categoría tiene SLA configurado (planes Growth+, ver capítulo 17), la cabecera muestra una etiqueta con:

Las solicitudes que superan el plazo pasan al estado Atrasada (visible en la pestaña "Atrasadas") y cuentan para el KPI "Atrasadas" del Dashboard.

Adjuntos y hoja de intervención

La sección Adjuntos de la solicitud acepta fotografías tomadas en el momento y archivos (PDF, imágenes, documentos) — antes, durante y después de la intervención. Se guardan en privado y se abren mediante un enlace seguro temporal.

La Hoja de intervención recoge la firma del técnico y la del cliente en la propia pantalla (dedo o lápiz). Ambas son opcionales — puede cerrar sin firmar — y salen impresas en el PDF de la solicitud, con el nombre y la fecha. Al concluir, la app propone firmar en ese momento; también puede recoger la firma más tarde, con el botón Firmar hoja.

Poner en espera (el SLA se detiene)

No todo el tiempo que tarda una solicitud es responsabilidad del equipo. La pieza viene de fuera y tarda tres semanas, el presupuesto espera aprobación, el proveedor todavía no ha venido. Si el reloj sigue corriendo, el informe acaba diciendo que el equipo es lento cuando el problema está en otro sitio.

En el detalle de la solicitud, el botón Poner en espera pide el motivo — esperando piezas, esperando aprobación o esperando a terceros — y una nota opcional. A partir de ahí:

Al pulsar Reanudar, el tiempo parado se devuelve al plazo: una solicitud que estuvo 48 horas esperando una pieza gana 48 horas de plazo efectivo. Cada entrada y salida de la espera queda en el historial, con quién lo hizo y cuánto duró — la conversación con el cliente deja de basarse en la memoria.

Resolver: causa de la avería, horas y coste

Al marcar una solicitud como Resuelta, la plataforma abre una ventana breve para registrar lo que interesará después:

Las listas de problema y causa vienen del catálogo de la organización (sección 22.14) y, cuando la solicitud está ligada a un activo, aparecen ya filtradas por el tipo de ese equipo. Todos los campos son opcionales — quien tiene prisa cierra y sigue; quien registra obtiene, al cabo de unos meses, la respuesta a «por qué este equipo nos da tanto trabajo».

Con la tarifa horaria definida (sección 22.15), las horas se convierten en coste de mano de obra, guardado en la solicitud al cerrarla. La ficha pasa a mostrar el coste de la intervención: mano de obra más el valor de las piezas consumidas, descontando las devueltas.

Capítulo 9

Comunicación

La pantalla Comunicación es el chat operativo de la organización — conversaciones en tiempo real entre técnicos, supervisores, equipos y residentes. Sustituye a WhatsApp y al correo para la coordinación interna.

Tipos de conversación

Mensajes y adjuntos

Puedes enviar:

Los mensajes llegan en tiempo real (notificación push, si has autorizado). Cada conversación marca cuántos mensajes no leídos tiene.

Crear grupo

Para crear una nueva conversación:

  1. Haz clic en el botón + Crear grupo en la parte superior de la lista de conversaciones.
  2. Elige el tipo (directa, área, ubicación, solicitud).
  3. Selecciona los miembros (autocompletado sobre la lista de usuarios).
  4. Pon un nombre (excepto para conversaciones directas, que usan el nombre del otro usuario).
  5. Envía — el grupo aparece inmediatamente para todos los miembros.
Capítulo 10

Ajustes personales

La pantalla Ajustes agrupa todo lo relativo a la cuenta individual: avatar, nombre, idioma, tema, notificaciones, privacidad y cierre de sesión. Para usuarios con rol de administración, es también el punto de acceso a los menús de configuración de la organización.

Perfil y estado

Avatar
Foto del usuario (JPEG, PNG, WebP o GIF; máximo 2 MB). Aparece en mensajes, tarjetas de solicitud y listas de equipo.
Nombre
Nombre a mostrar. Se puede editar en cualquier momento.
Email
Solo lectura — el email es el identificador único de la cuenta. Para cambiarlo, contacta con tu administrador.
Estado
En línea — disponible para asignación.
Ocupado — exige motivo (en reunión, fuera de la oficina, etc.).
Sin conexión — no disponible; el sistema evita asignaciones automáticas.

Idioma y tema

Idioma de la interfaz
Portugués, Inglés, Francés o Español. El cambio es instantáneo — no hace falta cerrar sesión. El idioma también se usa en enlaces externos (política de privacidad) y en emails transaccionales.
Tema
Claro u oscuro. Persiste en el dispositivo (no se sincroniza entre dispositivos).

Notificaciones

Muestra el estado actual de la autorización de notificaciones:

El botón Probar suscripción permite confirmar que tu dispositivo está bien registrado en el sistema. Muestra el final del endpoint de suscripción.

iOS

En iPhone, las notificaciones push solo funcionan si instalaste la app en la pantalla principal (ver capítulo 4). La pantalla de Ajustes muestra un aviso específico si detecta que estás usando la app en Safari sin instalarla.

Privacidad

Al hacer clic en Política de privacidad se abre el documento actualizado en resolve-facilities.com/privacidade.html en el idioma elegido. Para solicitudes al amparo del RGPD (acceso a datos, exportación, eliminación), escribe a support@resolve-facilities.com.

Cerrar sesión

El botón Cerrar sesión al final de la pantalla finaliza la sesión actual. Si "Mantener sesión iniciada" estaba marcado, también se desconecta en este dispositivo.

Conectar al calendario del móvil

En Ajustes → Calendario, el botón Obtener mi enlace genera un enlace personal para suscribir en el calendario del móvil. Las solicitudes que se le asignen y tengan fecha programada aparecen entre sus compromisos y se actualizan solas cuando cambian de fecha o se completan.

El móvil actualiza de vez en cuando (normalmente cada hora) — no es instantáneo.

El enlace es personal

Funciona como una contraseña: quien lo tenga ve sus solicitudes. No lo comparta — y si ocurre, use Generar nuevo enlace: el anterior deja de funcionar de inmediato.

Capítulo 11

Equipo — usuarios, funciones, áreas técnicas

El menú Equipo agrupa toda la gestión de personas: invitar usuarios, asignar roles y áreas técnicas, gestionar afiliación multi-tenant. Accesible solo a usuarios con rol de administración.

Invitar usuarios

  1. Haz clic en el botón Invitar usuario.
  2. Rellena el email del invitado.
  3. Elige el rol inicial (Admin, Supervisor, Técnico, Auxiliar, Usuario, Residente).
  4. Envía — el sistema envía automáticamente un email con el enlace de aceptación.

Si el email ya pertenece a un usuario de la plataforma (en otras organizaciones), recibe un email "Has sido añadido a [Organización]" indicando que tiene una nueva organización disponible en el selector. Si es su primer tenant, se crea una nueva cuenta y recibe un email de bienvenida.

Funciones de trabajo

Distintas de los roles de sistema (Admin/Supervisor/etc.), las funciones de trabajo describen el puesto profesional: Electricista, Carpintero, Recepcionista, Gestor, etc. Sirven para filtrar la lista de equipo y asignar solicitudes con más claridad.

Para gestionarlas: Equipo → Funciones de trabajo. Añade, edita o elimina entradas en cualquier momento.

Áreas técnicas

Las áreas técnicas son dominios operativos — Limpieza, Mantenimiento, IT, Seguridad, etc. Cada usuario puede pertenecer a una o varias áreas. Permiten:

Cada área puede tener su propio icono (elegido de una biblioteca Material Symbols).

Varias organizaciones

Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones. En la lista del equipo, los usuarios multi-tenant aparecen marcados con una etiqueta. Cada organización ve únicamente el rol de ese usuario dentro de la propia organización — roles y datos no se comparten entre tenants.

Cliente externo (Portal Cliente)

El rol CLIENTE está destinado a personas fuera de tu equipo interno que necesitan interactuar con la plataforma — típicamente un cliente final, un residente en una comunidad gestionada por terceros, o un socio externo. Es la puerta al Portal Cliente: una vista deliberadamente reducida de la app que mantiene al cliente centrado en sus solicitudes sin exponer la estructura interna de la organización.

Qué puede hacer el CLIENTE

Qué no ve el CLIENTE

Cómo invitar a un cliente

  1. En Equipo → Invitar usuario, introduce el email del cliente.
  2. En el desplegable de rol, elige CLIENTE.
  3. (Opcional) Asociar a una unidad — útil si quieres que las solicitudes del cliente sigan la regla automática de esa unidad.
  4. Enviar. El sistema envía la invitación por email; al aceptar, el cliente crea cuenta (si es nuevo) o gana acceso a la organización (si ya tenía cuenta en otra).
Conversación de soporte automática

Cuando se procesa la invitación, la plataforma crea automáticamente una conversación directa entre el cliente y el SYSTEM_ADMIN de la organización. Aparece inmediatamente en Comunicación con el nombre del administrador, dando al cliente un canal de soporte garantizado sin tener que buscarlo.

Diferencias frente al rol UTILIZADOR

Los permisos operativos (crear, iniciar, resolver solicitudes propias y asignadas) son idénticos. Lo que distingue al CLIENTE es el filtro de comunicación — no ve al equipo ni grupos colectivos, solo sus solicitudes y el canal directo con el admin. Usa UTILIZADOR para colaboradores internos no técnicos; usa CLIENTE para terceros.

Desactivar, reactivar y eliminar miembros

Quien tiene la función SYSTEM_ADMIN gestiona el ciclo de vida de cada miembro desde su ficha en Equipo:

Si el miembro tenía acceso al módulo de mantenimiento, desactivarlo o eliminarlo libera también esa plaza (capítulo 22.1).

Capítulo 12

Categorías y subcategorías

Las categorías definen los tipos de solicitud que procesa tu organización. Se cargan inicialmente en función del tipo de organización elegido en el registro, pero puedes editar, añadir o eliminar libremente.

Estructura

Campos dinámicos

Cada categoría puede activar campos extra en el formulario de solicitud (ver capítulo 7.5):

Requiere datos de transporte
Activa: fecha de salida, fecha de regreso, destino, nº de pasajeros.
Requiere datos de evento
Activa: fecha del evento, nº de personas, requisitos.
Es técnico
Activa: identificación del equipo, selector de severidad.

Asignación automática

Puedes asociar una categoría a una unidad por defecto. Cuando un usuario crea una solicitud en esa categoría, se asigna automáticamente a la unidad. Ver capítulo 15 para reglas más finas (multi-condición).

Eliminar categoría

Eliminar una categoría que tiene solicitudes asociadas está bloqueado — primero hay que reclasificar esas solicitudes. Las categorías sin solicitudes se pueden eliminar sin restricción.

Capítulo 13

Infraestructura — propiedades, plantas y salas

La infraestructura define la jerarquía física donde se producen las solicitudes. Cuanto más detallada, más preciso es el registro y más útiles los análisis por ubicación.

Jerarquía

  1. Propiedad — edificio, complejo, instalación (nombre + dirección opcional).
  2. Planta — piso dentro de la propiedad. Puede dejarse en blanco si la estructura es de una sola planta.
  3. Sala — espacio específico dentro de la planta (apartamento 3.º Izq., sala de servidores, suite 204…).

Coordenadas GPS y mapa

Cada propiedad puede guardar latitud, longitud y altitud. En la edición, el botón Capturar posición GPS lee la posición del propio dispositivo (útil estando en el sitio) y muestra la precisión obtenida; como alternativa, las coordenadas se escriben a mano. Abrir en el mapa confirma el punto antes de guardar.

Desde la lista, Ver en el mapa abre todas las propiedades en un mapa único, con los filtros activos aplicados; un aviso indica cuántas quedaron fuera por no tener coordenadas. Los mismos campos existen en los activos (capítulo 22.3) — es lo que permite mandar un equipo a un centro de transformación o a una estación de bombeo sin dirección útil.

Buenas prácticas

Eliminar un espacio: qué ocurre después

Eliminar un edificio, una planta o una sala tiene consecuencias fuera de esta pantalla — hay activos, planes de preventivo y asociaciones de piezas que apuntan a ese espacio. Por eso, antes de confirmar, la plataforma cuenta el impacto y lo muestra: cuántas plantas y salas caen con él y cuántos activos, planes y asociaciones se quedan sin esa ubicación.

Al confirmar: las plantas y salas del espacio eliminado desaparecen con él, y los activos que estaban allí se quedan sin ubicación — no apuntan a un espacio fantasma. Los activos, los planes y el historial de solicitudes no se eliminan. Las solicitudes antiguas mantienen el nombre del lugar tal como estaba el día de la intervención, porque eso es historia y no debe cambiar.

Capítulo 14

Unidades (sectores)

Las unidades son los equipos / sectores que reciben solicitudes. Cada solicitud se asigna a una unidad. El número de unidades depende del plan (1 en Free y Starter, 3 en Growth, 10 en Enterprise, configurable en Custom).

Crear y gestionar

En Administración → Unidades:

Eliminar

Eliminar una unidad que tiene solicitudes asignadas exige confirmación — las solicitudes pasan a "Pendiente de asignación" y debes reasignarlas manualmente.

Límites por plan

Free: 1 unidad · Starter: 1 unidad · Growth: 3 unidades · Enterprise: 10 unidades · Custom: a medida (mínimo 3, siempre menor que el nº de usuarios).

Capítulo 15

Reglas de asignación automática

Las reglas automatizan el enrutamiento de solicitudes a unidades, eliminando el paso manual y reduciendo el tiempo hasta el primer contacto del técnico.

Mecánica

Cada regla define: "Cuando una solicitud tiene [condición], asignar a la unidad [X]". Condiciones admitidas:

Las reglas se evalúan por orden (de arriba abajo). La primera que coincide se aplica; el resto se ignora para esa solicitud. Puedes reordenar arrastrando.

Regla de respaldo

Coloca una regla "Genérica → Unidad General" al final de la lista para garantizar que ninguna solicitud quede huérfana. Las condiciones anteriores capturan los casos específicos; la de respaldo recoge el resto.

Capítulo 16

Permisos y roles

La matriz de permisos define lo que puede hacer cada rol: crear, ver, editar, cambiar de estado, eliminar, transferir, asignar y gestionar la configuración.

Roles disponibles

RolQuién es normalmente
SYSTEM_ADMINAdministrador principal de la organización. Control total sobre el tenant.
ADMINAdministrador delegado. Configuraciones operativas.
SUPERVISORGestor de equipo. Distribuye solicitudes, supervisa SLAs.
TECNICOEjecuta solicitudes asignadas.
AUXILIARApoyo técnico, sin responsabilidad sobre solicitudes asignadas.
UTILIZADORCrea solicitudes, consulta las propias.
MORADORCrea solicitudes en contexto de comunidad de propietarios.
CLIENTECliente externo. Mismos permisos operativos que UTILIZADOR pero con comunicación limitada al SYSTEM_ADMIN — ver capítulo 11.5.

Ámbito (scope)

Cada permiso tiene un ámbito:

Dónde se ve la matriz

La pantalla Administración → Permisos muestra la matriz completa en modo lectura. Los cambios están centralizados por el equipo ReSOLVE — para solicitar ajustes al perfil de permisos de tu organización, contacta con support@resolve-facilities.com.

Capítulo 17

SLAs personalizados Growth+

Los SLAs (Service Level Agreements) definen el plazo máximo de resolución por categoría y prioridad. Permiten medir el rendimiento operativo, marcar solicitudes atrasadas y dar visibilidad a los clientes del tiempo esperado de respuesta.

Cómo funciona

Para cada categoría configuras dos valores:

Aplicación

Una vez configurados:

Disponibilidad

Los SLAs personalizados están incluidos en los planes Growth, Enterprise y Custom. En los planes Free y Starter, las solicitudes no tienen SLA y la pestaña "Atrasadas" queda oculta.

Capítulo 18

White-label Enterprise+

El white-label permite personalizar la apariencia de la plataforma con el logotipo y el color principal de tu organización — útil para comunidades premium, hoteles, hospitales y cualquier cliente que quiera proyectar su marca a los usuarios finales.

Qué personalizar

Logotipo
Sustituye el logotipo ReSOLVE en el Dashboard, en la pantalla de login (si se accede directamente a la organización) y en los emails transaccionales. Formato PNG, SVG o JPEG, máximo 2 MB.
Color principal
Define el color de botones, enlaces y destacados. Se aplica en toda la app. Se puede introducir en hexadecimal o elegir en el selector de color.

Aplicación

Los cambios de white-label se aplican de inmediato a todos los usuarios de la organización — no hace falta cerrar y abrir sesión. El botón Restablecer recupera el logotipo y color ReSOLVE por defecto.

Disponibilidad

White-label está incluido en los planes Enterprise y Custom. En los planes Free, Starter y Growth, este menú muestra solo la invitación a hacer upgrade.

Capítulo 19

Facturación y planes

Toda la gestión financiera de la organización se concentra en Ajustes → Facturación: plan actual, cambio de plan, gestión del método de pago, historial de facturas y reembolsos.

Comparativa de planes

Free Starter Growth Enterprise Custom
Precio mensual (EUR)€0€19€109€439variable
Precio anual (EUR)€0€190€1090€4390variable
Usuarios máximos3525100a medida
Unidades máximas11310a medida
Solicitudes / mes201000ilimitadoilimitadoilimitado
Sugerencias IA (Gemini)
Notificaciones push
SLAs personalizados
White-label
Onboarding asistido
Módulo Activos y Preventivo (add-on)+250 €/mes+850 €/mes+9 €/usuario
SoporteComunidadEmailEmailEmailEmail
Anual vs mensual

La facturación anual ofrece aproximadamente 2 meses gratis frente a la mensual (€190 vs €228 anuales en Starter, por ejemplo). El ciclo se elige al contratar y se puede cambiar después (capítulo 19.2).

Cambiar de plan

En Ajustes → Facturación, haz clic en Cambiar plan. Aparece la tabla de planes con las tarjetas clicables.

Portal de facturación Stripe

El botón Gestionar facturación abre el portal seguro de Stripe — fuera de nuestra plataforma — donde puedes:

Facturas y reembolsos

La tabla "Historial de facturas" muestra los últimos 12 cargos, con:

Las facturas reembolsadas (total o parcial) aparecen con etiqueta clara, evitando confusiones con facturas pagadas.

Trial de 14 días

El trial es una elección explícita en el registro: da 14 días con límites Starter (5 usuarios, 1 unidad, 1000 solicitudes, IA activa). El día 15:

Importante

El trial no migra automáticamente a Free al final. Free es una elección explícita hecha en el registro — quien quiera Free elige Free desde el inicio. Quien eligió Trial se comprometió a evaluar el producto de pago.

Add-ons — módulos adicionales

Además del plan base, la organización puede activar módulos adicionales en la misma suscripción. El primero disponible es Gestión de Activos y Mantenimiento Preventivo (capítulo 22):

Para activar: Ajustes → Facturación → Add-ons → Activar módulo (requiere una suscripción activa). El módulo se activa en segundos; el importe prorrateado del período actual aparece en la próxima factura (prorrateo de Stripe — sin cargo inmediato). Para quitarlo, use Quitar módulo en la misma tarjeta: el acceso se desactiva de inmediato y el crédito prorrateado aparece en la próxima factura. Los datos nunca se eliminan — al reactivar, todo vuelve como estaba.

Oferta manual

Las organizaciones con condiciones especiales pueden tener el módulo activado directamente por el equipo de ReSOLVE — en ese caso la tarjeta muestra el sello Oferta, sin cargo y sin botón de eliminación.

Capítulo 20

Idiomas compatibles

La plataforma está traducida a cuatro idiomas: Portugués, Inglés, Francés y Español. El cambio es instantáneo y se propaga a toda la aplicación.

Idiomas disponibles

Dónde se cambia

Hay tres lugares donde aparece el selector de idioma:

  1. Pantalla de login — esquina superior derecha. Útil antes de entrar.
  2. Ajustes → Idioma — tras iniciar sesión.
  3. Registro — elegido al crear la organización (también define el idioma del catálogo inicial y de los emails).

Qué cambia

Qué no cambia

Detección automática

Cuando un usuario accede al sitio por primera vez (sin preferencia guardada), la plataforma intenta detectar el idioma del navegador. Si es uno de los cuatro compatibles, se usa; en caso contrario, recurre al Inglés.

Capítulo 21

Notificaciones push

Las notificaciones push te avisan de eventos importantes incluso cuando no tienes la aplicación abierta — solicitudes asignadas, nuevos mensajes, cambios de estado críticos.

Cómo funcionan

  1. Al iniciar sesión, el navegador pide autorización para enviar notificaciones. Acepta.
  2. El dispositivo se registra en el servidor (suscripción push).
  3. Cuando ocurre un evento que te concierne, el servidor envía la notificación al dispositivo (incluso con la app cerrada).
  4. Al tocar la notificación se abre la app en la pantalla relevante (p. ej. la solicitud en cuestión).

Eventos que generan notificaciones

Cada persona controla lo que recibe en Ajustes → Notificaciones: push en el navegador y en la app instalada, notificación de mensajes de chat y avisos por email — tres interruptores independientes.

Gestionar permisos

Para cambiar la autorización tras aceptar/rechazar:

Navegador (escritorio)
Candado junto a la URL → Permisos → Notificaciones.
iOS
Ajustes del iPhone → Notificaciones → ReSOLVE → activar / desactivar.
Android
Ajustes → Aplicaciones → ReSOLVE → Notificaciones.
iOS — sin instalación no hay push

Repitiendo el aviso del capítulo 4: en iPhone, sin haber hecho "Añadir a pantalla de inicio" en Safari, no hay notificaciones push. Es una restricción de iOS, no de nuestra plataforma. Instala la app en la pantalla principal antes de aceptar notificaciones.

Capítulo 22

Gestión de Activos y Mantenimiento Preventivo Add-on · Growth+

Módulo add-on que incorpora a la plataforma el registro de equipos con etiquetas QR, el mantenimiento preventivo planificado y la gestión de piezas de repuesto: los planes generan órdenes de trabajo de forma automática, con un procedimiento paso a paso y detección de no conformidades. Se gestiona en Ajustes → Gestión de Activos.

Activación y precio

El módulo es un add-on de pago sobre el plan base (capítulo 19.6): Growth +250 €/mes, Enterprise +850 €/mes, Custom +9 €/usuario/mes (facturación anual con ~2 meses gratis). Actívelo en Ajustes → Facturación → Add-ons; requiere una suscripción activa en un plan Growth o superior. Al quitarlo, los datos se conservan — la lectura sigue disponible, la creación y la edición quedan bloqueadas — y al reactivarlo todo vuelve como estaba.

El tamaño del módulo es independiente del plan base: una organización con 100 usuarios no tiene que pagar 100 en el módulo de mantenimiento. Se elige el tamaño en la Facturación y después se asigna el acceso persona a persona, en Equipo → ficha del miembro → Mantenimiento, donde el contador muestra "X de Y plazas asignadas". Sin plazas libres, la asignación se rechaza — aumente el tamaño del módulo o retire el acceso a otro miembro. Quien no tiene plaza sigue usando la plataforma con normalidad; simplemente no ve los activos, ni los planes, ni las órdenes preventivas.

Tipos y familias

Antes de registrar activos, defina el catálogo en Gestión de Activos → Tipos y Familias — por ejemplo, el tipo Climatización con las familias Chillers, UTAs y Splits. Los tipos alimentan los filtros, las agrupaciones y el ámbito de los planes preventivos. Un tipo con activos o planes vinculados no se puede eliminar (actualícelos primero).

Renombrar una familia es seguro: la plataforma propaga el nombre nuevo, en la misma operación, a los activos de esa familia, a los planes de preventivo con ámbito de familia y a las piezas asociadas por familia — y confirma en pantalla cuántos registros actualizó. Sin eso, un simple ajuste de nombre dejaría planes sin generar nada y piezas desapareciendo de la ficha del activo, en silencio.

Registro de activos

Cada activo tiene: nombre, tipo y familia, ubicación (propiedad / planta / sala), sector responsable, fabricante, modelo, número de serie, fechas de compra y garantía, criticidad (baja / media / alta), notas y una foto (almacenada de forma privada — solo los miembros de la organización pueden verla). El estado sigue el ciclo de vida:

La lista tiene búsqueda, filtros (estado, criticidad, propiedad), agrupaciones en cascada (tipo → familia, ubicación → planta, estado) y una vista condensada. Un activo con solicitudes vinculadas no se puede eliminar — cambie su estado a Dado de baja, que conserva el historial. Al eliminar un activo se eliminan también los planes preventivos específicos de ese activo.

Cada ficha guarda además coordenadas GPS con altitud (capturadas en el sitio o escritas a mano, con Ver en el mapa para confirmar) y archivos — manuales, esquemas eléctricos, certificados, fotos de la placa de características —, guardados en privado y abiertos mediante enlace seguro temporal. Desde la lista de activos, Ver en el mapa muestra todos los que tienen coordenadas.

Etiquetas QR y lectura

Las etiquetas salen en dos formatos, a elegir al imprimir: hoja A4 con 21 etiquetas por página (adhesivos 63,5×38,1 mm, tipo Avery L7160) o etiqueta 50×30 mm, una por página, en serie, para impresoras de rollo. Ambas llevan el QR, el código del activo, el descriptivo y el logotipo de la organización.

Genere etiquetas adhesivas en PDF (una por activo, con código QR e identificación) y aplíquelas a los equipos. Cualquier miembro del equipo apunta la cámara del teléfono al QR — se abre directamente la ficha del activo, con el historial de intervenciones y los planes. Desde la ficha, el botón Crear solicitud abre una solicitud correctiva ya vinculada al activo y con la ubicación rellenada.

Importación masiva

En Gestión de Activos → Activos → Importar, descargue la plantilla CSV (incluye una fila de ayuda por columna), rellénela e importe cientos de activos de una vez. La validación es fila a fila — una fila con error no bloquea el resto, y un segundo clic en Importar solo reintenta las filas que fallaron. Existe un importador equivalente para los planes de mantenimiento.

Planes de mantenimiento preventivo

Un plan define qué, dónde, cuándo y cómo:

Las tarjetas de plan muestran la próxima fecha y el número de tareas; al hacer clic se abre en modo de solo lectura, el lápiz edita. Editar el procedimiento no cambia las órdenes ya generadas — cada orden conserva su propia copia.

Un plan cuyo ámbito es un único activo puede duplicarse a varios activos de una vez, y el botón Solicitud puntual crea ya una orden para un activo del ámbito sin tocar el calendario del plan (útil para una intervención fuera de ciclo).

Contadores y lecturas

Un contador es una magnitud que se lee en un activo a lo largo del tiempo. Se crea en la ficha del activo, en Contadores y lecturas, con tipo, nombre y unidad. Hay dos comportamientos:

Las lecturas entran por dos vías. A mano, con el botón Registrar lectura de la ficha del activo — en la práctica, leyendo la etiqueta QR del equipo con el móvil, que abre directamente la ficha correcta. O por el procedimiento: una tarea de medición del plan puede quedar vinculada a un contador y, cuando el técnico la rellena al ejecutar la orden, el valor entra solo en la serie del activo. Es el ciclo que importa — la revisión de las 250 horas registra las horas al ejecutarse, y es esa lectura la que hace nacer la siguiente.

Cualquier miembro con acceso al módulo puede registrar lecturas; crear y borrar contadores es cosa de administradores. Los errores se corrigen con una lectura nueva y una nota (el historial reciente se abre en la propia línea); borrar una lectura errónea es acción de administrador.

Cómo decide un plan por contador

La primera vez que corre, el plan guarda la lectura actual como marca cero y no genera nada — adoptar un plan en un generador con 12 230 h no llena los pendientes de revisiones retroactivas. A partir de ahí, crea la orden cuando lectura actual − lectura del último disparo ≥ intervalo. Un salto grande de lectura genera una orden, no varias atrasadas. Y como un activo parado nunca acumula horas, el plan acepta un techo de calendario: 250 horas o 6 meses como máximo, lo que ocurra primero.

En los ámbitos amplios, el editor del plan avisa de cuántos activos del ámbito tienen realmente ese contador ("3 de 5") — los demás quedan fuera, sin error. En los contadores de parámetro, la ficha del activo muestra qué planes los vigilan y con qué umbral.

Órdenes preventivas generadas

Cada día la plataforma genera las órdenes vencidas como solicitudes normales con el sello Preventiva — entran en el flujo habitual (asignación, SLA, chat, informes). Los planes de calendario se procesan a las 05:00 y los planes por contador a las 05:10 (hora UTC); los planes por condición no esperan al día siguiente — la orden nace en cuanto una lectura viola el umbral. Cada sector recibe una notificación push y un email al día, con el resumen de todo lo generado para él, en vez de un aviso por orden. Quien gestiona tampoco tiene que esperar a la madrugada: el botón Generar ahora, en la pantalla de planes, ejecuta el generador al momento. En el detalle de la solicitud, el técnico ejecuta el procedimiento tarea a tarea; las respuestas se pueden guardar en cualquier momento, sin cambiar el estado de la solicitud.

No conformidades

Si una inspección registra Degradado / Avería, o una pregunta se responde No, la plataforma ofrece crear de inmediato una solicitud correctiva vinculada al mismo activo — el puente automático entre el trabajo preventivo y el correctivo.

Un plan detenido (módulo desactivado, plan inactivo) no acumula órdenes atrasadas: al reanudarse, genera una orden de recuperación y salta a la próxima fecha futura.

Las órdenes no ejecutadas se cierran solas

Una tarea periódica no debe llenar los pendientes de duplicados: cuando nace el ciclo siguiente, la orden anterior que nunca salió de Abierto se cierra como cancelada, con la nota "no ejecutada en el periodo" en el historial. Las órdenes que el equipo llegó a iniciar (pasaron por En curso) se respetan — esas siguen abiertas, porque hay trabajo que registrar. El email diario del sector indica cuántas se cerraron así.

Excepción: los planes legales

En los planes con base Legal (22.6), una orden vencida nunca se cierra sola — quedaría sin cumplir una obligación reglamentaria sin rastro. La orden se mantiene abierta, marcada con § Legal en la tarjeta del plan, en la solicitud y en el calendario, y los administradores reciben una alerta diaria mientras no se ejecute. Al concluir, la app recuerda que debe adjuntar el certificado o informe de la inspección.

Alertas automáticas del módulo

Además de las órdenes, el módulo vigila cuatro cosas por usted y avisa a quien corresponde:

Impresiones (PDF)

Piezas de repuesto: fichas y stock

El módulo incluye la gestión del almacén de piezas — el material que se consume en las intervenciones: filtros, correas, rodamientos, lámparas, juntas. Lo encontrará en Activos → Piezas, disponible para quien tenga plaza asignada en el módulo (sección 22.1).

Una regla gobierna todo lo demás: el stock nunca se escribe a mano. La cantidad que ve es siempre el resultado de los movimientos registrados — entradas, consumos, ajustes, devoluciones y sustituciones. Es lo que permite responder, meses después, a la pregunta «¿dónde fueron los 12 filtros?».

Campos de la ficha de pieza

Designación
El nombre por el que el equipo busca la pieza — por ejemplo, Filtro G4 592×592. Obligatorio.
Código interno
Su referencia o la del proveedor. Si se rellena, debe ser único en la organización: es lo que impide dos fichas para la misma pieza.
Fabricante y modelo
Para distinguir equivalentes de marcas distintas a la hora de comprar.
Unidad
Cómo se cuenta la pieza: ud, kg, L, m, caja. Aparece junto a todas las cantidades.
Stock mínimo
El umbral de reposición. Déjelo vacío para no vigilar esta pieza.
Ubicación de almacén
Dónde está físicamente — estantería, armario, sala. Texto libre, se imprime en la etiqueta.

Crear una pieza

  1. Abra Activos → Piezas y pulse Nueva pieza.
  2. Rellene la designación y, si usa referencias, el código interno. El resto puede esperar.
  3. Defina la unidad y, si quiere aviso cuando falte, el stock mínimo.
  4. Guarde. La pieza nace con stock cero y recibe su propia referencia (SPR-…) — la existencia física llega en el paso siguiente.
  5. En la ficha que se abre, use Entrada para registrar la cantidad que tiene en almacén.

Entradas, ajustes e historial

Hay dos movimientos manuales, con permisos deliberadamente distintos:

El historial de la pieza lista todos los movimientos del más reciente al más antiguo, con fecha, usuario, cantidad, nota y la solicitud vinculada cuando existe. Es inmutable: un registro erróneo ni se borra ni se reescribe — se corrige con un ajuste (o, si fue un consumo en una orden, con la devolución descrita en 22.12).

QR y etiquetas

Cada pieza tiene QR propio, en los mismos dos formatos que los activos: hoja A4 con 21 etiquetas o etiqueta 50×30 mm para impresora de rollo (sección 22.4). Pegue la etiqueta en la estantería o en la caja: apuntar la cámara del móvil abre la ficha de la pieza con el stock actual a la vista — la forma más rápida de comprobar existencias durante un recuento.

Aviso de stock mínimo

Cuando un consumo o un ajuste hace que el stock baje del mínimo, el sector responsable de la solicitud — o los administradores, si el movimiento no vino de una solicitud — recibe notificación push y correo con la cantidad actual y el mínimo definido.

El aviso salta en el momento en que cruza el umbral y no se repite mientras el stock siga bajo, para no saturar los móviles del equipo. Se rearma solo en cuanto una entrada devuelve el nivel por encima del mínimo.

Piezas en la solicitud: consumo y devolución

El material consumido se registra dentro de la orden de trabajo, en la sección Piezas utilizadas. Cada registro descuenta el stock al momento, entra en el historial de la solicitud y en el de la pieza, y sale en el informe PDF de la intervención — cerrando el círculo entre el mantenimiento y el almacén.

Piezas compatibles

Para no tener que buscar en una lista de cientos, la plataforma filtra las piezas por los vínculos definidos en la ficha de la pieza. Una pieza puede vincularse, sin exclusividad, a:

Una pieza sin vínculos se trata como universal y aparece siempre. En la ficha del activo, la sección Piezas compatibles muestra la vista inversa: qué piezas existen para ese equipo y con qué stock.

Registrar una pieza utilizada

  1. Abra la orden de trabajo y baje hasta Piezas utilizadas. Pulse Registrar pieza.
  2. La lista muestra las piezas compatibles con el activo de la solicitud. Si la que usó no está, active Todas las piezas o busque por nombre, código o referencia.
  3. Elija la pieza — el stock disponible aparece junto a cada una.
  4. Indique la cantidad y, si es útil, una nota («sustituida por fuga»).
  5. Confirme. El stock baja al momento y la línea pasa a constar en la orden y en el historial de la pieza.

Si pide más de lo que existe, el registro se rechaza y el mensaje indica cuánto hay disponible — el stock nunca queda negativo. Las órdenes cerradas (resueltas, canceladas o rechazadas) no aceptan registros nuevos.

Retirar una pieza registrada por error

Los errores ocurren: la pieza equivocada, el doble de la cantidad, la orden cambiada. En vez de tocar el stock a mano, retire el registro en la propia orden.

  1. En Piezas utilizadas, pulse el icono de deshacer (↩) en la línea correspondiente.
  2. La cantidad vuelve de inmediato al stock de la pieza.
  3. La línea queda tachada y marcada como devuelta, y deja de contar en el informe PDF de la orden.

El registro original no desaparece — permanece visible, con la devolución al lado, en los historiales de la solicitud y de la pieza. Es intencionado: quien audite más tarde ve lo que ocurrió y no un hueco. Cada consumo solo puede devolverse una vez, y la devolución exige que la orden siga abierta.

Unidades de reserva y sustitución integral

Hay equipos que no se reparan en el sitio: se cambia la unidad averiada por una de reserva y la reparación se hace después, en banco o en el proveedor. Un SAI, una bomba, un motor. La plataforma resuelve este caso sin inventar una entidad nueva.

Una unidad de reserva es un activo normal, con ficha, QR, historial y planes propios — simplemente vinculada a una pieza como reserva. Así, cuando entre en servicio, ya trae consigo todo lo que interesa saber de ella. Cada activo solo puede ser reserva de una pieza.

Registrar una unidad de reserva

  1. Registre el equipo de reserva como activo (sección 22.3), normalmente en estado Inactivo mientras esté en almacén.
  2. Abra la ficha de la pieza correspondiente y vaya a Unidades de reserva.
  3. Pulse Vincular reserva y elija el activo de la lista.

Hacer la sustitución

  1. En la ficha de la pieza, en Unidades de reserva, pulse Sustituir en la unidad que va a instalar.
  2. Elija el activo a sustituir — el equipo averiado que sale de servicio.
  3. Indique en qué estado queda el sustituido: Inactivo (fuera de servicio) o En mantenimiento (va a reparación). En ambos casos, sus planes automáticos quedan suspendidos.
  4. Añada una nota con el motivo si lo desea, y confirme.

En un solo paso, la reserva pasa a Activo y hereda la ubicación y el sector responsable del equipo al que sustituyó — ocupa su lugar a todos los efectos. El vínculo de reserva desaparece (ya no está en almacén) y el movimiento queda registrado en el historial de la pieza con los dos equipos identificados.

Atención a los planes de ámbito «activo específico»

Un plan preventivo apuntado a ese activo concreto queda suspendido con él y no migra a la unidad de reserva — la plataforma no puede adivinar si el plan seguía al equipo o al lugar. Si el mantenimiento debe continuar, cree el plan para la reserva o, mejor, use ámbitos por tipo, familia o ubicación (sección 22.6): esos cubren la reserva automáticamente, sin intervención.

Códigos de avería: problema y causa

Un historial en texto libre no responde a «por qué se avería esto». Dos listas cortas, sí. En Gestión de Activos › Códigos de avería, el administrador mantiene el catálogo de la organización en dos pestañas: Problemas (el síntoma) y Causas (la raíz).

  1. Si la lista está vacía, el botón Cargar catálogo sugerido instala ~22 códigos de facilities en el idioma de la organización. Es un punto de partida — todo es editable.
  2. Cada código puede ser general (todos los tipos de activo) o limitado a un tipo — así el técnico de ascensores no navega por códigos de climatización.
  3. Los códigos que dejan de tener sentido se desactivan en lugar de borrarse: siguen explicando el historial antiguo, pero no aparecen en solicitudes nuevas.

Los códigos se eligen al resolver la solicitud (sección 8.7). En las órdenes preventivas con no conformidad, el problema «No conformidad en inspección» viene preseleccionado.

Costes: tarifa horaria y valor de las piezas

Para que la plataforma responda a «cuánto cuesta mantener este equipo» faltan dos números que solo la organización conoce:

A partir de ahí todo se calcula solo: cada consumo de pieza guarda el precio del momento (una subida mañana no reescribe la historia de ayer), una devolución revierte exactamente el valor que salió, y la ficha del activo muestra el coste acumulado de mantenimiento. El informe de desempeño trae el coste del periodo.

Sin contabilidad, y es a propósito

Esto no es un libro mayor: no hay centros de coste, ni amortizaciones, ni integración con ERP. Es el coste operativo por intervención y por equipo — el número que sirve para decidir entre seguir reparando o sustituir.

Exportar a hoja de cálculo (CSV)

En las pantallas de Activos y de Piezas de repuesto, el botón Exportar CSV descarga lo que esté filtrado en pantalla — los mismos filtros que está viendo, no la base entera.

El fichero de activos usa exactamente las columnas de la plantilla de importación (sección 22.5). Eso permite el ciclo completo: exportar, corregir decenas de filas con la comodidad de una hoja de cálculo y volver a importar. El fichero de piezas trae el stock, el mínimo, la ubicación de almacén y el coste unitario con la moneda de la organización.

Los ficheros se abren directamente en Excel, Numbers o Google Sheets (UTF-8, separador punto y coma). Y responden, sin promesas, a la pregunta «¿y si algún día quiero llevarme mis datos?».

Capítulo 23

Portal de Comunidad

El canal oficial entre la administración y los residentes: avisos, reuniones con recordatorios automáticos, actas y documentos — en el teléfono de cada residente, sin grupos de mensajería informales.

Activación

El portal se activa automáticamente para las organizaciones creadas con el tipo Comunidad (capítulo 2) — está incluido en el plan, sin coste adicional. Para otros tipos de organización, contacte con soporte.

Para el gestor

En Ajustes → Comunidad, cuatro pestañas:

Cada publicación tiene un ámbito: general (toda la comunidad) o un edificio concreto — cada residente solo ve lo que le concierne. Archivos aceptados: PDF, imágenes, Word (.docx) y Excel (.xlsx), hasta 10 MB, almacenados de forma privada y abiertos mediante un enlace seguro temporal.

Para el residente

Los residentes disponen de una entrada Comunidad en la navegación principal, en modo de solo lectura: consultan los avisos, reuniones, actas y documentos del ámbito general y de su edificio, y descargan los archivos de forma segura. (La creación de solicitudes de mantenimiento sigue en el flujo normal — capítulo 7.)

Recordatorios de reunión

La víspera de cada reunión (hacia las 08:00), los residentes cubiertos reciben una notificación push y un email con el título, la fecha, la hora y el lugar. Si la reunión se aplaza, el recordatorio se rearma automáticamente para la víspera de la nueva fecha.

Reuniones de última hora

Las reuniones creadas después de que ya se haya enviado el aviso de la víspera (por ejemplo, hoy para mañana por la mañana) pueden no recibir un recordatorio automático — en ese caso, publique también un aviso.

Capítulo 24

Glosario

Definición de los principales términos usados en esta plataforma y en este manual.

Tenant
Cliente de la plataforma — una organización con su propio espacio aislado de usuarios, configuración y datos. Cada cliente de ReSOLVE es un tenant.
Unidad (sector)
Subdivisión organizativa dentro de un tenant: Mantenimiento, Limpieza, Recepción, IT. Cada solicitud pertenece a una unidad.
Activo (equipo)
Equipo o instalación registrado en el módulo de Gestión de Activos — chiller, ascensor, cuadro eléctrico… Identificado por etiqueta QR y con historial de intervenciones propio (capítulo 22).
Plan de mantenimiento preventivo
Regla que genera órdenes de trabajo automáticas con una frecuencia definida, para un ámbito de activos (un activo, un tipo, una familia o una ubicación), con procedimiento paso a paso.
Orden preventiva
Solicitud generada automáticamente por un plan de mantenimiento — lleva el sello "Preventiva" y el procedimiento a ejecutar.
No conformidad
Respuesta negativa en una tarea del procedimiento (avería, degradado, "no"). Origina la propuesta de una solicitud correctiva vinculada al activo.
Add-on
Módulo adicional de pago sobre el plan base — por ejemplo, Gestión de Activos y Mantenimiento Preventivo. Se activa en Ajustes → Facturación.
Categoría
Tipo de solicitud (Limpieza, Electricidad, Transporte). Configurable por el administrador.
Subcategoría
Subtipo dentro de una categoría (Averías, Fugas — dentro de Mantenimiento).
SLA
"Service Level Agreement" — plazo máximo de resolución por categoría y prioridad. Disponible a partir del plan Growth.
Solicitud (service request)
Orden de servicio abierta por un usuario. Ciclo: Abierta → En curso → Resuelta / Cancelada.
Área técnica
Dominio operativo al que pertenece un usuario (Limpieza, IT, Seguridad…). Permite reglas de asignación y grupos de comunicación.
Función de trabajo
Puesto profesional del usuario (Electricista, Carpintero, Recepcionista). Distinto del rol de sistema (Admin / Técnico / etc.).
PWA
"Progressive Web App" — aplicación que se instala desde el navegador y funciona como app nativa, sin pasar por la App Store o Google Play.
White-label
Personalización visual de la plataforma (logo + color) con la marca del cliente. Disponible Enterprise+.
Plan Custom
Plan con límites y precio calculados a medida del número de usuarios y unidades. Disponible en self-service hasta 1000 usuarios; por encima, contacto comercial.
Prorrateo
Cálculo proporcional al tiempo. Se aplica al hacer upgrade en mitad de un ciclo de facturación — pagas solo la diferencia por el tiempo restante.
Stripe Checkout / Portal
Herramientas de Stripe (nuestro socio de pagos) donde se realiza la suscripción inicial (Checkout) y la gestión posterior (Portal: cambiar tarjeta, descargar facturas).
Dunning
Secuencia de avisos automáticos cuando falla un pago. La plataforma envía emails antes de suspender el servicio para dar tiempo a corregir el problema.
Capítulo 25

Preguntas frecuentes

Las dudas más habituales de los nuevos usuarios.

No recibo notificaciones en iPhone.

Comprueba que abriste la app desde el icono de la pantalla principal, no desde Safari. Si aún no la has instalado, ve al capítulo 4 y sigue los pasos de "Añadir a pantalla de inicio". iOS no permite notificaciones push sin esa instalación.

Olvidé la contraseña.

En la pantalla de login, haz clic en ¿Olvidaste la contraseña?, introduce el email y sigue el enlace que recibas. El enlace tiene validez limitada — si caduca, basta con repetir la solicitud.

¿Puedo usar el mismo email en varias organizaciones?

Sí. Tras el login se muestra el selector de organización (capítulo 3.3). El rol puede ser distinto en cada organización (p. ej. admin en una, técnico en otra).

¿Cómo descargo las facturas?

En Ajustes → Facturación, en la tabla del historial, haz clic en el enlace "PDF" de cada factura. También puedes abrir el Portal Stripe (Gestionar facturación) para acceder a todas las facturas históricas.

Quiero hacer downgrade del plan.

Los downgrades self-service están bloqueados. Cancela la suscripción actual (sigue activa hasta el final del ciclo pagado) y contrata el plan inferior después, o contacta con support@resolve-facilities.com para asistencia.

El catálogo de categorías está incompleto o no se ajusta a mi negocio.

El catálogo inicial se cargó en función del tipo de organización elegido en el registro. Puedes editar libremente: añadir, renombrar, eliminar categorías y subcategorías en Administración → Categorías (capítulo 12).

¿Cómo elimino datos personales (RGPD)?

Las solicitudes al amparo del RGPD deben enviarse por escrito a support@resolve-facilities.com. El administrador de la organización puede eliminar usuarios en Equipo; para la eliminación total del tenant y sus datos, se requiere una solicitud formal.

¿Cuánto cuesta cada plan y qué incluye?

Ver capítulo 19.1 (Comparativa de planes). Resumen: Free €0, Starter €19/mes, Growth €109/mes, Enterprise €439/mes, Custom variable. Facturación en EUR, procesada por Stripe.

¿Puedo pagar en otra moneda?

No — vendemos exclusivamente en EUR. Stripe puede hacer la conversión automática en la tarjeta del cliente según el banco emisor, pero la factura se emite en EUR.

Soporte y contactos

Para cualquier duda operativa, problema técnico, sugerencia o solicitud formal de protección de datos, contáctanos. Respondemos en horario laboral (lunes a viernes, 9-18 h hora de Lisboa) y las solicitudes críticas se priorizan.

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