ReSOLVE Facilities
Manual do
Manual do
Utilizador
Guia completo da plataforma de gestão de pedidos e operações multi-tenant — todas as funcionalidades, ecrãs e definições.
Guia completo da plataforma de gestão de pedidos e operações multi-tenant — todas as funcionalidades, ecrãs e definições.
O ReSOLVE Facilities é uma plataforma multi-tenant para gerir pedidos, equipas técnicas e operações de manutenção. Foi pensada para condomínios, hotéis, hospitais, escolas, data centers e qualquer organização com unidades, setores e equipas em campo.
Cada cliente da ReSOLVE — chamado tenant — tem o seu próprio espaço isolado: utilizadores, categorias de serviço, unidades organizacionais (setores), infraestrutura (propriedades / pisos / salas), regras de atribuição e dados de pedidos. Nenhum tenant vê os dados de outro.
Em cada tenant, os utilizadores criam pedidos (ordens de serviço): uma fuga de água numa sala, um equipamento avariado, um transporte a marcar, um evento a preparar. Cada pedido segue um ciclo — Aberto → Em curso → Resolvido — com prioridade, prazo de resolução (SLA), atribuição a uma unidade e a um técnico responsável.
Antes de convidar a equipa, dedique 15 minutos a configurar unidades, infraestrutura e categorias. Um tenant bem configurado à partida reduz erros de atribuição e acelera o trabalho diário.
O registo é self-service em app.resolve-facilities.com/signup. Cada escolha que faz neste fluxo define como o seu tenant é provisionado — desde os limites do plano até ao catálogo de categorias carregado por defeito.
Precisa de:
resolve-facilities.com/termos.html e /privacidade.html).no-reply@resolve-facilities.com com os próximos passos.O ato de criar a conta executa uma transação atómica no servidor que cria várias linhas de dados em simultâneo. A tabela abaixo resume o que é carregado em função das suas escolhas:
| Escolha | O que é criado / carregado |
|---|---|
| Tipo de organização | Catálogo inicial de categorias e subcategorias adequado ao setor. Por exemplo, um hotel recebe categorias como "Quartos / Limpeza" e "Eventos"; um hospital recebe "Manutenção biomédica" e "Higiene clínica". |
| Idioma do sistema | O catálogo de categorias acima é carregado no idioma escolhido. Os emails transacionais (boas-vindas, convites, dunning) são enviados também neste idioma. |
| Plano | Limites do tenant: máximo de utilizadores, máximo de unidades, máximo de pedidos por mês. Funcionalidades ativadas: IA, SLAs, white-label, integrações (ver capítulo 19). |
| Trial 14 dias | Cria a conta com limites Starter (5 utilizadores, 1 unidade, 1000 pedidos) durante 14 dias. No 15.º dia, se nenhum plano pago tiver sido ativado, a conta é suspensa (não passa a Free automaticamente — a passagem a Free é uma escolha explícita). |
| Nome da organização | Aparece em faturas, emails, e no Dashboard até carregar um logótipo próprio (white-label, Enterprise+). |
| Nome + email do administrador | É criado o primeiro utilizador com função SYSTEM_ADMIN. Pode convidar mais utilizadores depois. |
| Unidade por defeito | É automaticamente criada uma unidade "Geral" (renomeável depois) para receber pedidos enquanto não configura setores específicos. |
No final dos 14 dias do trial, a conta fica suspensa e os utilizadores perdem acesso até subscreverem um plano. Os dados não são apagados, mas não conseguem trabalhar. Recomendamos definir alarme para o dia 12 e tomar decisão a tempo.
O plano Custom destina-se a organizações que não encaixam nos escalões fixos. Ao escolher Custom no registo, vai para uma calculadora onde indica:
O preço é calculado em tempo real com base em escalões marginais por utilizador (€4 nos primeiros 199 utilizadores, €3,75 entre 200 e 499, €3,50 acima de 500) multiplicado por um fator de complexidade organizacional (mais unidades por utilizador = mais isolamento operacional = mais overhead de suporte). Inclui IA, SLAs, white-label, suporte por email e onboarding assistido.
Acima de 1000 utilizadores o registo self-service não está disponível — escreva para support@resolve-facilities.com e fazemos proposta personalizada.
Se foi convidado para uma organização existente, recebe um email de no-reply@resolve-facilities.com com o assunto "Foi adicionado a [Organização] no Resolve Facilities" e um botão "Entrar agora". Clicar nesse botão:
O seu administrador define a função (admin, supervisor, técnico, utilizador, morador) — pode pedir alteração de papel diretamente a quem o convidou.
O acesso à plataforma faz-se em app.resolve-facilities.com. O fluxo é de dois passos (email primeiro, palavra-passe depois) e suporta múltiplas organizações por utilizador.
Se esqueceu a palavra-passe:
Se o link de recuperação expirou ou já foi usado, vê uma mensagem clara — basta repetir o pedido em "Esqueceste a palavra-passe?".
Um mesmo email pode estar associado a várias organizações (por exemplo, um técnico que presta serviços a dois condomínios). Nesse caso, depois do login aparece o Seletor de organização:
A palavra-passe é única por utilizador (não por organização). Se mudar a palavra-passe, fica válida para todas as organizações a que pertence.
O ReSOLVE Facilities é uma Progressive Web App (PWA). Não está nas lojas Apple ou Google — instala-se diretamente a partir do navegador em poucos segundos. Funciona como uma aplicação nativa: ícone no ecrã principal, ecrã inteiro sem barra de URL, notificações push.
app.resolve-facilities.com.app.resolve-facilities.com.O Android é o caminho mais direto: o Chrome detecta automaticamente que a aplicação é instalável e mostra uma sugestão. Se a sugestão desaparecer ou nunca tiver aparecido:
Em iPads e tablets Android, o procedimento é idêntico. Em iPad, a barra de partilha está no canto superior direito do Safari, não na barra inferior.
Depois de instalar e iniciar sessão pela primeira vez, o navegador pergunta se quer permitir notificações. Aceite — as notificações são fundamentais para receber avisos de novos pedidos, atribuições e mensagens em tempo real.
No iPhone, as notificações push só funcionam se a aplicação foi instalada no ecrã principal (passos acima). No Safari aberto como página web, o iOS não permite push. Se não recebe notificações no iPhone, confirme que está a abrir a app a partir do ícone do ecrã principal e não a partir do Safari.
Para gerir notificações depois de aceitar, vá a Definições → Notificações dentro da app (capítulo 10.3) ou às definições do sistema operativo (Definições do iPhone / Android → Notificações → ReSOLVE).
A app guarda no dispositivo uma cópia dos dados já carregados, para continuar a consultar pedidos, ativos e planos quando a rede falha — o caso típico das caves, casas das máquinas e garagens. No topo do ecrã, uma barra diz sempre em que pé estão as suas alterações:
Ficam em fila as ações mais comuns em campo: mudar o estado de um pedido, escrever uma nota, anexar um ficheiro, assinar a folha de intervenção, criar um pedido e enviar uma mensagem de chat.
A fila vive no dispositivo: desinstalar a app ou limpar os dados do navegador antes de recuperar a rede faz perder o que estava por enviar. Espere pela barra Tudo sincronizado.
O Dashboard é a página inicial depois de iniciar sessão. Mostra de relance a saúde operacional do dia: pedidos ativos, críticos, atrasados, distribuição por categoria e carga da equipa.
No topo aparece uma saudação adaptada à hora do dia (Bom dia / Boa tarde / Boa noite) seguida do logótipo da organização. Se subscreveu o plano Enterprise+ e configurou white-label (capítulo 18), aparece o seu próprio logótipo.
Mostra a composição dos pedidos ativos em formato de gráfico circular, com um menu dropdown para escolher o critério de agrupamento:
Visível apenas para utilizadores com função ADMIN, SYSTEM_ADMIN ou SUPERVISOR. É um gráfico horizontal com o número de pedidos ativos por técnico — útil para identificar sobrecarga ou desequilíbrio na distribuição.
Para organizações novas, aparece uma checklist de seis passos para acelerar a configuração inicial:
Pode Dispensar a checklist a qualquer momento — não bloqueia nenhuma funcionalidade. Reaparece se for restaurada manualmente.
O ecrã Pedidos é o centro operacional: lista todos os pedidos que pode ver, filtrados em oito separadores. A visibilidade depende da sua função e do âmbito definido nas Permissões (capítulo 16).
| Separador | Mostra |
|---|---|
| Todos | Todos os pedidos visíveis para o seu utilizador. |
| Atribuídos a mim | Pedidos ativos onde é o técnico responsável. |
| Abertos | Estado Aberto e Atrasado. |
| Em curso | Estado Em curso (técnico já iniciou trabalho). |
| Críticos | Prioridade CRÍTICO e ainda ativos. |
| Atrasados | Ultrapassaram o prazo de SLA (Growth+). |
| Resolvidos | Já encerrados com sucesso. |
| Cancelados | Cancelados ou rejeitados. |
Cada pedido aparece como um cartão com:
Dois extras: as ordens geradas por planos de manutenção trazem o selo Preventiva (violeta — capítulo 22), e no cabeçalho pode alternar entre a vista de cartões e a vista condensada (uma linha por pedido, 2-3× mais itens por ecrã). A escolha fica memorizada por dispositivo e existe também nas listas de Ativos, Planos e Conversas.
O botão Exportar CSV descarrega todos os pedidos visíveis no separador atual em formato CSV. Útil para análises externas (Excel, BI, contabilidade). Colunas incluídas:
Combinando "Tempo de resolução" e "SLA definido" no Excel ou num BI, consegue identificar facilmente quais as categorias ou unidades que estão a ultrapassar prazos sistematicamente — base para conversas de melhoria contínua.
No cabeçalho dos Pedidos pode trocar a lista pela vista de calendário. Cada dia mostra os pedidos com data agendada (etiqueta Agendado) e aqueles cujo prazo de SLA termina nesse dia (etiqueta Prazo), com a cor da categoria. Tudo o que estiver filtrado — separador, pesquisa, localização, responsável e setor — aplica-se também ao calendário.
Ao lado fica o tabuleiro Por agendar, com os pedidos ainda sem data. Arraste um pedido para um dia para o agendar, ou de volta ao tabuleiro para lhe retirar a data; um toque sem arrastar abre o pedido. Só o pessoal técnico e de gestão pode arrastar, e os dias já passados estão bloqueados.
O prazo de resolução nasce — ou desloca-se — com a data marcada: reagendar acerta o prazo. Enquanto um pedido não tiver data, não há contagem decrescente a correr contra a equipa.
As ordens geradas por planos de manutenção têm duas regras próprias: não podem ficar sem data (o tabuleiro recusa-as, a vermelho) e só se reagendam dentro do período do ciclo — uma tarefa mensal devida a 15 de março aceita qualquer dia até 14 de abril, mas não passa daí. Quando a app recusa, explica sempre porquê.
O menu Relatórios produz um PDF com o retrato operacional de um período. Escolha o intervalo (este mês, últimos 30 dias, últimos 90 dias ou datas à medida) e, se quiser, filtre por setor e por responsável antes de gerar. O documento traz os indicadores do período — pedidos criados, resolvidos, pendentes e atrasados, cumprimento de SLA e tempo mediano de resolução —, a distribuição por categoria, a evolução ao longo do período, a lista dos pendentes e os totais por edifício e por setor.
O âmbito segue a sua função: um administrador vê a organização inteira, um supervisor vê o seu setor. O cabeçalho do PDF identifica sempre o período e os filtros aplicados, para o documento não perder o contexto depois de impresso.
O relatório distingue dois universos, e diz isso no rodapé para não haver enganos: criados conta os pedidos abertos no período; resolvidos, tempo mediano e custo contam os que fecharam no período, mesmo que tenham sido abertos antes. É a leitura honesta — o trabalho que fechou em agosto conta para agosto, ainda que tenha começado em julho.
Além dos indicadores clássicos, o documento traz a divisão planeado vs reativo (preventiva contra corretiva, o indicador que mostra se a manutenção está a ganhar ou a apagar fogos), o custo do período e uma tabela por ativo — número de pedidos, mistura preventiva/corretiva, tempo mediano e custo — que responde a "qual é o equipamento que nos consome a equipa". A pré-visualização no ecrã mostra também o gráfico de evolução, que antes só saía no PDF.
O ecrã Novo Pedido recolhe toda a informação necessária para abrir uma ordem de serviço. O formulário tem cinco seções expansíveis — pode preencher pela ordem que preferir.
Esta é a primeira seção do formulário. Pode anexar uma foto através de:
Depois de anexar uma foto, aparece o botão Análise IA. Ao clicar:
A análise IA está disponível nos planos Starter, Growth, Enterprise e Custom. Não está incluída no plano Free.
Três níveis hierárquicos:
A estrutura de localizações é definida em Administração → Infraestrutura (capítulo 13). Se a sua organização não configurou pisos ou salas, esses níveis aparecem como "N/A".
Quando o pedido está ligado a um ativo de criticidade Alta (capítulo 22), a prioridade vem já sugerida como Alta — ou Crítico, se o equipamento estiver parado. É uma sugestão com um aviso visível por baixo dos botões: quem abre o pedido pode sempre mudá-la, e a partir do momento em que muda a plataforma deixa de sugerir.
Algumas categorias têm campos extra adaptados ao tipo de pedido. Estes campos aparecem automaticamente quando escolhe a categoria correspondente:
A configuração destes campos é feita por categoria nas Categorias Administrativas (capítulo 12).
Se a sua organização configurou Regras de atribuição (capítulo 15), o pedido pode ser automaticamente atribuído a uma unidade no momento da submissão — por exemplo, todos os pedidos de "Eletricidade" vão para a unidade "Manutenção". Se não houver regra, fica "À espera de atribuição".
Com o módulo de ativos ativo (capítulo 22), o formulário mostra o botão Ler QR do equipamento: aponte a câmara à etiqueta e o pedido fica ligado àquele ativo, com a localização preenchida a partir da ficha. É a forma mais rápida — e mais fiável — de abrir um corretivo junto à máquina, sem erros de identificação.
Etiquetas de outra organização são ignoradas com aviso: a leitura só reconhece ativos do seu próprio cadastro.
Ao clicar num cartão de pedido na lista, abre-se o ecrã de detalhe. É aqui que acontece praticamente todo o trabalho: comentários, anexos, mudanças de estado, reatribuições, registo de histórico.
| Secção | Conteúdo |
|---|---|
| Cabeçalho | Título, etiqueta de prioridade, estado, contagem decrescente de SLA (se aplicável). |
| Informação | Categoria, subcategoria, descrição, foto anexada, campos dinâmicos (transporte, evento, etc.). |
| Localização | Propriedade / piso / sala. |
| Unidade responsável | Setor atribuído. Botão "Transferir" para reatribuir. |
| Técnico | Avatar + nome do técnico. Dropdown para reatribuir. |
| Histórico | Linha temporal cronológica: criação, mudanças de estado, reatribuições, notas. Cada entrada indica quem fez e quando. |
| Notas e anexos | Campo para adicionar nota ou anexo. As notas são visíveis a todos os utilizadores autorizados. |
| Botões de ação | Variam pela função e estado atual (ver abaixo). |
As ações disponíveis dependem da sua função e do estado do pedido. Resumo:
| Ação | Quem pode | Quando |
|---|---|---|
| Iniciar | Técnico atribuído, Admin | Estado = Aberto |
| Resolver | Técnico atribuído, Admin | Estado = Em curso |
| Reatribuir unidade | Admin, Supervisor | Em qualquer estado ativo |
| Reatribuir técnico | Admin, Supervisor | Em qualquer estado ativo |
| Cancelar | Admin, autor do pedido | Estado ativo |
| Eliminar | SYSTEM_ADMIN | Em qualquer estado |
Para o ecrã não obrigar a uma sequência de cliques que ninguém faz na prática, três ligações são automáticas:
O responsável pode ser mudado ou removido apenas por administradores do setor (botão Remover responsável na janela de atribuição). Para os restantes perfis a atribuição existente é definitiva — evita que dois técnicos se troquem a meio do trabalho.
O histórico é imutável — cada mudança de estado, reatribuição ou adição de nota fica registada com timestamp e autor. Útil para:
Se a categoria tem SLA configurado (planos Growth+, ver capítulo 17), o cabeçalho mostra uma etiqueta com:
Pedidos que ultrapassam o prazo passam ao estado Atrasado (visível no separador "Atrasados") e contam para o KPI "Atrasados" do Dashboard.
A secção Anexos da ficha do pedido aceita fotografias tiradas na hora e ficheiros (PDF, imagens, documentos) — antes, durante e depois da intervenção. Ficam guardados em privado e abrem por ligação segura temporária.
A Folha de intervenção recolhe a assinatura do técnico e a do cliente no próprio ecrã (dedo ou caneta). São opcionais — pode concluir sem assinar — e saem impressas no PDF do pedido, com o nome e a data. Ao concluir, a app propõe assinar nesse momento; também pode recolher a assinatura mais tarde, pelo botão Assinar folha.
Nem todo o tempo que um pedido demora é responsabilidade da equipa. A peça vem de fora e demora três semanas, o orçamento espera aprovação, o fornecedor ainda não veio. Se o relógio continuar a andar, o relatório acaba a dizer que a equipa é lenta quando o problema está noutro lado.
No detalhe do pedido, o botão Colocar em espera pede o motivo — a aguardar peças, a aguardar aprovação ou a aguardar terceiros — e uma nota opcional. A partir daí:
Ao clicar em Retomar, o tempo que esteve parado é devolvido ao prazo: um pedido que esteve 48 horas à espera de uma peça ganha 48 horas de prazo efetivo. Cada entrada e saída de espera fica registada no histórico, com quem o fez e há quanto tempo — a conversa com o cliente deixa de ser sobre memória.
Ao marcar um pedido como Resolvido, a plataforma abre uma janela curta para registar o que interessa saber depois:
As listas de problema e causa vêm do catálogo da organização (secção 22.14) e, quando o pedido está ligado a um ativo, aparecem já filtradas pelo tipo desse equipamento. Todos os campos são opcionais — quem tem pressa conclui e segue; quem regista ganha, ao fim de alguns meses, a resposta a "porque é que este equipamento nos dá tanto trabalho".
Com a taxa-hora definida (secção 22.15), as horas indicadas convertem-se em custo de mão-de-obra, gravado no pedido no momento do fecho. A ficha passa a mostrar o custo da intervenção: mão-de-obra mais o valor das peças consumidas, descontando as devolvidas.
O ecrã Comunicação é o chat operacional da organização — conversas em tempo real entre técnicos, supervisores, equipas e moradores. Substitui WhatsApp e email para coordenação interna.
Pode enviar:
As mensagens chegam em tempo real (notificação push, se autorizou). Cada conversa marca quantas mensagens não lidas tem.
Para criar uma nova conversa:
O ecrã Definições agrupa tudo o que é da conta individual: avatar, nome, idioma, tema, notificações, privacidade e logout. Para utilizadores com função de administração, é também o ponto de acesso aos menus de configuração da organização.
Mostra o estado atual da autorização de notificações:
O botão Testar subscrição permite confirmar que o seu dispositivo está bem registado no sistema. Mostra o final do endpoint de subscrição.
No iPhone, as notificações push só funcionam se instalou a app no ecrã principal (ver capítulo 4). O ecrã de Definições mostra um aviso específico se detetar que está a usar a app no navegador Safari sem ter instalado.
Clicar em Política de privacidade abre o documento atualizado em resolve-facilities.com/privacidade.html no idioma escolhido. Para pedidos ao abrigo do RGPD (acesso a dados, exportação, eliminação), escreva a support@resolve-facilities.com.
O botão Terminar sessão no fundo do ecrã encerra a sessão atual. Se "Manter sessão iniciada" estava marcado, é igualmente desligado neste dispositivo.
Em Definições → Calendário, o botão Obter o meu link gera uma ligação pessoal para subscrever no calendário do telemóvel. Os pedidos que lhe forem atribuídos e tiverem data agendada passam a aparecer entre os seus compromissos e atualizam-se sozinhos quando mudam de data ou são concluídos.
O telemóvel atualiza de tempos a tempos (tipicamente de hora a hora) — não é instantâneo.
Funciona como uma palavra-passe: quem o tiver vê os seus pedidos. Não o partilhe — e, se isso acontecer, use Gerar novo link: o anterior deixa de funcionar de imediato.
O menu Equipa agrupa toda a gestão de pessoas: convidar utilizadores, atribuir funções e áreas técnicas, gerir afiliação multi-tenant. Acessível apenas a utilizadores com função de administração.
Se o email já pertence a um utilizador da plataforma (em outras organizações), recebe um email "Foi adicionado a [Organização]" a indicar que tem nova organização disponível no seletor. Se for o primeiro tenant da pessoa, é criada uma nova conta e recebe email de boas-vindas.
Distintas das funções de sistema (Admin/Supervisor/etc.), as funções de trabalho descrevem o cargo profissional: Eletricista, Carpinteiro, Rececionista, Gestor, etc. Servem para filtrar a lista de equipa e atribuir pedidos com mais clareza.
Para gerir: Equipa → Funções de trabalho. Adicione, edite ou remova entradas a qualquer momento.
As áreas técnicas são domínios operacionais — Limpeza, Manutenção, IT, Segurança, etc. Cada utilizador pode pertencer a uma ou mais áreas. Permitem:
Cada área pode ter um ícone próprio (escolhido a partir de uma biblioteca de ícones Material Symbols).
Um utilizador pode pertencer a várias organizações. Na lista da equipa, utilizadores multi-tenant aparecem identificados com uma etiqueta. Cada organização vê apenas a função desse utilizador dentro da própria organização — funções e dados não são partilhados entre tenants.
O role CLIENTE destina-se a pessoas fora da sua equipa interna que precisam de interagir com a plataforma — tipicamente um cliente final, um morador num condomínio gerido por terceiros, ou um parceiro externo. É a porta para o Portal Cliente: uma vista propositadamente reduzida da app que mantém o cliente focado nos seus pedidos sem expor a estrutura interna da organização.
Quando o convite é processado, a plataforma cria automaticamente uma conversa direta entre o cliente e o SYSTEM_ADMIN da organização. Aparece imediatamente em Comunicação com o nome do administrador, dando ao cliente um canal de suporte garantido sem ter de o procurar.
As permissões operacionais (criar, iniciar, resolver pedidos próprios e atribuídos) são idênticas. O que distingue o CLIENTE é a filtragem da comunicação — não vê a equipa nem grupos coletivos, apenas os seus pedidos e o canal direto com o admin. Use UTILIZADOR para colaboradores internos não-técnicos; use CLIENTE para terceiros.
Quem tem a função SYSTEM_ADMIN gere o ciclo de vida de cada membro a partir da respetiva ficha em Equipa:
Se o membro tinha acesso ao módulo de manutenção, desativar ou remover liberta também esse lugar (capítulo 22.1).
As categorias definem os tipos de pedido que a sua organização processa. São carregadas inicialmente em função do tipo de organização escolhido no registo, mas pode editar, adicionar ou remover livremente.
Cada categoria pode ativar campos extra no formulário de pedido (ver capítulo 7.5):
Pode associar uma categoria a uma unidade por defeito. Quando um utilizador cria um pedido nessa categoria, é automaticamente atribuído à unidade. Ver capítulo 15 para regras mais finas (multi-condição).
Eliminar uma categoria que tem pedidos associados é bloqueado — primeiro tem de reclassificar esses pedidos. Categorias sem pedidos podem ser eliminadas sem restrição.
A infraestrutura define a hierarquia física onde os pedidos acontecem. Quanto mais detalhada, mais preciso é o registo e mais úteis as análises por localização.
Cada propriedade pode guardar latitude, longitude e altitude. Na edição, o botão Capturar posição GPS lê a posição do próprio dispositivo (útil quando se está no local) e mostra a precisão obtida; em alternativa, escrevem-se as coordenadas à mão. O botão Abrir no mapa confirma o ponto antes de guardar.
A partir da lista, Ver no mapa abre todas as propriedades num mapa único, com os filtros ativos aplicados; um aviso indica quantas ficaram de fora por não terem coordenadas. Os mesmos campos existem nos ativos (capítulo 22.3) — é o que permite mandar uma equipa a um posto de transformação ou a uma estação elevatória sem morada útil.
Apagar um edifício, um piso ou uma sala tem consequências fora deste ecrã — há ativos, planos de preventiva e associações de peças que apontam para esse espaço. Por isso, antes de confirmar, a plataforma conta o impacto e mostra-o: quantos pisos e salas caem juntos e quantos ativos, planos e associações ficam sem aquela localização.
Ao confirmar: os pisos e as salas do espaço apagado desaparecem com ele, e os ativos que lá estavam ficam sem localização — não apontam para um espaço fantasma. Os ativos, os planos e o histórico dos pedidos não são apagados. Os pedidos antigos mantêm o nome do local tal como estava no dia da intervenção, porque isso é história e não deve mudar.
Unidades são as equipas / setores que recebem pedidos. Cada pedido é atribuído a uma unidade. O número de unidades é limitado pelo plano (1 no Free e Starter, 3 no Growth, 10 no Enterprise, configurável no Custom).
Em Administração → Unidades:
Eliminar uma unidade que tem pedidos atribuídos exige confirmação — os pedidos passam para "À espera de atribuição" e tem de os reatribuir manualmente.
Free: 1 unidade · Starter: 1 unidade · Growth: 3 unidades · Enterprise: 10 unidades · Custom: à medida (mínimo 3, sempre menor que o n.º de utilizadores).
As regras automatizam o encaminhamento de pedidos a unidades, eliminando o passo manual e reduzindo o tempo até ao primeiro toque do técnico.
Cada regra define: "Quando um pedido tem [condição], atribuir à unidade [X]". Condições suportadas:
As regras são avaliadas por ordem (top-down). A primeira que corresponde aplica-se; as restantes são ignoradas para esse pedido. Pode reordenar arrastando.
Coloque uma regra "Genérica → Unidade Geral" no fim da lista para garantir que nenhum pedido fica órfão. As condições anteriores capturam os casos específicos; o fallback apanha o resto.
A matriz de permissões define o que cada função pode fazer: criar, ver, editar, alterar estado, eliminar, transferir, atribuir e gerir configuração.
| Função | Quem normalmente é |
|---|---|
| SYSTEM_ADMIN | Responsável principal pela organização. Controlo total sobre o tenant. |
| ADMIN | Administrador delegado. Configurações operacionais. |
| SUPERVISOR | Gestor de equipa. Distribui pedidos, monitoriza SLAs. |
| TECNICO | Executa pedidos atribuídos. |
| AUXILIAR | Apoio técnico, sem responsabilidade sobre pedidos atribuídos. |
| UTILIZADOR | Cria pedidos, consulta os próprios. |
| MORADOR | Cria pedidos no contexto de condomínio. |
| CLIENTE | Cliente externo. Mesmas permissões operacionais que UTILIZADOR mas com comunicação limitada ao SYSTEM_ADMIN — ver capítulo 11.5. |
Cada permissão tem um âmbito:
O ecrã Administração → Permissões mostra a matriz completa em modo leitura. As alterações estão centralizadas pela equipa ReSOLVE — para pedir ajustes ao perfil de permissões da sua organização, contacte support@resolve-facilities.com.
SLAs (Service Level Agreements) definem o prazo máximo de resolução por categoria e prioridade. Permitem medir desempenho operacional, marcar pedidos atrasados e dar visibilidade aos clientes do tempo esperado de resposta.
Para cada categoria configura dois valores:
Depois de configurados:
SLAs personalizados estão incluídos nos planos Growth, Enterprise e Custom. Nos planos Free e Starter, os pedidos não têm SLA e o separador "Atrasados" fica oculto.
O white-label permite personalizar a aparência da plataforma com o logótipo e a cor principal da sua organização — útil para condomínios premium, hotéis, hospitais e qualquer cliente que queira projetar a sua marca aos utilizadores finais.
As alterações de white-label aplicam-se imediatamente a todos os utilizadores da organização — não é preciso fazer logout / login. O botão Repor restaura o logótipo e cor ReSOLVE padrão.
White-label está incluído nos planos Enterprise e Custom. Nos planos Free, Starter e Growth, este menu mostra apenas o convite a fazer upgrade.
Toda a gestão financeira da organização está concentrada em Definições → Faturação: plano atual, alteração de plano, gestão do método de pagamento, histórico de faturas e reembolsos.
| Free | Starter | Growth | Enterprise | Custom | |
|---|---|---|---|---|---|
| Preço mensal (EUR) | €0 | €19 | €109 | €439 | variável |
| Preço anual (EUR) | €0 | €190 | €1090 | €4390 | variável |
| Utilizadores máximos | 3 | 5 | 25 | 100 | à medida |
| Unidades máximas | 1 | 1 | 3 | 10 | à medida |
| Pedidos / mês | 20 | 1000 | ilimitado | ilimitado | ilimitado |
| Sugestões IA (Gemini) | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Notificações push | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| SLAs personalizados | — | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| White-label | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Onboarding assistido | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Módulo Ativos e Preventiva (add-on) | — | — | +€250/mês | +€850/mês | +€9/utilizador |
| Suporte | Comunidade |
A faturação anual oferece aproximadamente 2 meses grátis face à mensal (€190 vs €228 anuais no Starter, por exemplo). A escolha de ciclo é feita no momento da subscrição e pode ser alterada depois (capítulo 19.2).
Em Definições → Faturação, clique em Alterar plano. Aparece a tabela de planos com os cartões clicáveis.
O botão Gerir faturação abre o portal seguro do Stripe — fora da nossa plataforma — onde pode:
A tabela "Histórico de faturas" mostra as últimas 12 cobranças, com:
Faturas reembolsadas (total ou parcial) aparecem com etiqueta clara, evitando confusões com faturas pagas.
O trial é uma escolha explícita no registo: dá 14 dias com limites Starter (5 utilizadores, 1 unidade, 1000 pedidos, IA ativa). No 15.º dia:
O trial não migra automaticamente para Free no fim. Free é uma escolha explícita feita no registo — quem quer Free escolhe Free desde o início. Quem escolheu Trial fez uma promessa de avaliar o produto pago.
Além do plano base, a organização pode ativar módulos adicionais na mesma subscrição. O primeiro disponível é a Gestão de Ativos e Manutenção Preventiva (capítulo 22):
Para ativar: Definições → Faturação → Add-ons → Ativar módulo (requer subscrição ativa). O módulo liga em segundos; o valor proporcional do período em curso entra na fatura seguinte (proração Stripe — sem cobrança no ato). Para remover, use Remover módulo no mesmo cartão: o acesso desliga de imediato e o crédito proporcional entra na fatura seguinte. Os dados nunca são apagados — ao reativar, tudo volta como estava.
Organizações com condições especiais podem ter o módulo ativado diretamente pela equipa ReSOLVE — nesse caso o cartão mostra o selo Oferta, sem cobrança nem botão de remoção.
A plataforma está traduzida em quatro idiomas: Português, Inglês, Francês e Espanhol. A mudança é instantânea e propaga-se a toda a aplicação.
Há três locais onde aparece o seletor de idioma:
Quando um utilizador acede ao site pela primeira vez (sem ter ainda preferência guardada), a plataforma tenta detectar o idioma do navegador. Se for um dos quatro suportados, é usado; caso contrário, recai em Inglês.
As notificações push avisam-no de eventos importantes mesmo quando não está com a aplicação aberta — pedidos atribuídos, mensagens novas, mudanças de estado críticas.
Cada pessoa controla o que recebe em Definições → Notificações: push no navegador e na app instalada, notificação de mensagens de chat e avisos por email — três interruptores independentes.
Para alterar a autorização depois de aceitar/rejeitar:
Repetindo o aviso do capítulo 4: no iPhone, sem ter feito "Adicionar ao Ecrã Principal" no Safari, não há notificações push. É uma restrição do iOS, não da nossa plataforma. Instale a app no ecrã principal antes de aceitar notificações.
Módulo adicional que acrescenta à plataforma o cadastro de equipamentos com etiquetas QR, a manutenção preventiva planeada e a gestão de peças sobressalentes: os planos geram automaticamente ordens de trabalho, com procedimento passo a passo e deteção de não-conformidades. Gestão em Definições → Gestão de Ativos.
O módulo é um add-on pago sobre o plano base (capítulo 19.6): Growth +250 €/mês, Enterprise +850 €/mês, Custom +9 €/utilizador/mês (faturação anual com ~2 meses grátis). Ativa-se em Definições → Faturação → Add-ons e requer uma subscrição ativa de plano Growth ou superior. Ao remover, os dados ficam guardados — a leitura mantém-se, a criação e edição ficam bloqueadas — e reativar repõe tudo como estava.
A dimensão do módulo é independente do plano base: uma organização com 100 utilizadores não precisa de pagar 100 no módulo de manutenção. Escolhe-se a dimensão na Faturação e depois atribui-se o acesso pessoa a pessoa, em Equipa → ficha do membro → Manutenção, onde o contador mostra "X de Y lugares atribuídos". Sem lugares livres, a atribuição é recusada — aumente a dimensão do módulo ou retire o acesso a outro membro. Quem não tem lugar continua a usar a plataforma normalmente; só não vê os ativos, os planos nem as ordens preventivas.
Antes de cadastrar, defina o catálogo em Gestão de Ativos → Tipos e Famílias — por exemplo, o tipo AVAC com as famílias Chillers, UTAs e Splits. Os tipos alimentam os filtros, os agrupamentos e o âmbito dos planos preventivos. Um tipo com ativos ou planos associados não pode ser eliminado (atualize-os primeiro).
Renomear uma família é seguro: a plataforma propaga o nome novo, na mesma operação, aos ativos dessa família, aos planos de preventiva com âmbito de família e às peças associadas por família — e confirma no ecrã quantos registos atualizou. Sem isso, um simples acerto de nome deixaria planos a não gerar nada e peças a desaparecer da ficha do ativo, em silêncio.
Cada ativo tem: nome, tipo e família, localização (propriedade / piso / sala), setor responsável, fabricante, modelo, nº de série, datas de compra e garantia, criticidade (baixa / média / alta), notas e fotografia (guardada em privado — só membros da organização a veem). O estado acompanha o ciclo de vida:
Cada ficha guarda ainda coordenadas GPS com altitude (capturadas no local ou escritas à mão, com Ver no mapa para confirmar) e ficheiros — manuais, esquemas elétricos, certificados, fotografias de chapa de características —, guardados em privado e abertos por ligação segura temporária.
A lista tem pesquisa, filtros (estado, criticidade, propriedade), agrupamentos em cascata (tipo → família, localização → piso, estado), vista condensada e Ver no mapa para os ativos com coordenadas. Um ativo com pedidos associados não pode ser eliminado — mude o estado para Abatido, que preserva o histórico. Eliminar um ativo elimina também os planos preventivos específicos desse ativo.
As etiquetas saem em dois formatos, à escolha no momento de imprimir: folha A4 com 21 etiquetas por página (autocolantes 63,5×38,1 mm, tipo Avery L7160) ou etiqueta 50×30 mm, uma por página, em série, para impressoras de rolo. Ambas trazem o QR, o código do ativo, o descritivo e o logótipo da organização.
Gere as etiquetas em PDF e aplique-as nos equipamentos. Qualquer membro da equipa aponta a câmara do telemóvel ao QR — abre diretamente a ficha do ativo, com o histórico de intervenções e os planos. Da ficha, o botão Criar pedido abre um pedido corretivo já ligado ao ativo e com a localização pré-preenchida.
Em Gestão de Ativos → Ativos → Importar, descarregue o template CSV (inclui uma linha de orientação por coluna), preencha e importe centenas de ativos de uma vez. A validação é linha a linha — uma linha com erro não impede as restantes, e um segundo clique em Importar só tenta as linhas que falharam. Existe um importador equivalente para os planos de manutenção.
Um plano define o quê, onde, quando e como:
Os cartões de plano mostram o gatilho ("A cada 250 horas ou no máx. 6 meses"), a próxima data quando existe e o nº de tarefas; clicar abre em modo de leitura, o lápis edita. Editar o procedimento não altera ordens já geradas — cada ordem guarda a sua própria cópia. Um plano de âmbito ASSET pode ser duplicado para vários ativos de uma vez, e o botão Pedido pontual cria já uma ordem para um ativo do âmbito sem mexer no calendário do plano (útil para uma intervenção fora de ciclo).
Um contador é uma grandeza que se lê num ativo ao longo do tempo. Cria-se na ficha do ativo, em Contadores e leituras, com tipo, nome e unidade. Há dois comportamentos:
As leituras entram por duas vias. À mão, no botão Registar leitura da ficha do ativo — na prática, lendo a etiqueta QR do equipamento com o telemóvel, que abre logo a ficha certa. Ou pelo procedimento: uma tarefa de medição do plano pode ficar ligada a um contador e, quando o técnico a preenche ao executar a ordem, o valor entra sozinho na série do ativo. É o ciclo que interessa — a revisão das 250 horas regista as horas ao ser executada, e é essa leitura que faz nascer a revisão seguinte.
Qualquer membro da equipa com acesso ao módulo pode registar leituras; criar e apagar contadores é para administradores. Enganos corrigem-se com uma leitura nova e uma nota (o histórico das últimas leituras abre na própria linha); apagar uma leitura errada é ação de administrador.
Na primeira vez que corre, o plano guarda a leitura atual como marco zero e não gera nada — adotar um plano num gerador com 12 230 h não enche os pendentes de revisões retroativas. Depois, gera a ordem quando leitura atual − leitura do último disparo ≥ intervalo. Um salto grande de leitura gera uma ordem, não várias em atraso. E como um ativo parado nunca acumula horas, o plano aceita um teto de calendário: 250 horas ou no máximo 6 meses, o que ocorrer primeiro.
Nos âmbitos largos, o editor do plano avisa quantos ativos do âmbito têm mesmo aquele contador ("3 de 5") — os que não têm ficam de fora, sem erro. Nos contadores de parâmetro, a ficha do ativo mostra que planos os vigiam e com que limiar.
Todos os dias a plataforma gera as ordens vencidas como pedidos normais com o selo Preventiva — entram no fluxo habitual (atribuição, SLA, chat, relatórios). Os planos de calendário são processados às 05:00 e os planos por contador às 05:10 (hora UTC); os planos por condição não esperam pelo dia seguinte — a ordem nasce assim que a leitura viola o limiar. Cada setor recebe uma notificação push e um email por dia, com o resumo de tudo o que foi gerado para si, em vez de um aviso por ordem. Quem gere não precisa de esperar pela madrugada: o botão Gerar agora, no ecrã de planos, corre o gerador na hora. No detalhe do pedido, o técnico executa o procedimento tarefa a tarefa; as respostas podem ser gravadas a qualquer momento, sem mudar o estado do pedido.
Se uma inspeção regista Degradado / Avaria, ou uma pergunta é respondida com Não, a plataforma propõe criar de imediato um pedido corretivo ligado ao mesmo ativo — a ponte automática entre a preventiva e a correção.
Um plano parado (módulo desativado, plano inativo) não acumula ordens em atraso: ao retomar, gera uma ordem de recuperação e salta para a próxima data futura.
Uma tarefa periódica não deve encher os pendentes com duplicados: quando nasce o ciclo seguinte, a ordem anterior que nunca saiu de Aberto é fechada como cancelada, com a nota "não executada no período" no histórico. Ordens que a equipa chegou a iniciar (passaram por Em curso) são poupadas — essas continuam abertas, porque há trabalho feito para registar. O email diário do setor indica quantas foram fechadas assim.
Nos planos com base Legal (22.6), uma ordem vencida nunca se fecha sozinha — ficaria por cumprir uma obrigação regulamentar sem rasto. A ordem mantém-se aberta, marcada com § Legal no cartão, no pedido e no calendário, e os administradores recebem um alerta diário enquanto não for executada. Ao concluir, a app lembra que deve anexar o certificado ou relatório da inspeção.
Além das ordens, o módulo vigia quatro coisas por si e avisa quem interessa:
O módulo inclui a gestão do armazém de peças — o material que se gasta nas intervenções: filtros, correias, rolamentos, lâmpadas, vedantes. Encontra-o em Ativos → Peças, e está disponível para quem tem lugar atribuído no módulo (secção 22.1).
A regra que governa tudo o resto: o stock nunca se escreve à mão. A quantidade que vê é sempre o resultado dos movimentos registados — entradas, consumos, ajustes, devoluções e substituições. É isso que permite responder mais tarde à pergunta "para onde foram os 12 filtros?".
SPR-…) — a existência física entra no passo seguinte.Há dois movimentos manuais, com permissões diferentes de propósito:
O histórico da peça lista todos os movimentos por ordem inversa, com data, utilizador, quantidade, nota e o pedido associado quando existe. É imutável: um lançamento errado não se apaga nem se reescreve — corrige-se com um ajuste (ou, se foi um consumo numa ordem, com a devolução descrita em 22.12).
Cada peça tem QR próprio, nos mesmos dois formatos dos ativos: folha A4 com 21 etiquetas ou etiqueta 50×30 mm para impressora de rolo (secção 22.4). Cole a etiqueta na prateleira ou na caixa: apontar a câmara do telemóvel abre a ficha da peça, com o stock atual à vista — a forma mais rápida de conferir existências durante uma contagem.
Quando um consumo ou um ajuste faz o stock descer abaixo do mínimo, o setor responsável pelo pedido — ou os administradores, se a saída não veio de um pedido — recebe notificação push e email com a quantidade atual e o mínimo definido.
O aviso dispara no momento em que cruza o limiar e não se repete enquanto o stock ficar em baixo, para não encher o telemóvel da equipa. Volta a armar-se sozinho assim que uma entrada repuser o nível acima do mínimo.
O registo do material gasto faz-se dentro da ordem de trabalho, na secção Peças utilizadas. Cada registo desconta o stock na hora, entra no histórico do pedido e no da peça, e sai no relatório PDF da intervenção — é o que fecha o ciclo entre a manutenção e o armazém.
Para não ter de procurar numa lista de centenas, a plataforma filtra as peças pelas associações definidas na ficha da peça. Uma peça pode ser associada, sem exclusividade, a:
Uma peça sem associações é tratada como universal e aparece sempre. Na ficha do ativo, a secção Peças compatíveis mostra o caminho inverso: que peças existem para aquele equipamento e com que stock.
Se pedir mais do que existe, o registo é recusado e a mensagem indica quanto está disponível — o stock nunca fica negativo. Ordens já fechadas (resolvidas, canceladas ou rejeitadas) não aceitam registos novos.
Enganos acontecem: a peça errada, o dobro da quantidade, a ordem trocada. Em vez de mexer no stock à mão, retire o registo na própria ordem.
O registo original não desaparece — fica visível, com a devolução ao lado, nos históricos do pedido e da peça. É de propósito: quem auditar mais tarde vê o que aconteceu e não uma lacuna. Cada consumo só pode ser devolvido uma vez, e a devolução exige que a ordem ainda esteja aberta.
Há equipamentos que não se reparam no local: troca-se a unidade avariada por uma de reserva e a reparação faz-se depois, em bancada ou no fornecedor. Uma UPS, uma bomba, um motor. A plataforma trata este caso sem inventar uma entidade nova.
Uma unidade de reserva é um ativo normal, com ficha, QR, histórico e planos próprios — apenas associado a uma peça como reserva. Assim, quando entrar em serviço, já traz consigo tudo o que interessa saber sobre ele. Cada ativo só pode ser reserva de uma peça.
Num só passo, a reserva passa a Ativo e herda a localização e o setor responsável do equipamento que substituiu — fica no lugar dele, para todos os efeitos. A associação de reserva desaparece (deixou de estar em armazém) e o movimento fica registado no histórico da peça com os dois equipamentos identificados.
Um plano preventivo apontado àquele ativo em concreto fica suspenso com ele e não migra para a unidade de reserva — a plataforma não adivinha se o plano seguia o equipamento ou o lugar. Se a manutenção deve continuar, crie o plano para a reserva ou, melhor, use âmbitos por tipo, família ou localização (secção 22.6): esses passam a cobrir a reserva automaticamente, sem intervenção.
Um histórico de texto livre não responde a "porque é que isto avaria". Duas listas curtas respondem. Em Gestão de Ativos › Códigos de avaria, o administrador mantém o catálogo da organização em dois separadores: Problemas (o sintoma) e Causas (a raiz).
Os códigos são escolhidos ao concluir o pedido (secção 8.7). Nas ordens preventivas com não conformidade, o problema "Não conformidade em inspeção" vem pré-selecionado.
Para a plataforma responder a "quanto custa manter este equipamento", faltam dois números que só a organização sabe:
A partir daí, tudo se calcula sozinho: cada consumo de peça guarda o preço do momento (uma subida de preço amanhã não reescreve a história de ontem), uma devolução estorna exatamente o valor que saiu, e a ficha do ativo mostra o custo acumulado de manutenção. O relatório de desempenho traz o custo do período.
Isto não é um razão contabilístico: não há centros de custo, nem amortizações, nem integração com ERP. É o custo operacional por intervenção e por equipamento — o número que serve para decidir entre continuar a reparar ou substituir.
Nos ecrãs de Ativos e de Peças de reserva, o botão Exportar CSV descarrega o que estiver filtrado no ecrã — os mesmos filtros que está a ver, não a base inteira.
O ficheiro dos ativos usa exatamente as colunas do modelo de importação (secção 22.5). Isto permite o ciclo completo: exportar, corrigir dezenas de linhas com o conforto de uma folha de cálculo e voltar a importar. O ficheiro das peças traz o stock, o mínimo, a localização de armazém e o custo unitário com a moeda da organização.
Os ficheiros abrem diretamente no Excel, no Numbers ou no Google Sheets (UTF-8, separador ponto-e-vírgula). E respondem, sem promessas, à pergunta "e se um dia eu quiser levar os meus dados?".
Canal oficial entre a gestão e os moradores: avisos, reuniões com lembrete automático, atas e documentos — no telemóvel de cada morador, sem grupos informais de mensagens.
O portal liga-se automaticamente nas organizações criadas com o tipo Condomínio (capítulo 2) — está incluído no plano, sem custo adicional. Para outros tipos de organização, contacte o suporte.
Em Definições → Condomínio, quatro separadores:
Cada publicação tem um âmbito: geral (todo o condomínio) ou um prédio específico — cada morador só vê o que lhe diz respeito. Ficheiros aceites: PDF, imagens, Word (.docx) e Excel (.xlsx), até 10 MB, guardados em privado e abertos por ligação segura temporária.
Os moradores têm a entrada Condomínio na navegação principal, em modo de leitura: consultam os avisos, reuniões, atas e documentos do âmbito geral e do seu prédio, e descarregam os ficheiros em segurança. (A criação de pedidos de manutenção continua no fluxo normal — capítulo 7.)
Na véspera de cada reunião (por volta das 08:00), os moradores abrangidos recebem uma notificação push e um email com o título, a data, a hora e o local. Se a reunião for adiada, o lembrete rearma-se automaticamente para a nova véspera.
Reuniões criadas já depois do envio da véspera (por exemplo, hoje para amanhã de manhã) podem não receber lembrete automático — nesse caso, publique também um aviso.
Definição dos principais termos usados nesta plataforma e neste manual.
As dúvidas mais comuns dos novos utilizadores.
Verifique que abriu a app a partir do ícone no ecrã principal, não a partir do Safari. Se ainda não instalou, vá ao capítulo 4 e siga os passos de "Adicionar ao Ecrã Principal". O iOS não permite notificações push sem essa instalação.
No ecrã de login, clique em Esqueceste a palavra-passe?, introduza o email e siga o link que receber. O link é válido por tempo limitado — se expirou, basta repetir o pedido.
Sim. Depois do login, é apresentado o seletor de organização (capítulo 3.3). A função pode ser diferente em cada organização (ex. admin numa, técnico noutra).
Em Definições → Faturação, na tabela do histórico, clique no link "PDF" de cada fatura. Em alternativa, abra o Portal Stripe (Gerir faturação) para ter acesso a todas as faturas históricas.
Downgrades self-service estão bloqueados. Cancele a subscrição atual (continua ativa até ao fim do ciclo pago) e subscreva o plano inferior depois, ou contacte support@resolve-facilities.com para apoio.
O catálogo inicial foi carregado em função do tipo de organização escolhido no registo. Pode editar livremente: adicionar, renomear, eliminar categorias e subcategorias em Administração → Categorias (capítulo 12).
Pedidos ao abrigo do RGPD devem ser feitos por escrito para support@resolve-facilities.com. O administrador da organização pode eliminar utilizadores em Equipa; para eliminação total do tenant e respetivos dados, é necessário um pedido formal.
Ver capítulo 19.1 (Comparativo de planos). Resumo: Free €0, Starter €19/mês, Growth €109/mês, Enterprise €439/mês, Custom variável. Faturação em EUR, processada pelo Stripe.
Não — vendemos exclusivamente em EUR. O Stripe poderá fazer a conversão automática no cartão do cliente em função do banco emissor, mas a fatura é emitida em EUR.
Para qualquer dúvida operacional, problema técnico, sugestão ou pedido formal de proteção de dados, contacte-nos. Respondemos em horário útil (dias úteis, 9h-18h Lisboa) e os pedidos críticos são priorizados.
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Este manual descreve a versão atual da plataforma. Funcionalidades e ecrãs podem evoluir.