ReSOLVE Facilities
Manual del
Manual del
Usuario
Guía completa de la plataforma multi-tenant de gestión de solicitudes y operaciones — todas las funcionalidades, pantallas y ajustes.
Guía completa de la plataforma multi-tenant de gestión de solicitudes y operaciones — todas las funcionalidades, pantallas y ajustes.
ReSOLVE Facilities es una plataforma multi-tenant para gestionar solicitudes de servicio, equipos técnicos y operaciones de mantenimiento. Pensada para comunidades de propietarios, hoteles, hospitales, escuelas, data centers y cualquier organización con unidades, sectores y equipos sobre el terreno.
Cada cliente de ReSOLVE — llamado tenant — tiene su propio espacio aislado: usuarios, categorías de servicio, unidades organizativas (sectores), infraestructura (propiedades / plantas / salas), reglas de asignación y datos de solicitudes. Ningún tenant ve los datos de otro.
Dentro de cada tenant, los usuarios crean solicitudes (órdenes de servicio): una fuga de agua en una sala, un equipo averiado, un transporte a programar, un evento a preparar. Cada solicitud sigue un ciclo — Abierta → En curso → Resuelta — con prioridad, plazo de resolución (SLA), asignación a una unidad y a un técnico responsable.
Antes de invitar al equipo, dedique 15 minutos a configurar unidades, infraestructura y categorías. Un tenant bien configurado desde el principio reduce errores de asignación y acelera el trabajo diario.
El registro es self-service en app.resolve-facilities.com/signup. Cada decisión que toma en este flujo define cómo se aprovisiona su tenant — desde los límites del plan hasta el catálogo de categorías cargado por defecto.
Necesitas:
resolve-facilities.com/termos.html y /privacidade.html).no-reply@resolve-facilities.com con los siguientes pasos.Crear la cuenta ejecuta una transacción atómica en el servidor que crea varias filas de datos simultáneamente. La tabla siguiente resume qué se carga en función de sus elecciones:
| Elección | Qué se crea / carga |
|---|---|
| Tipo de organización | Catálogo inicial de categorías y subcategorías adaptado al sector. Por ejemplo, un hotel recibe categorías como "Habitaciones / Limpieza" y "Eventos"; un hospital recibe "Mantenimiento biomédico" e "Higiene clínica". |
| Idioma del sistema | El catálogo de categorías anterior se carga en el idioma elegido. Los emails transaccionales (bienvenida, invitaciones, dunning) también se envían en este idioma. |
| Plan | Límites del tenant: máximo de usuarios, máximo de unidades, máximo de solicitudes al mes. Funcionalidades activadas: IA, SLAs, white-label, integraciones (ver capítulo 19). |
| Trial 14 días | Crea la cuenta con límites de Starter (5 usuarios, 1 unidad, 1000 solicitudes) durante 14 días. El día 15, si no se ha activado ningún plan de pago, la cuenta se suspende (no pasa a Free automáticamente — pasar a Free es una elección explícita). |
| Nombre de la organización | Aparece en facturas, emails, y en el Dashboard hasta que cargues un logotipo propio (white-label, Enterprise+). |
| Nombre + email del administrador | Se crea el primer usuario con rol SYSTEM_ADMIN. Puedes invitar más usuarios después. |
| Unidad por defecto | Se crea automáticamente una unidad "General" (renombrable después) para recibir solicitudes mientras no configures sectores específicos. |
Al final de los 14 días del trial, la cuenta queda suspendida y los usuarios pierden acceso hasta que contraten un plan. Los datos no se borran, pero no se puede trabajar. Recomendamos poner una alarma para el día 12 y decidir a tiempo.
El plan Custom está dirigido a organizaciones que no encajan en los tramos fijos. Al elegir Custom en el registro, va a una calculadora donde indica:
El precio se calcula en tiempo real basándose en tramos marginales por usuario (4 € los primeros 199 usuarios, 3,75 € entre 200 y 499, 3,50 € por encima de 500) multiplicado por un factor de complejidad organizativa (más unidades por usuario = más aislamiento operativo = más sobrecarga de soporte). Incluye IA, SLAs, white-label, soporte por email y onboarding asistido.
Por encima de 1000 usuarios el registro self-service no está disponible — escriba a support@resolve-facilities.com y preparamos una propuesta personalizada.
Si le han invitado a una organización existente, recibe un email de no-reply@resolve-facilities.com con el asunto "Has sido añadido a [Organización] en ReSOLVE Facilities" y un botón "Iniciar sesión". Al hacer clic:
Su administrador define el rol (admin, supervisor, técnico, usuario, residente) — puede solicitar un cambio de rol directamente a quien le invitó.
El acceso a la plataforma es en app.resolve-facilities.com. El flujo es de dos pasos (email primero, contraseña después) y admite varias organizaciones por usuario.
Si ha olvidado la contraseña:
Si el enlace de recuperación ha caducado o ya se utilizó, verá un mensaje claro — basta con repetir la solicitud desde "Olvidé mi contraseña".
Un mismo email puede estar asociado a varias organizaciones (por ejemplo, un técnico que presta servicios a dos comunidades). En ese caso, tras el login aparece el Selector de organización:
La contraseña es única por usuario (no por organización). Si cambia la contraseña, queda válida para todas las organizaciones a las que pertenece.
ReSOLVE Facilities es una Progressive Web App (PWA). No está en las tiendas Apple o Google — se instala directamente desde el navegador en pocos segundos. Funciona como una app nativa: icono en la pantalla principal, pantalla completa sin barra de URL, notificaciones push.
app.resolve-facilities.com.Android es el camino más directo: Chrome detecta automáticamente que la app es instalable y muestra una sugerencia. Si la sugerencia desaparece o no llegó a aparecer:
app.resolve-facilities.com.En iPads y tablets Android, el procedimiento es idéntico. En iPad, la barra de compartir está en la esquina superior derecha de Safari, no en la inferior.
Tras instalar e iniciar sesión por primera vez, el navegador pregunta si quiere permitir notificaciones. Acepte — son clave para recibir avisos de nuevas solicitudes, asignaciones y mensajes en tiempo real.
En iPhone, las notificaciones push solo funcionan si la app se instaló en la pantalla principal (pasos anteriores). En Safari abierto como página web, iOS no permite push. Si no recibe notificaciones en iPhone, confirme que abre la app desde el icono de la pantalla principal y no desde Safari.
Para gestionar notificaciones después de aceptar, vaya a Cuenta y Gestión → Notificaciones dentro de la app (capítulo 10.3) o a los ajustes del sistema operativo (Ajustes del iPhone / Android → Notificaciones → ReSOLVE).
La app guarda en el dispositivo una copia de los datos ya cargados, para seguir consultando solicitudes, activos y planes cuando la red falla — el caso típico de sótanos, salas de máquinas y garajes. En la parte superior de la pantalla, una barra indica siempre en qué punto están sus cambios:
Entran en cola las acciones más habituales en campo: cambiar el estado de una solicitud, escribir una nota, adjuntar un archivo, firmar la hoja de intervención, crear una solicitud y enviar un mensaje de chat.
La cola vive en el dispositivo: desinstalar la app o borrar los datos del navegador antes de recuperar la red hace perder lo que estaba pendiente. Espere la barra Todo sincronizado.
El Dashboard es la página de inicio tras iniciar sesión. Muestra de un vistazo la salud operativa del día: solicitudes activas, críticas, atrasadas, distribución por categoría y carga del equipo.
En la parte superior aparece un saludo adaptado a la hora del día (Buenos días / Buenas tardes / Buenas noches) seguido del logotipo de la organización. Si contrató el plan Enterprise+ y configuró white-label (capítulo 18), aparece su propio logotipo.
Muestra la composición de las solicitudes activas en un gráfico circular, con un desplegable para elegir el criterio de agrupación:
Visible únicamente para usuarios con rol ADMIN, SYSTEM_ADMIN o SUPERVISOR. Es un gráfico horizontal con el número de solicitudes activas por técnico — útil para identificar sobrecarga o desequilibrio en la distribución.
Para organizaciones nuevas, aparece un checklist de seis pasos para acelerar la configuración inicial:
Puede Descartar el checklist en cualquier momento — no bloquea ninguna funcionalidad. Reaparece si se restablece manualmente.
La pantalla Solicitudes es el centro operativo: lista todas las solicitudes que puede ver, filtradas en ocho pestañas. La visibilidad depende de su rol y del ámbito definido en Permisos (capítulo 16).
| Pestaña | Muestra |
|---|---|
| Todas | Todas las solicitudes visibles para su usuario. |
| Asignadas a mí | Solicitudes activas donde es el técnico responsable. |
| Abiertas | Estado Abierta y Retrasada. |
| En curso | Estado En curso (el técnico ya empezó a trabajar). |
| Críticas | Prioridad CRÍTICA y aún activas. |
| Retrasadas | Superaron el plazo de SLA (Growth+). |
| Resueltas | Ya cerradas con éxito. |
| Canceladas | Canceladas o rechazadas. |
Cada solicitud aparece como una tarjeta con:
Dos extras: las órdenes generadas por los planes de mantenimiento llevan el sello Preventiva (violeta — capítulo 22), y en la cabecera puede alternar entre la vista de tarjetas y la vista condensada (una línea por solicitud, 2-3× más elementos por pantalla). La elección se memoriza por dispositivo y también existe en las listas de Activos, Planes y Conversaciones.
El botón Exportar CSV descarga todas las solicitudes visibles en la pestaña actual en formato CSV. Útil para análisis externos (Excel, BI, contabilidad). Columnas incluidas:
Combinando "Tiempo de resolución" y "SLA definido" en Excel o en un BI, identifica fácilmente qué categorías o unidades superan plazos de forma sistemática — base para conversaciones de mejora continua.
En la cabecera de Solicitudes puede cambiar la lista por la vista de calendario. Cada día muestra las solicitudes con fecha programada (etiqueta Programado) y aquellas cuyo plazo de SLA vence ese día (etiqueta Plazo), con el color de la categoría. Todo lo que esté filtrado — pestaña, búsqueda, ubicación, responsable y sector — se aplica también al calendario.
Al lado está la bandeja Por programar, con las solicitudes que aún no tienen fecha. Arrastre una solicitud a un día para programarla, o de vuelta a la bandeja para quitarle la fecha; un toque sin arrastrar abre la solicitud. Solo el personal técnico y de gestión puede arrastrar, y los días pasados están bloqueados.
El plazo de resolución nace — o se desplaza — con la fecha programada: reprogramar ajusta el plazo. Mientras una solicitud no tenga fecha, no hay cuenta atrás corriendo contra el equipo.
Las órdenes generadas por planes de mantenimiento tienen dos reglas propias: no pueden quedarse sin fecha (la bandeja las rechaza, en rojo) y solo se reprograman dentro de su ciclo — una tarea mensual con fecha 15 de marzo acepta cualquier día hasta el 14 de abril, y no más. Cuando la app rechaza, siempre explica por qué.
Una fecha programada que pasa sin que la solicitud se resuelva rueda sola al siguiente día laborable — la plataforma salta el descanso semanal configurado de la organización y sus festivos registrados. Este avance automático es silencioso y no toca el plazo de SLA: el reloj cuenta desde el inicio, y una solicitud retrasada sigue retrasada. Reprogramar a mano es distinto — ese ajusta el plazo y avisa a los implicados, como siempre.
El menú Informes produce un PDF con el retrato operativo de un periodo. Elija el intervalo (este mes, últimos 30 días, últimos 90 días o fechas a medida) y, si quiere, filtre por sector y por responsable antes de generar. El documento trae los indicadores del periodo — solicitudes creadas, resueltas, pendientes y atrasadas, cumplimiento de SLA y tiempo mediano de resolución —, la distribución por categoría, la evolución a lo largo del periodo, la lista de pendientes y los totales por edificio y por sector.
El ámbito sigue su función: un administrador ve toda la organización, un supervisor ve su sector. La cabecera del PDF indica siempre el periodo y los filtros aplicados, para que el documento no pierda el contexto una vez impreso.
El informe distingue dos universos, y lo dice en el pie para evitar equívocos: creadas cuenta las solicitudes abiertas en el periodo; resueltas, tiempo mediano y coste cuentan las que cerraron en el periodo, aunque se hubieran abierto antes. Es la lectura honesta — el trabajo que cerró en agosto cuenta para agosto, aunque empezara en julio.
Además de los indicadores clásicos, el documento trae la división planificado vs reactivo (preventivo frente a correctivo, el indicador que muestra si el mantenimiento gana terreno o apaga fuegos), el coste del periodo y una tabla por activo — número de solicitudes, mezcla preventiva/correctiva, tiempo mediano y coste — que responde a «qué activo nos consume el equipo». La vista previa en pantalla muestra también el gráfico de evolución, que antes solo salía en el PDF.
Usted elige qué aparece: antes de generar, una lista de casillas activa o desactiva cada sección del documento — la elección queda memorizada en su navegador. La tabla de pendientes gana columnas propias de categoría y de motivo de espera (relleno en las solicitudes en espera; en blanco en las demás), y tres gráficos circulares resumen los pendientes por motivo, los pendientes por categoría y los resueltos por categoría — la misma categoría mantiene siempre el mismo color en ambos circulares. En la evolución del periodo, la entrada aparece apilada por tipo (preventiva abajo, correctiva encima) con los resueltos en barra propia al lado — dos universos, lado a lado, sin sumarse.
La pantalla Nueva Solicitud recoge toda la información necesaria para abrir una orden de servicio. El formulario tiene cinco secciones expandibles — puede rellenarlas en el orden que prefiera.
Es la primera sección del formulario. Puede adjuntar una foto mediante:
Tras adjuntar una foto, aparece el botón Análisis IA. Al hacer clic:
El análisis IA está disponible en los planes Starter, Growth, Enterprise y Custom. No se incluye en el plan Free.
La organización puede además desactivar el análisis IA en las Opciones de las Solicitudes (capítulo 24): la foto puede seguir adjuntándose — queda como registro fotográfico de la solicitud — pero los campos dejan de rellenarse solos.
Tres niveles jerárquicos:
La estructura de ubicaciones se define en Administración → Infraestructura (capítulo 13). Si su organización no configuró plantas o salas, esos niveles aparecen como "N/A".
Cuando la solicitud está ligada a un activo de criticidad Alta (capítulo 22), la prioridad viene ya sugerida como Alta — o Crítico, si el equipo está parado. Es una sugerencia con un aviso visible bajo los botones: quien abre la solicitud siempre puede cambiarla, y desde que lo hace la plataforma deja de sugerir.
Algunas categorías tienen campos extra adaptados al tipo de solicitud. Aparecen automáticamente cuando elige la categoría correspondiente:
La configuración de estos campos se hace por categoría en Administración → Categorías (capítulo 12).
Si su organización configuró Reglas de asignación (capítulo 15), la solicitud puede asignarse automáticamente a una unidad al enviarla — por ejemplo, todas las solicitudes de "Electricidad" van a la unidad "Mantenimiento". Si no hay regla, queda "Pendiente de asignación".
Con el módulo de activos activo (capítulo 22), el formulario muestra el botón Leer QR del equipo: apunte la cámara a la etiqueta y la solicitud queda vinculada a ese activo, con la ubicación rellenada desde su ficha. Es la forma más rápida — y más fiable — de abrir un correctivo junto a la máquina, sin errores de identificación.
Las etiquetas de otra organización se ignoran con aviso: la lectura solo reconoce activos de su propio parque.
Su organización puede haber ocultado algunos de estos pasos en Cuenta y Gestión → Opciones de las Solicitudes — véase el capítulo 24. Si no encuentra la fotografía, la lectura QR, la firma, la mano de obra, las piezas, los códigos de avería, la validación o los adjuntos, ahí es donde se activan.
Al hacer clic en una tarjeta del listado, se abre la pantalla de detalle. Aquí ocurre prácticamente todo el trabajo: comentarios, adjuntos, cambios de estado, reasignaciones, historial.
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Cabecera | Título, etiqueta de prioridad, estado, cuenta atrás de SLA (si aplica). |
| Información | Categoría, subcategoría, descripción, foto adjunta, campos dinámicos (transporte, evento, etc.). |
| Ubicación | Propiedad / planta / sala. |
| Unidad responsable | Sector asignado. Botón "Transferir" para reasignar. |
| Técnico | Avatar + nombre del técnico. Desplegable para reasignar. |
| Historial | Línea temporal cronológica: creación, cambios de estado, reasignaciones, notas. Cada entrada indica quién y cuándo. |
| Notas y adjuntos | Campo para añadir nota o adjunto. Las notas son visibles para todos los usuarios autorizados. |
| Botones de acción | Varían según el rol y el estado actual (ver abajo). |
Las acciones disponibles dependen de su rol y del estado de la solicitud. Resumen:
| Acción | Quién puede | Cuándo |
|---|---|---|
| Iniciar | Técnico asignado, Admin | Estado = Abierta |
| Resolver | Técnico asignado, Admin | Estado = En curso |
| Reasignar unidad | Admin, Supervisor | En cualquier estado activo |
| Reasignar técnico | Admin, Supervisor | En cualquier estado activo |
| Cancelar | Admin, autor de la solicitud | Estado activo |
| Eliminar | SYSTEM_ADMIN | En cualquier estado |
Para que la pantalla no exija una secuencia de clics que nadie hace en la práctica, tres enlaces son automáticos:
El responsable solo puede ser cambiado o retirado por administradores del sector (Quitar responsable en la ventana de asignación). Para los demás perfiles la asignación existente es definitiva — evita que dos técnicos se cambien a mitad del trabajo.
El historial es inmutable — cada cambio de estado, reasignación o nueva nota queda registrada con marca de tiempo y autor. Útil para:
Si la categoría tiene SLA configurado (planes Growth+, ver capítulo 17), la cabecera muestra una etiqueta con:
Las solicitudes que superan el plazo pasan al estado Retrasada (visible en la pestaña "Retrasadas") y cuentan para el KPI "Retrasadas" del Dashboard.
La sección Adjuntos de la solicitud acepta fotografías tomadas en el momento y archivos (PDF, imágenes, documentos) — antes, durante y después de la intervención. Se guardan en privado y se abren mediante un enlace seguro temporal.
La Hoja de intervención recoge la firma del técnico y la del cliente en la propia pantalla (dedo o lápiz). Ambas son opcionales — puede cerrar sin firmar — y salen impresas en el PDF de la solicitud, con el nombre y la fecha. Al concluir, la app propone firmar en ese momento; también puede recoger la firma más tarde, con el botón Firmar hoja.
No todo el tiempo que tarda una solicitud es responsabilidad del equipo. La pieza viene de fuera y tarda tres semanas, el presupuesto espera aprobación, el proveedor todavía no ha venido. Si el reloj sigue corriendo, el informe acaba diciendo que el equipo es lento cuando el problema está en otro sitio.
En el detalle de la solicitud, el botón Poner en espera pide el motivo y una nota opcional. Los motivos son los tres predefinidos — esperando piezas, esperando aprobación, esperando a terceros — o la lista propia que la organización defina en las Opciones de las Solicitudes (capítulo 24), hasta diez. A partir de ahí:
Al pulsar Reanudar, el tiempo parado se devuelve al plazo: una solicitud que estuvo 48 horas esperando una pieza gana 48 horas de plazo efectivo. Cada entrada y salida de la espera queda en el historial, con quién lo hizo y cuánto duró — la conversación con el cliente deja de basarse en la memoria.
Al marcar una solicitud como Resuelta, la plataforma abre una ventana breve para registrar lo que interesará después:
Las listas de problema y causa vienen del catálogo de la organización (sección 22.14) y, cuando la solicitud está ligada a un activo, aparecen ya filtradas por el tipo de ese equipo. Todos los campos son opcionales — quien tiene prisa cierra y sigue; quien registra obtiene, al cabo de unos meses, la respuesta a «por qué este equipo nos da tanto trabajo».
En las órdenes preventivas este paso no aparece: el registro del trabajo es el propio procedimiento del plan, y pedir «problema y causa» a una tarea planificada no tiene sentido.
Una vez resuelta, la solicitud queda pendiente de validación por quien la abrió, que confirma el trabajo y puede dejar una valoración. Si quien abrió la solicitud fue también quien la ejecutó, la validación pasa al responsable del sector — nadie valida su propio trabajo. Sin respuesta en siete días, la plataforma valida automáticamente.
Con la tarifa horaria definida (sección 22.15), las horas se convierten en coste de mano de obra, guardado en la solicitud al cerrarla. La ficha pasa a mostrar el coste de la intervención: mano de obra más el valor de las piezas consumidas, descontando las devueltas.
Su organización puede haber ocultado algunos de estos pasos en Cuenta y Gestión → Opciones de las Solicitudes — véase el capítulo 24. Si no encuentra la fotografía, la lectura QR, la firma, la mano de obra, las piezas, los códigos de avería, la validación o los adjuntos, ahí es donde se activan.
La pantalla Comunicación es el chat operativo de la organización — conversaciones en tiempo real entre técnicos, supervisores, equipos y residentes. Sustituye a WhatsApp y al correo para la coordinación interna.
Puede enviar:
Los mensajes llegan en tiempo real (notificación push, si ha autorizado). Cada conversación marca cuántos mensajes no leídos tiene.
Para crear una nueva conversación:
La pantalla Cuenta y Gestión agrupa todo lo relativo a la cuenta individual: avatar, nombre, idioma, tema, notificaciones, privacidad y cierre de sesión. Para usuarios con rol de administración, es también el punto de acceso a los menús de configuración de la organización.
Muestra el estado actual de la autorización de notificaciones:
El botón Probar suscripción permite confirmar que su dispositivo está bien registrado en el sistema. Muestra el final del endpoint de suscripción.
En iPhone, las notificaciones push solo funcionan si instaló la app en la pantalla principal (ver capítulo 4). La pantalla de Cuenta y Gestión muestra un aviso específico si detecta que está usando la app en Safari sin instalarla.
Al hacer clic en Política de privacidad se abre el documento actualizado en resolve-facilities.com/privacidade.html en el idioma elegido. Para solicitudes al amparo del RGPD (acceso a datos, exportación, eliminación), escriba a support@resolve-facilities.com.
El botón Cerrar sesión al final de la pantalla finaliza la sesión actual. Si "Mantener sesión iniciada" estaba marcado, también se desconecta en este dispositivo.
En Cuenta y Gestión → Calendario, el botón Obtener mi enlace genera un enlace personal para suscribir en el calendario del móvil. Las solicitudes que se le asignen y tengan fecha programada aparecen entre sus compromisos y se actualizan solas cuando cambian de fecha o se completan.
El móvil actualiza de vez en cuando (normalmente cada hora) — no es instantáneo.
Funciona como una contraseña: quien lo tenga ve sus solicitudes. No lo comparta — y si ocurre, use Generar nuevo enlace: el anterior deja de funcionar de inmediato.
El menú Equipo agrupa toda la gestión de personas: invitar usuarios, asignar roles y áreas técnicas, gestionar afiliación multi-tenant. Accesible solo a usuarios con rol de administración.
Si el email ya pertenece a un usuario de la plataforma (en otras organizaciones), recibe un email "Has sido añadido a [Organización]" indicando que tiene una nueva organización disponible en el selector. Si es su primer tenant, se crea una nueva cuenta y recibe un email de bienvenida.
Distintas de los roles de sistema (Admin/Supervisor/etc.), las funciones de trabajo describen el puesto profesional: Electricista, Carpintero, Recepcionista, Gestor, etc. Sirven para filtrar la lista de equipo y asignar solicitudes con más claridad.
Para gestionarlas: Equipo → Funciones de trabajo. Añada, edite o elimine entradas en cualquier momento.
Las áreas técnicas son dominios operativos — Limpieza, Mantenimiento, IT, Seguridad, etc. Cada usuario puede pertenecer a una o varias áreas. Permiten:
Cada área puede tener su propio icono (elegido de una biblioteca Material Symbols).
Un usuario puede pertenecer a varias organizaciones. En la lista del equipo, los usuarios multi-tenant aparecen marcados con una etiqueta. Cada organización ve únicamente el rol de ese usuario dentro de la propia organización — roles y datos no se comparten entre tenants.
El rol CLIENTE está destinado a personas fuera de su equipo interno que necesitan interactuar con la plataforma — típicamente un cliente final, un residente en una comunidad gestionada por terceros, o un socio externo. Es la puerta al Portal Cliente: una vista deliberadamente reducida de la app que mantiene al cliente centrado en sus solicitudes sin exponer la estructura interna de la organización.
Cuando se procesa la invitación, la plataforma crea automáticamente una conversación directa entre el cliente y el SYSTEM_ADMIN de la organización. Aparece inmediatamente en Comunicación con el nombre del administrador, dando al cliente un canal de soporte garantizado sin tener que buscarlo.
Los permisos operativos (crear, iniciar, resolver solicitudes propias y asignadas) son idénticos. Lo que distingue al CLIENTE es el filtro de comunicación — no ve al equipo ni grupos colectivos, solo sus solicitudes y el canal directo con el admin. Use UTILIZADOR para colaboradores internos no técnicos; use CLIENTE para terceros.
Quien tiene la función SYSTEM_ADMIN gestiona el ciclo de vida de cada miembro desde su ficha en Equipo:
Si el miembro tenía acceso al módulo de mantenimiento, desactivarlo o eliminarlo libera también esa plaza (capítulo 22.1).
Las categorías definen los tipos de solicitud que procesa su organización. Se cargan inicialmente en función del tipo de organización elegido en el registro — y son suyas: gestione las subcategorías, oculte y elimine cualquiera de ellas, incluidas las cargadas por defecto. Solo el nombre y el icono de las de origen quedan fijos: el identificador interno nace del nombre original y aparece en importaciones y reglas — un nombre nuevo sobre un identificador antiguo confundiría.
Cada categoría puede activar campos extra en el formulario de solicitud (ver capítulo 7.5):
Puede asociar una categoría a una unidad por defecto. Cuando un usuario crea una solicitud en esa categoría, se asigna automáticamente a la unidad. Ver capítulo 15 para reglas más finas (multi-condición).
Eliminar una categoría con solicitudes activas está bloqueado — primero resuelva o reclasifique esas solicitudes. Solo con histórico, se elimina — también las cargadas por defecto; las solicitudes antiguas guardan el nombre de entonces, que es historia correcta.
La infraestructura define la jerarquía física donde se producen las solicitudes. Cuanto más detallada, más preciso es el registro y más útiles los análisis por ubicación.
Cada propiedad puede guardar latitud, longitud y altitud. En la edición, el botón Capturar posición GPS lee la posición del propio dispositivo (útil estando en el sitio) y muestra la precisión obtenida; como alternativa, las coordenadas se escriben a mano. Abrir en el mapa confirma el punto antes de guardar.
Desde la lista, Ver en el mapa abre todas las propiedades en un mapa único, con los filtros activos aplicados; un aviso indica cuántas quedaron fuera por no tener coordenadas. Los mismos campos existen en los activos (capítulo 22.3) — es lo que permite mandar un equipo a un centro de transformación o a una estación de bombeo sin dirección útil.
Eliminar un edificio, una planta o una sala tiene consecuencias fuera de esta pantalla — hay activos, planes de preventivo y asociaciones de piezas que apuntan a ese espacio. Por eso, antes de confirmar, la plataforma cuenta el impacto y lo muestra: cuántas plantas y salas caen con él y cuántos activos, planes y asociaciones se quedan sin esa ubicación.
Al confirmar: las plantas y salas del espacio eliminado desaparecen con él, y los activos que estaban allí se quedan sin ubicación — no apuntan a un espacio fantasma. Los activos, los planes y el historial de solicitudes no se eliminan. Las solicitudes antiguas mantienen el nombre del lugar tal como estaba el día de la intervención, porque eso es historia y no debe cambiar.
Las unidades son los equipos / sectores que reciben solicitudes. Cada solicitud se asigna a una unidad. El número de unidades depende del plan (1 en Free y Starter, 3 en Growth, 10 en Enterprise, configurable en Custom).
En Administración → Unidades:
Eliminar una unidad que tiene solicitudes asignadas exige confirmación — las solicitudes pasan a "Pendiente de asignación" y debe reasignarlas manualmente.
Free: 1 unidad · Starter: 1 unidad · Growth: 3 unidades · Enterprise: 10 unidades · Custom: a medida (mínimo 3, siempre menor que el n.º de usuarios).
Las reglas automatizan el enrutamiento de solicitudes a unidades, eliminando el paso manual y reduciendo el tiempo hasta el primer contacto del técnico.
Cada regla define: "Cuando una solicitud tiene [condición], asignar a la unidad [X]". Condiciones admitidas:
Las reglas se evalúan por orden (de arriba abajo). La primera que coincide se aplica; el resto se ignora para esa solicitud. Puede reordenar arrastrando.
Coloque una regla "Genérica → Unidad General" al final de la lista para garantizar que ninguna solicitud quede huérfana. Las condiciones anteriores capturan los casos específicos; la de respaldo recoge el resto.
La matriz de permisos define lo que puede hacer cada rol: crear, ver, editar, cambiar de estado, eliminar, transferir, asignar y gestionar la configuración.
| Rol | Quién es normalmente |
|---|---|
| SYSTEM_ADMIN | Administrador principal de la organización. Control total sobre el tenant. |
| ADMIN | Administrador delegado. Configuraciones operativas. |
| SUPERVISOR | Gestor de equipo. Distribuye solicitudes, supervisa SLAs. |
| TECNICO | Ejecuta solicitudes asignadas. |
| AUXILIAR | Apoyo técnico, sin responsabilidad sobre solicitudes asignadas. |
| UTILIZADOR | Crea solicitudes, consulta las propias. |
| MORADOR | Crea solicitudes en contexto de comunidad de propietarios. |
| CLIENTE | Cliente externo. Mismos permisos operativos que UTILIZADOR pero con comunicación limitada al SYSTEM_ADMIN — ver capítulo 11.5. |
Cada permiso tiene un ámbito:
La pantalla Administración → Permisos muestra la matriz completa en modo lectura — incluyendo ahora el grupo Módulos (gestión de Activos, de Planes de Mantenimiento y del Portal de Comunidad, aplicables en organizaciones con el módulo respectivo). El permiso Acceder a Estadísticas y Paneles controla la pantalla de Informes y el Panel de Indicadores del backoffice. Los cambios están centralizados por el equipo ReSOLVE — para solicitar ajustes al perfil de permisos de su organización, contacte con support@resolve-facilities.com.
Dos áreas siguen reglas fijas de la plataforma, iguales para todas las organizaciones: el ciclo de vida de las solicitudes (quién inicia, resuelve, transfiere, cancela o elimina sigue una matriz interna por función, ámbito y propiedad — las secciones anteriores) y ciertas áreas de función fija: el Backoffice y la Facturación pertenecen al System Admin, y la validación de una solicitud cerrada por quien la abrió corresponde al responsable del sector. Estas reglas no aparecen como interruptores porque no son configurables.
Los SLAs (Service Level Agreements) definen el plazo máximo de resolución por categoría y prioridad. Permiten medir el rendimiento operativo, marcar solicitudes atrasadas y dar visibilidad a los clientes del tiempo esperado de respuesta.
Para cada categoría configura dos valores:
Una vez configurados:
Los SLAs personalizados están incluidos en los planes Growth, Enterprise y Custom. En los planes Free y Starter, las solicitudes no tienen SLA y la pestaña "Retrasadas" queda oculta.
El white-label permite personalizar la apariencia de la plataforma con el logotipo y el color principal de su organización — útil para comunidades premium, hoteles, hospitales y cualquier cliente que quiera proyectar su marca a los usuarios finales.
Los cambios de white-label se aplican de inmediato a todos los usuarios de la organización — no hace falta cerrar y abrir sesión. El botón Restablecer recupera el logotipo y color ReSOLVE por defecto.
White-label está incluido en los planes Enterprise y Custom. En los planes Free, Starter y Growth, este menú muestra solo la invitación a hacer upgrade.
Toda la gestión financiera de la organización se concentra en Cuenta y Gestión → Facturación: plan actual, cambio de plan, gestión del método de pago, historial de facturas y reembolsos.
| Free | Starter | Growth | Enterprise | Custom | |
|---|---|---|---|---|---|
| Precio mensual (EUR) | 0 € | 19 € | 109 € | 439 € | variable |
| Precio anual (EUR) | 0 € | 190 € | 1090 € | 4390 € | variable |
| Usuarios máximos | 3 | 5 | 25 | 100 | a medida |
| Unidades máximas | 1 | 1 | 3 | 10 | a medida |
| Solicitudes / mes | 20 | 1000 | ilimitado | ilimitado | ilimitado |
| Sugerencias IA (Gemini) | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Notificaciones push | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| SLAs personalizados | — | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| White-label | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Onboarding asistido | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Módulo Activos y Preventivo (add-on) | — | — | +250 €/mes | +850 €/mes | +10 €/usuario |
| Soporte | Comunidad |
La facturación anual ofrece aproximadamente 2 meses gratis frente a la mensual (190 € vs 228 € anuales en Starter, por ejemplo). El ciclo se elige al contratar y se puede cambiar después (capítulo 19.2).
En Cuenta y Gestión → Facturación, haga clic en Cambiar plan. Aparece la tabla de planes con las tarjetas clicables.
El botón Gestionar facturación abre el portal seguro de Stripe — fuera de nuestra plataforma — donde puede:
La tabla "Historial de facturas" muestra los últimos 12 cargos, con:
Las facturas reembolsadas (total o parcial) aparecen con etiqueta clara, evitando confusiones con facturas pagadas.
El trial es una elección explícita en el registro: da 14 días con límites Starter (5 usuarios, 1 unidad, 1000 solicitudes, IA activa). El día 15:
El trial no migra automáticamente a Free al final. Free es una elección explícita hecha en el registro — quien quiera Free elige Free desde el inicio. Quien eligió Trial se comprometió a evaluar el producto de pago.
Además del plan base, la organización puede activar módulos adicionales en la misma suscripción. El primero disponible es Gestión de Activos y Mantenimiento Preventivo (capítulo 22):
Para activar: Cuenta y Gestión → Facturación → Add-ons → Activar módulo (requiere una suscripción activa). En el selector de planes, la dimensión del módulo elegida dirige los planes compatibles: 25 usuarios cabe en cualquier plan Growth+; 100 requiere Enterprise o Custom; una dimensión a medida solo existe en Custom. El módulo se activa en segundos; el importe prorrateado del período actual aparece en la próxima factura (prorrateo de Stripe — sin cargo inmediato). Para quitarlo, use Quitar módulo en la misma tarjeta: el acceso se desactiva de inmediato y el crédito prorrateado aparece en la próxima factura. Los datos nunca se eliminan — al reactivar, todo vuelve como estaba.
Las organizaciones con condiciones especiales pueden tener el módulo activado directamente por el equipo de ReSOLVE — en ese caso la tarjeta muestra el sello Oferta, sin cargo y sin botón de eliminación.
La plataforma está traducida a cuatro idiomas: Portugués, Inglés, Francés y Español. El cambio es instantáneo y se propaga a toda la aplicación.
Hay tres lugares donde aparece el selector de idioma:
Cuando un usuario accede al sitio por primera vez (sin preferencia guardada), la plataforma intenta detectar el idioma del navegador. Si es uno de los cuatro compatibles, se usa; en caso contrario, recurre al inglés.
Las notificaciones push le avisan de eventos importantes incluso cuando no tiene la aplicación abierta — solicitudes asignadas, nuevos mensajes, cambios de estado críticos.
Cada persona controla lo que recibe en Cuenta y Gestión → Notificaciones: push en el navegador y en la app instalada, notificación de mensajes de chat y avisos por email — tres interruptores independientes.
Para cambiar la autorización tras aceptar/rechazar:
Repitiendo el aviso del capítulo 4: en iPhone, sin haber hecho "Añadir a pantalla de inicio" en Safari, no hay notificaciones push. Es una restricción de iOS, no de nuestra plataforma. Instale la app en la pantalla principal antes de aceptar notificaciones.
Módulo add-on que incorpora a la plataforma el registro de equipos con etiquetas QR, el mantenimiento preventivo planificado y la gestión de piezas de repuesto: los planes generan órdenes de trabajo de forma automática, con un procedimiento paso a paso y detección de no conformidades. Se gestiona en Cuenta y Gestión → Gestión de Activos.
El módulo es un add-on de pago sobre el plan base (capítulo 19.6): Growth +250 €/mes, Enterprise +850 €/mes, Custom +10 €/usuario/mes hasta 100 plazas (9 € por encima) (facturación anual con ~2 meses gratis). Actívelo en Cuenta y Gestión → Facturación → Add-ons; requiere una suscripción activa en un plan Growth o superior. Al quitarlo, los datos se conservan — la lectura sigue disponible, la creación y la edición quedan bloqueadas — y al reactivarlo todo vuelve como estaba.
El tamaño del módulo es independiente del plan base: una organización con 100 usuarios no tiene que pagar 100 en el módulo de mantenimiento. Se elige el tamaño en la Facturación y después se asigna el acceso persona a persona, en Equipo → ficha del miembro → Mantenimiento, donde el contador muestra "X de Y plazas asignadas". Sin plazas libres, la asignación se rechaza — aumente el tamaño del módulo o retire el acceso a otro miembro. Quien no tiene plaza sigue usando la plataforma con normalidad; simplemente no ve los activos, ni los planes, ni las órdenes preventivas.
Antes de registrar activos, defina el catálogo en Gestión de Activos → Tipos y Familias — por ejemplo, el tipo Climatización con las familias Chillers, UTAs y Splits. Los tipos alimentan los filtros, las agrupaciones y el ámbito de los planes preventivos. Un tipo con activos o planes vinculados no se puede eliminar (actualícelos primero).
Renombrar una familia es seguro: la plataforma propaga el nombre nuevo, en la misma operación, a los activos de esa familia, a los planes de preventivo con ámbito de familia y a las piezas asociadas por familia — y confirma en pantalla cuántos registros actualizó. Sin eso, un simple ajuste de nombre dejaría planes sin generar nada y piezas desapareciendo de la ficha del activo, en silencio.
Cada activo tiene: nombre, tipo y familia, ubicación (propiedad / planta / sala), sector responsable, fabricante, modelo, número de serie, fechas de compra y garantía, criticidad (baja / media / alta), notas y una foto (almacenada de forma privada — solo los miembros de la organización pueden verla). El estado sigue el ciclo de vida:
La lista tiene búsqueda, filtros (estado, criticidad, propiedad), agrupaciones en cascada (tipo → familia, ubicación → planta, estado) y una vista condensada. Un activo con solicitudes vinculadas no se puede eliminar — cambie su estado a Dado de baja, que conserva el historial. Al eliminar un activo se eliminan también los planes preventivos específicos de ese activo.
Cada ficha guarda además coordenadas GPS con altitud (capturadas en el sitio o escritas a mano, con Ver en el mapa para confirmar) y archivos — manuales, esquemas eléctricos, certificados, fotos de la placa de características —, guardados en privado y abiertos mediante enlace seguro temporal. Desde la lista de activos, Ver en el mapa muestra todos los que tienen coordenadas.
Las etiquetas salen en dos formatos, a elegir al imprimir: hoja A4 con 21 etiquetas por página (adhesivos 63,5×38,1 mm, tipo Avery L7160) o etiqueta 50×30 mm, una por página, en serie, para impresoras de rollo. Ambas llevan el QR, el código del activo, el descriptivo y el logotipo de la organización.
Genere etiquetas adhesivas en PDF (una por activo, con código QR e identificación) y aplíquelas a los equipos. Cualquier miembro del equipo apunta la cámara del teléfono al QR — se abre directamente la ficha del activo, con el historial de intervenciones y los planes. Desde la ficha, el botón Crear solicitud abre una solicitud correctiva ya vinculada al activo y con la ubicación rellenada.
En Gestión de Activos → Activos → Importar, descargue la plantilla CSV (incluye una fila de ayuda por columna), rellénela e importe cientos de activos de una vez. La validación es fila a fila — una fila con error no bloquea el resto, y un segundo clic en Importar solo reintenta las filas que fallaron. Existe un importador equivalente para los planes de mantenimiento.
Un plan define qué, dónde, cuándo y cómo:
Las tarjetas de plan muestran el disparador («Cada 250 horas o como máximo 6 meses»), la próxima fecha cuando existe y el número de tareas; al hacer clic se abre en modo de solo lectura, el lápiz edita. Editar el procedimiento no cambia las órdenes ya generadas — cada orden conserva su propia copia.
Un plan cuyo ámbito es un único activo puede duplicarse a varios activos de una vez, y el botón Solicitud puntual crea ya una orden para un activo del ámbito sin tocar el calendario del plan (útil para una intervención fuera de ciclo).
Un contador es una magnitud que se lee en un activo a lo largo del tiempo. Se crea en la ficha del activo, en Contadores y lecturas, con tipo, nombre y unidad. Hay dos comportamientos:
Las lecturas entran por dos vías. A mano, con el botón Registrar lectura de la ficha del activo — en la práctica, leyendo la etiqueta QR del equipo con el móvil, que abre directamente la ficha correcta. O por el procedimiento: una tarea de medición del plan puede quedar vinculada a un contador y, cuando el técnico la rellena al ejecutar la orden, el valor entra solo en la serie del activo. Es el ciclo que importa — la revisión de las 250 horas registra las horas al ejecutarse, y es esa lectura la que hace nacer la siguiente.
Cualquier miembro con acceso al módulo puede registrar lecturas; crear y borrar contadores es cosa de administradores. Los errores se corrigen con una lectura nueva y una nota (el historial reciente se abre en la propia línea); borrar una lectura errónea es acción de administrador.
La primera vez que corre, el plan guarda la lectura actual como marca cero y no genera nada — adoptar un plan en un generador con 12 230 h no llena los pendientes de revisiones retroactivas. A partir de ahí, crea la orden cuando lectura actual − lectura del último disparo ≥ intervalo. Un salto grande de lectura genera una orden, no varias atrasadas. Y como un activo parado nunca acumula horas, el plan acepta un techo de calendario: 250 horas o 6 meses como máximo, lo que ocurra primero.
En los ámbitos amplios, el editor del plan avisa de cuántos activos del ámbito tienen realmente ese contador ("3 de 5") — los demás quedan fuera, sin error. En los contadores de parámetro, la ficha del activo muestra qué planes los vigilan y con qué umbral.
Cada día la plataforma genera las órdenes vencidas como solicitudes normales con el sello Preventiva — entran en el flujo habitual (asignación, SLA, chat, informes). Los planes de calendario se procesan a las 05:00 y los planes por contador a las 05:10 (hora UTC); los planes por condición no esperan al día siguiente — la orden nace en cuanto una lectura viola el umbral. Cada sector recibe una notificación push y un email al día, con el resumen de todo lo generado para él, en vez de un aviso por orden. Quien gestiona tampoco tiene que esperar a la madrugada: el botón Generar ahora, en la pantalla de planes, ejecuta el generador al momento. En el detalle de la solicitud, el técnico ejecuta el procedimiento tarea a tarea; las respuestas se pueden guardar en cualquier momento, sin cambiar el estado de la solicitud.
Si una inspección registra Degradado / Avería, o una pregunta se responde No, la plataforma ofrece crear de inmediato una solicitud correctiva vinculada al mismo activo — el puente automático entre el trabajo preventivo y el correctivo.
Un plan detenido (módulo desactivado, plan inactivo) no acumula órdenes atrasadas: al reanudarse, genera una orden de recuperación y salta a la próxima fecha futura.
Una tarea periódica no debe llenar los pendientes de duplicados: cuando nace el ciclo siguiente, la orden anterior que nunca salió de Abierta se cierra como cancelada, con la nota "no ejecutada en el periodo" en el historial. Las órdenes que el equipo llegó a iniciar (pasaron por En curso) se respetan — esas siguen abiertas, porque hay trabajo que registrar. El email diario del sector indica cuántas se cerraron así.
En los planes con base Legal (22.6), una orden vencida nunca se cierra sola — quedaría sin cumplir una obligación reglamentaria sin rastro. La orden se mantiene abierta, marcada con § Legal en la tarjeta del plan, en la solicitud y en el calendario, y los administradores reciben una alerta diaria mientras no se ejecute. Al concluir, la app recuerda que debe adjuntar el certificado o informe de la inspección.
Además de las órdenes, el módulo vigila cuatro cosas por usted y avisa a quien corresponde:
El módulo incluye la gestión del almacén de piezas — el material que se consume en las intervenciones: filtros, correas, rodamientos, lámparas, juntas. Lo encontrará en Activos → Piezas, disponible para quien tenga plaza asignada en el módulo (sección 22.1).
Una regla gobierna todo lo demás: el stock nunca se escribe a mano. La cantidad que ve es siempre el resultado de los movimientos registrados — entradas, consumos, ajustes, devoluciones y sustituciones. Es lo que permite responder, meses después, a la pregunta «¿dónde fueron los 12 filtros?».
SPR-…) — la existencia física llega en el paso siguiente.Hay dos movimientos manuales, con permisos deliberadamente distintos:
El historial de la pieza lista todos los movimientos del más reciente al más antiguo, con fecha, usuario, cantidad, nota y la solicitud vinculada cuando existe. Es inmutable: un registro erróneo ni se borra ni se reescribe — se corrige con un ajuste (o, si fue un consumo en una orden, con la devolución descrita en 22.12).
Cada pieza tiene QR propio, en los mismos dos formatos que los activos: hoja A4 con 21 etiquetas o etiqueta 50×30 mm para impresora de rollo (sección 22.4). Pegue la etiqueta en la estantería o en la caja: apuntar la cámara del móvil abre la ficha de la pieza con el stock actual a la vista — la forma más rápida de comprobar existencias durante un recuento.
Cuando un consumo o un ajuste hace que el stock baje del mínimo, el sector responsable de la solicitud — o los administradores, si el movimiento no vino de una solicitud — recibe notificación push y correo con la cantidad actual y el mínimo definido.
El aviso salta en el momento en que cruza el umbral y no se repite mientras el stock siga bajo, para no saturar los móviles del equipo. Se rearma solo en cuanto una entrada devuelve el nivel por encima del mínimo.
El material consumido se registra dentro de la orden de trabajo, en la sección Piezas utilizadas. Cada registro descuenta el stock al momento, entra en el historial de la solicitud y en el de la pieza, y sale en el informe PDF de la intervención — cerrando el círculo entre el mantenimiento y el almacén.
Para no tener que buscar en una lista de cientos, la plataforma filtra las piezas por los vínculos definidos en la ficha de la pieza. Una pieza puede vincularse, sin exclusividad, a:
Una pieza sin vínculos se trata como universal y aparece siempre. En la ficha del activo, la sección Piezas compatibles muestra la vista inversa: qué piezas existen para ese equipo y con qué stock.
Si pide más de lo que existe, el registro se rechaza y el mensaje indica cuánto hay disponible — el stock nunca queda negativo. Las órdenes cerradas (resueltas, canceladas o rechazadas) no aceptan registros nuevos.
Los errores ocurren: la pieza equivocada, el doble de la cantidad, la orden cambiada. En vez de tocar el stock a mano, retire el registro en la propia orden.
El registro original no desaparece — permanece visible, con la devolución al lado, en los historiales de la solicitud y de la pieza. Es intencionado: quien audite más tarde ve lo que ocurrió y no un hueco. Cada consumo solo puede devolverse una vez, y la devolución exige que la orden siga abierta.
Hay equipos que no se reparan en el sitio: se cambia la unidad averiada por una de reserva y la reparación se hace después, en banco o en el proveedor. Un SAI, una bomba, un motor. La plataforma resuelve este caso sin inventar una entidad nueva.
Una unidad de reserva es un activo normal, con ficha, QR, historial y planes propios — simplemente vinculada a una pieza como reserva. Así, cuando entre en servicio, ya trae consigo todo lo que interesa saber de ella. Cada activo solo puede ser reserva de una pieza.
En un solo paso, la reserva pasa a Activo y hereda la ubicación y el sector responsable del equipo al que sustituyó — ocupa su lugar a todos los efectos. El vínculo de reserva desaparece (ya no está en almacén) y el movimiento queda registrado en el historial de la pieza con los dos equipos identificados.
Un plan preventivo apuntado a ese activo concreto queda suspendido con él y no migra a la unidad de reserva — la plataforma no puede adivinar si el plan seguía al equipo o al lugar. Si el mantenimiento debe continuar, cree el plan para la reserva o, mejor, use ámbitos por tipo, familia o ubicación (sección 22.6): esos cubren la reserva automáticamente, sin intervención.
Un historial en texto libre no responde a «por qué se avería esto». Dos listas cortas, sí. En Gestión de Activos › Códigos de avería, el administrador mantiene el catálogo de la organización en dos pestañas: Problemas (el síntoma) y Causas (la raíz).
Los códigos se eligen al resolver la solicitud (sección 8.7). En las órdenes preventivas con no conformidad, el problema «No conformidad en inspección» viene preseleccionado.
Para que la plataforma responda a «cuánto cuesta mantener este equipo» faltan dos números que solo la organización conoce:
Una tarifa única sirve para empezar, pero no basta para una propuesta: un auxiliar no cuesta lo mismo que un especialista, y un domingo no cuesta lo mismo que un martes por la mañana. En Cuenta y Gestión › Costes de mano de obra (solo administradores) se define, en una sola pantalla:
Al resolver una solicitud — o en cualquier momento, desde el bloque de coste — se registra quién trabajó, cuántas personas, cuántas horas y en qué periodo. Se admiten varias líneas: Juan hizo 2 horas normales, Pedro 3 horas el sábado. El periodo viene sugerido por la fecha y el horario, y siempre es editable — la plataforma sugiere, no impone.
El precio se calcula en el servidor y se guarda en cada línea como fotografía del momento: cambiar una tarifa mañana no reescribe el coste de una intervención cerrada ayer. Sin tarifa definida, el tiempo queda registrado igualmente y el coste se queda en cero — las horas siguen siendo información útil.
A partir de ahí todo se calcula solo: cada consumo de pieza guarda el precio del momento (una subida mañana no reescribe la historia de ayer), una devolución revierte exactamente el valor que salió, y la ficha del activo muestra el coste acumulado de mantenimiento. El informe de desempeño trae el coste del periodo.
El dinero es información sensible: revela cuánto cuesta cada persona. Por eso tiene un permiso propio — Ver costes y valores, en la matriz de Seguridad y Gobernanza — activado por defecto para administradores y supervisores, y desactivado para técnicos, auxiliares, usuarios, residentes y clientes.
Sin él no aparece ningún valor: ni en pantalla, ni en el informe, ni en las exportaciones, ni en los PDF. Y no es solo la pantalla ocultando — la propia base de datos rechaza las consultas de coste, así que el valor nunca llega al dispositivo. Lo que sigue visible es el tiempo: quién trabajó, cuántas horas, cuántas personas y en qué periodo. Es el registro del trabajo, y el técnico lo necesita.
Las piezas se registran durante la intervención, según se usan. La mano de obra se registra al final: al cerrar una solicitud, la plataforma pide el trabajo realizado antes de recoger la firma. Tiene sentido — solo al final se sabe cuánto tiempo llevó.
Quien esté sin red puede cerrar igualmente y registrar las horas más tarde: la ventana queda abierta hasta que la hoja se firme. Una vez firmada, el trabajo registrado ya no se puede modificar — una hoja firmada vale lo que dice.
Es la misma hoja; lo que cambia es quién la saca. Un técnico la descarga con el material y la mano de obra sin valores — es lo que el cliente firma. Un administrador de sector o de sistema descarga la misma hoja valorizada, con los parciales de mano de obra y piezas y el total, lista para adjuntar a una factura.
Esto no es un libro mayor: no hay centros de coste, ni amortizaciones, ni integración con ERP. Es el coste operativo por intervención y por equipo — el número que sirve para decidir entre seguir reparando o sustituir.
En las pantallas de Activos y de Piezas de repuesto, el botón Exportar CSV descarga lo que esté filtrado en pantalla — los mismos filtros que está viendo, no la base entera.
El fichero de activos usa exactamente las columnas de la plantilla de importación (sección 22.5). Eso permite el ciclo completo: exportar, corregir decenas de filas con la comodidad de una hoja de cálculo y volver a importar. El fichero de piezas trae el stock, el mínimo, la ubicación de almacén y el coste unitario con la moneda de la organización.
Los ficheros se abren directamente en Excel, Numbers o Google Sheets (UTF-8, separador punto y coma). Y responden, sin promesas, a la pregunta «¿y si algún día quiero llevarme mis datos?».
El canal oficial entre la administración y los residentes: avisos, reuniones con recordatorios automáticos, actas y documentos — en el teléfono de cada residente, sin grupos de mensajería informales.
El portal se activa automáticamente para las organizaciones creadas con el tipo Comunidad (capítulo 2) — está incluido en el plan, sin coste adicional. Para otros tipos de organización, contacte con soporte.
En Cuenta y Gestión → Comunidad, cuatro pestañas:
Cada publicación tiene un ámbito: general (toda la comunidad) o un edificio concreto — cada residente solo ve lo que le concierne. Archivos aceptados: PDF, imágenes, Word (.docx) y Excel (.xlsx), hasta 10 MB, almacenados de forma privada y abiertos mediante un enlace seguro temporal.
Los residentes disponen de una entrada Comunidad en la navegación principal, en modo de solo lectura: consultan los avisos, reuniones, actas y documentos del ámbito general y de su edificio, y descargan los archivos de forma segura. (La creación de solicitudes de mantenimiento sigue en el flujo normal — capítulo 7.)
La víspera de cada reunión (hacia las 08:00), los residentes cubiertos reciben una notificación push y un email con el título, la fecha, la hora y el lugar. Si la reunión se aplaza, el recordatorio se rearma automáticamente para la víspera de la nueva fecha.
Las reuniones creadas después de que ya se haya enviado el aviso de la víspera (por ejemplo, hoy para mañana por la mañana) pueden no recibir un recordatorio automático — en ese caso, publique también un aviso.
Cada organización elige qué aparece en el formulario de creación y en el tratamiento. Nueve interruptores y los motivos de espera a medida; todo activado por defecto. Nada cambia mientras no desactive algo.
En Cuenta y Gestión → Opciones de las Solicitudes. Solo el System Admin de la organización ve esta pantalla. Las decisiones valen para toda la organización y se aplican de inmediato a todos los usuarios.
Los interruptores empiezan todos activados. Una organización que nunca abra esta pantalla trabaja exactamente como antes — desactivar es una decisión explícita, y siempre reversible.
Lectura QR y Piezas aparecen desactivados, con la razón a la vista, en organizaciones sin el módulo de Activos y Mantenimiento Preventivo. Análisis IA de la foto aparece bloqueado en planes sin Sugerencias IA.
Ocultar retira únicamente la posibilidad de añadir. Lo ya registrado sigue visible: horas imputadas, piezas consumidas, adjuntos, firmas y validaciones decididas permanecen en la solicitud y en los informes. Un interruptor nunca borra historial.
Al concluir una solicitud, los pasos desactivados simplemente se saltan. Con todo desactivado, concluir pasa a ser un solo clic.
Con la firma desactivada, la hoja de mano de obra deja de sellarse con la firma y pasa a sellarse con la validación del solicitante — las horas quedan editables hasta ese momento.
En la misma pantalla, la organización define sus motivos de «En espera» — hasta diez. Sin cambios rigen los tres predefinidos, traducidos automáticamente a cualquier idioma; al editar, la lista pasa a ser el texto exacto que escriba, y esa es la lista que el técnico ve al pausar una solicitud (capítulo 8.6). Restaurar predefinidos vuelve atrás en cualquier momento. Las solicitudes ya en espera conservan el motivo con que fueron pausadas.
Un área de trabajo de escritorio para quien administra la organización: tablas densas, cargas masivas y consultas, sobre los mismos datos de la aplicación — no es una segunda base de datos.
La aplicación se diseñó para el móvil — excelente en campo, lenta para el trabajo de oficina en el que se corrigen doscientas líneas. El Backoffice es la respuesta: el mismo tenant, los mismos datos y los mismos permisos, en formato de pantalla grande.
Se entra por Cuenta y Gestión → Backoffice, por el elemento de la barra lateral del ordenador, o por la dirección directa /backoffice. Reservado al System Admin de la organización activa; cualquier otro rol que pruebe la dirección recibe un aviso de acceso reservado.
Los menús están numerados, como en un ERP clásico. Cada nodo solo aparece a quien tiene el permiso correspondiente y, en el grupo 3, solo con el módulo de Activos contratado.
| Grupo | Nodos |
|---|---|
| 1 — Tablas Maestras | Categorías y SLA · Sectores · Infraestructura · Áreas Técnicas · Funciones y Tarifas · Códigos de Avería · SLA y Enrutamiento · Festivos y Calendario |
| 2 — Usuarios | Equipo — cuadrícula, invitaciones y carga masiva |
| 3 — Activos y Mantenimiento | Tipos de Activo · Activos · Planes de Mantenimiento · Piezas de Repuesto |
| 4 — Consultas | Panel de Indicadores · Solicitudes (Consulta) |
Todos los listados comparten el mismo comportamiento: búsqueda global, filtro por columna, ordenación por cualquier cabecera, elección de las columnas visibles (se guarda por usuario) y exportación a CSV de lo filtrado — no solo de lo que cabe en pantalla.
La edición se hace en un cajón lateral. Las entidades más ricas — planes de mantenimiento, activos, piezas — tienen un botón que abre el editor completo de la aplicación, donde están todos los campos.
El Backoffice respeta exactamente las mismas reglas de la aplicación: quien no tiene permiso para ver costes no los ve aquí, y quien no puede gestionar una tabla no la encuentra en el árbol.
Siete tablas aceptan carga por fichero CSV: sectores, áreas técnicas, funciones, categorías, códigos de avería, infraestructura y piezas. Activos, tipos de activo, planes y usuarios tienen importadores propios, ya existentes.
En cada importador se descarga primero una plantilla con las columnas correctas. El fichero se valida línea a línea antes de guardar: los errores se muestran con el número de línea y no se importa nada mientras queden errores.
Panel de Indicadores repite los indicadores y gráficos de los informes, con los mismos períodos. Solicitudes (Consulta) es una cuadrícula densa de todas las solicitudes — activas y cerradas en la misma línea de tiempo, ordenadas por fecha de creación — con filtros en cascada y enlace al detalle de cada una.
Se diseñó para ordenador. En el móvil funciona — el árbol pasa a cajón y las cuadrículas se deslizan en horizontal — pero el trabajo de volumen se hace sentado.
Definición de los principales términos usados en esta plataforma y en este manual.
Las dudas más habituales de los nuevos usuarios.
Compruebe que abrió la app desde el icono de la pantalla principal, no desde Safari. Si aún no la ha instalado, vaya al capítulo 4 y siga los pasos de "Añadir a pantalla de inicio". iOS no permite notificaciones push sin esa instalación.
En la pantalla de login, haga clic en Olvidé mi contraseña, introduzca el email y siga el enlace que reciba. El enlace tiene validez limitada — si caduca, basta con repetir la solicitud.
Sí. Tras el login se muestra el selector de organización (capítulo 3.3). El rol puede ser distinto en cada organización (p. ej. admin en una, técnico en otra).
En Cuenta y Gestión → Facturación, en la tabla del historial, haga clic en el enlace "PDF" de cada factura. También puede abrir el Portal Stripe (Gestionar facturación) para acceder a todas las facturas históricas.
Los downgrades self-service están bloqueados. Cancele la suscripción actual (sigue activa hasta el final del ciclo pagado) y contrate el plan inferior después, o contacte con support@resolve-facilities.com para asistencia.
El catálogo inicial se cargó en función del tipo de organización elegido en el registro. Puede editar libremente: añadir, renombrar, eliminar categorías y subcategorías en Administración → Categorías (capítulo 12).
Las solicitudes al amparo del RGPD deben enviarse por escrito a support@resolve-facilities.com. El administrador de la organización puede eliminar usuarios en Equipo; para la eliminación total del tenant y sus datos, se requiere una solicitud formal.
Ver capítulo 19.1 (Comparativa de planes). Resumen: Free 0, € Starter 19 €/mes, Growth 109 €/mes, Enterprise 439 €/mes, Custom variable. Facturación en EUR, procesada por Stripe.
No — vendemos exclusivamente en EUR. Stripe puede hacer la conversión automática en la tarjeta del cliente según el banco emisor, pero la factura se emite en EUR.
Para cualquier duda operativa, problema técnico, sugerencia o solicitud formal de protección de datos, contáctenos. Respondemos en horario laboral (lunes a viernes, 9-18 h hora de Lisboa) y las solicitudes críticas se priorizan.
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Este manual describe la versión actual de la plataforma. Funcionalidades y pantallas pueden evolucionar.