ReSOLVE Facilities
Manual do
Manual do
Utilizador
Guia completo da plataforma de gestão de pedidos e operações multi-tenant — todas as funcionalidades, ecrãs e definições.
Guia completo da plataforma de gestão de pedidos e operações multi-tenant — todas as funcionalidades, ecrãs e definições.
O ReSOLVE Facilities é uma plataforma multi-tenant para gerir pedidos, equipas técnicas e operações de manutenção. Foi pensada para condomínios, hotéis, hospitais, escolas, data centers e qualquer organização com unidades, setores e equipas em campo.
Cada cliente da ReSOLVE — chamado tenant — tem o seu próprio espaço isolado: utilizadores, categorias de serviço, unidades organizacionais (setores), infraestrutura (propriedades / pisos / salas), regras de atribuição e dados de pedidos. Nenhum tenant vê os dados de outro.
Em cada tenant, os utilizadores criam pedidos (ordens de serviço): uma fuga de água numa sala, um equipamento avariado, um transporte a marcar, um evento a preparar. Cada pedido segue um ciclo — Aberto → Em curso → Resolvido — com prioridade, prazo de resolução (SLA), atribuição a uma unidade e a um técnico responsável.
Antes de convidar a equipa, dedique 15 minutos a configurar unidades, infraestrutura e categorias. Um tenant bem configurado à partida reduz erros de atribuição e acelera o trabalho diário.
O registo é self-service em app.resolve-facilities.com/signup. Cada escolha que faz neste fluxo define como o seu tenant é provisionado — desde os limites do plano até ao catálogo de categorias carregado por defeito.
Precisa de:
resolve-facilities.com/termos.html e /privacidade.html).no-reply@resolve-facilities.com com os próximos passos.O ato de criar a conta executa uma transação atómica no servidor que cria várias linhas de dados em simultâneo. A tabela abaixo resume o que é carregado em função das suas escolhas:
| Escolha | O que é criado / carregado |
|---|---|
| Tipo de organização | Catálogo inicial de categorias e subcategorias adequado ao setor. Por exemplo, um hotel recebe categorias como "Quartos / Limpeza" e "Eventos"; um hospital recebe "Manutenção biomédica" e "Higiene clínica". |
| Idioma do sistema | O catálogo de categorias acima é carregado no idioma escolhido. Os emails transacionais (boas-vindas, convites, dunning) são enviados também neste idioma. |
| Plano | Limites do tenant: máximo de utilizadores, máximo de unidades, máximo de pedidos por mês. Funcionalidades ativadas: IA, SLAs, white-label, integrações (ver capítulo 19). |
| Trial 14 dias | Cria a conta com limites Starter (5 utilizadores, 1 unidade, 1.000 pedidos) durante 14 dias. No 15.º dia, se nenhum plano pago tiver sido ativado, a conta é suspensa (não passa a Free automaticamente — a passagem a Free é uma escolha explícita). |
| Nome da organização | Aparece em faturas, emails, e no Dashboard até carregar um logótipo próprio (white-label, Enterprise+). |
| Nome + email do administrador | É criado o primeiro utilizador com função SYSTEM_ADMIN. Pode convidar mais utilizadores depois. |
| Unidade por defeito | É automaticamente criada uma unidade "Geral" (renomeável depois) para receber pedidos enquanto não configura setores específicos. |
No final dos 14 dias do trial, a conta fica suspensa e os utilizadores perdem acesso até subscreverem um plano. Os dados não são apagados, mas não conseguem trabalhar. Recomendamos definir alarme para o dia 12 e tomar decisão a tempo.
O plano Custom destina-se a organizações que não encaixam nos escalões fixos. Ao escolher Custom no registo, vai para uma calculadora onde indica:
O preço é calculado em tempo real com base em escalões marginais por utilizador (4 € nos primeiros 199 utilizadores, 3,75 € entre 200 e 499, 3,50 € acima de 500) multiplicado por um fator de complexidade organizacional (mais unidades por utilizador = mais isolamento operacional = mais overhead de suporte). Inclui IA, SLAs, white-label, suporte por email e onboarding assistido.
Acima de 1.000 utilizadores o registo self-service não está disponível — escreva para support@resolve-facilities.com e fazemos proposta personalizada.
Se foi convidado para uma organização existente, recebe um email de no-reply@resolve-facilities.com com o assunto "Foi adicionado a [Organização] no ReSOLVE Facilities" e um botão "Entrar agora". Clicar nesse botão:
O seu administrador define a função (admin, supervisor, técnico, utilizador, morador) — pode pedir alteração de papel diretamente a quem o convidou.
O acesso à plataforma faz-se em app.resolve-facilities.com. O fluxo é de dois passos (email primeiro, palavra-passe depois) e suporta múltiplas organizações por utilizador.
Se esqueceu a palavra-passe:
Se o link de recuperação expirou ou já foi usado, vê uma mensagem clara — basta repetir o pedido em "Esqueci-me da palavra-passe".
Um mesmo email pode estar associado a várias organizações (por exemplo, um técnico que presta serviços a dois condomínios). Nesse caso, depois do login aparece o Seletor de organização:
A palavra-passe é única por utilizador (não por organização). Se mudar a palavra-passe, fica válida para todas as organizações a que pertence.
O ReSOLVE Facilities é uma Progressive Web App (PWA). Não está nas lojas Apple ou Google — instala-se diretamente a partir do navegador em poucos segundos. Funciona como uma aplicação nativa: ícone no ecrã principal, ecrã inteiro sem barra de URL, notificações push.
app.resolve-facilities.com.O Android é o caminho mais direto: o Chrome deteta automaticamente que a aplicação é instalável e mostra uma sugestão. Se a sugestão desaparecer ou nunca tiver aparecido:
app.resolve-facilities.com.Em iPads e tablets Android, o procedimento é idêntico. Em iPad, a barra de partilha está no canto superior direito do Safari, não na barra inferior.
Depois de instalar e iniciar sessão pela primeira vez, o navegador pergunta se quer permitir notificações. Aceite — as notificações são fundamentais para receber avisos de novos pedidos, atribuições e mensagens em tempo real.
No iPhone, as notificações push só funcionam se a aplicação foi instalada no ecrã principal (passos acima). No Safari aberto como página web, o iOS não permite push. Se não recebe notificações no iPhone, confirme que está a abrir a app a partir do ícone do ecrã principal e não a partir do Safari.
Para gerir notificações depois de aceitar, vá a Conta e Gestão → Notificações dentro da app (capítulo 10.3) ou às definições do sistema operativo (Definições do iPhone / Android → Notificações → ReSOLVE).
A app guarda no dispositivo uma cópia dos dados já carregados, para continuar a consultar pedidos, ativos e planos quando a rede falha — o caso típico das caves, casas das máquinas e garagens. No topo do ecrã, uma barra diz sempre em que pé estão as suas alterações:
Ficam em fila as ações mais comuns em campo: mudar o estado de um pedido, escrever uma nota, anexar um ficheiro, assinar a folha de intervenção, criar um pedido e enviar uma mensagem de chat.
A fila vive no dispositivo: desinstalar a app ou limpar os dados do navegador antes de recuperar a rede faz perder o que estava por enviar. Espere pela barra Tudo sincronizado.
O Dashboard é a página inicial depois de iniciar sessão. Mostra de relance a saúde operacional do dia: pedidos ativos, críticos, atrasados, distribuição por categoria e carga da equipa.
No topo aparece uma saudação adaptada à hora do dia (Bom dia / Boa tarde / Boa noite) seguida do logótipo da organização. Se subscreveu o plano Enterprise+ e configurou white-label (capítulo 18), aparece o seu próprio logótipo.
Mostra a composição dos pedidos ativos em formato de gráfico circular, com um menu dropdown para escolher o critério de agrupamento:
Visível apenas para utilizadores com função ADMIN, SYSTEM_ADMIN ou SUPERVISOR. É um gráfico horizontal com o número de pedidos ativos por técnico — útil para identificar sobrecarga ou desequilíbrio na distribuição.
Para organizações novas, aparece uma checklist de seis passos para acelerar a configuração inicial:
Pode Dispensar a checklist a qualquer momento — não bloqueia nenhuma funcionalidade. Reaparece se for restaurada manualmente.
O ecrã Pedidos é o centro operacional: lista todos os pedidos que pode ver, filtrados em oito separadores. A visibilidade depende da sua função e do âmbito definido nas Permissões (capítulo 16).
| Separador | Mostra |
|---|---|
| Todos | Todos os pedidos visíveis para o seu utilizador. |
| Atribuídos a mim | Pedidos ativos onde é o técnico responsável. |
| Abertos | Estado Aberto e Atrasado. |
| Em curso | Estado Em curso (técnico já iniciou trabalho). |
| Críticos | Prioridade CRÍTICO e ainda ativos. |
| Atrasados | Ultrapassaram o prazo de SLA (Growth+). |
| Resolvidos | Já encerrados com sucesso. |
| Cancelados | Cancelados ou rejeitados. |
Cada pedido aparece como um cartão com:
Dois extras: as ordens geradas por planos de manutenção trazem o selo Preventiva (violeta — capítulo 22), e no cabeçalho pode alternar entre a vista de cartões e a vista condensada (uma linha por pedido, 2-3× mais itens por ecrã). A escolha fica memorizada por dispositivo e existe também nas listas de Ativos, Planos e Conversas.
O botão Exportar CSV descarrega todos os pedidos visíveis no separador atual em formato CSV. Útil para análises externas (Excel, BI, contabilidade). Colunas incluídas:
Combinando "Tempo de resolução" e "SLA definido" no Excel ou num BI, consegue identificar facilmente quais as categorias ou unidades que estão a ultrapassar prazos sistematicamente — base para conversas de melhoria contínua.
No cabeçalho dos Pedidos pode trocar a lista pela vista de calendário. Cada dia mostra os pedidos com data agendada (etiqueta Agendado) e aqueles cujo prazo de SLA termina nesse dia (etiqueta Prazo), com a cor da categoria. Tudo o que estiver filtrado — separador, pesquisa, localização, responsável e setor — aplica-se também ao calendário.
Ao lado fica o tabuleiro Por agendar, com os pedidos ainda sem data. Arraste um pedido para um dia para o agendar, ou de volta ao tabuleiro para lhe retirar a data; um toque sem arrastar abre o pedido. Só o pessoal técnico e de gestão pode arrastar, e os dias já passados estão bloqueados.
O prazo de resolução nasce — ou desloca-se — com a data marcada: reagendar acerta o prazo. Enquanto um pedido não tiver data, não há contagem decrescente a correr contra a equipa.
As ordens geradas por planos de manutenção têm duas regras próprias: não podem ficar sem data (o tabuleiro recusa-as, a vermelho) e só se reagendam dentro do período do ciclo — uma tarefa mensal devida a 15 de março aceita qualquer dia até 14 de abril, mas não passa daí. Quando a app recusa, explica sempre porquê.
Uma data agendada que passe sem o pedido ser concluído rola sozinha para o dia útil seguinte — a plataforma salta o descanso semanal configurado da organização e os feriados registados. Este rolo automático é silencioso e não mexe no prazo de SLA: o prazo conta desde o início, e um pedido atrasado continua atrasado. Reagendar à mão é diferente — esse acerta o prazo e avisa os envolvidos, como sempre.
O menu Relatórios produz um PDF com o retrato operacional de um período. Escolha o intervalo (este mês, últimos 30 dias, últimos 90 dias ou datas à medida) e, se quiser, filtre por setor e por responsável antes de gerar. O documento traz os indicadores do período — pedidos criados, resolvidos, pendentes e atrasados, cumprimento de SLA e tempo mediano de resolução —, a distribuição por categoria, a evolução ao longo do período, a lista dos pendentes e os totais por edifício e por setor.
O âmbito segue a sua função: um administrador vê a organização inteira, um supervisor vê o seu setor. O cabeçalho do PDF identifica sempre o período e os filtros aplicados, para o documento não perder o contexto depois de impresso.
O relatório distingue dois universos, e diz isso no rodapé para não haver enganos: criados conta os pedidos abertos no período; resolvidos, tempo mediano e custo contam os que fecharam no período, mesmo que tenham sido abertos antes. É a leitura honesta — o trabalho que fechou em agosto conta para agosto, ainda que tenha começado em julho.
Além dos indicadores clássicos, o documento traz a divisão planeado vs reativo (preventiva contra corretiva, o indicador que mostra se a manutenção está a ganhar ou a apagar fogos), o custo do período e uma tabela por ativo — número de pedidos, mistura preventiva/corretiva, tempo mediano e custo — que responde a "qual é o equipamento que nos consome a equipa". A pré-visualização no ecrã mostra também o gráfico de evolução, que antes só saía no PDF.
Escolhe o que aparece: antes de gerar, uma lista de vistos liga e desliga cada secção do documento — a escolha fica memorizada no seu navegador. A tabela dos pendentes traz colunas próprias de categoria e de motivo de espera (preenchido nos pedidos em espera; em branco nos restantes), e três gráficos circulares resumem os pendentes por motivo, os pendentes por categoria e os resolvidos por categoria — a mesma categoria tem sempre a mesma cor nos dois circulares. Na evolução do período, a entrada aparece empilhada por tipo (preventiva em baixo, corretiva por cima) com os resolvidos em barra própria ao lado — dois universos, lado a lado, sem se somarem.
O ecrã Novo Pedido recolhe toda a informação necessária para abrir uma ordem de serviço. O formulário tem cinco secções expansíveis — pode preencher pela ordem que preferir.
Esta é a primeira secção do formulário. Pode anexar uma foto através de:
Depois de anexar uma foto, aparece o botão Análise IA. Ao clicar:
A análise IA está disponível nos planos Starter, Growth, Enterprise e Custom. Não está incluída no plano Free.
A organização pode ainda desligar a análise IA nas Opções nos Pedidos (capítulo 24): a foto continua a poder ser anexada — fica como registo fotográfico do pedido — mas os campos deixam de se preencher automaticamente.
Três níveis hierárquicos:
A estrutura de localizações é definida em Administração → Infraestrutura (capítulo 13). Se a sua organização não configurou pisos ou salas, esses níveis aparecem como "N/A".
Quando o pedido está ligado a um ativo de criticidade Alta (capítulo 22), a prioridade vem já sugerida como Alta — ou Crítico, se o equipamento estiver parado. É uma sugestão com um aviso visível por baixo dos botões: quem abre o pedido pode sempre mudá-la, e a partir do momento em que muda a plataforma deixa de sugerir.
Algumas categorias têm campos extra adaptados ao tipo de pedido. Estes campos aparecem automaticamente quando escolhe a categoria correspondente:
A configuração destes campos é feita por categoria nas Categorias Administrativas (capítulo 12).
Se a sua organização configurou Regras de atribuição (capítulo 15), o pedido pode ser automaticamente atribuído a uma unidade no momento da submissão — por exemplo, todos os pedidos de "Eletricidade" vão para a unidade "Manutenção". Se não houver regra, fica "À espera de atribuição".
Com o módulo de ativos ativo (capítulo 22), o formulário mostra o botão Ler QR do equipamento: aponte a câmara à etiqueta e o pedido fica ligado àquele ativo, com a localização preenchida a partir da ficha. É a forma mais rápida — e mais fiável — de abrir um corretivo junto à máquina, sem erros de identificação.
Etiquetas de outra organização são ignoradas com aviso: a leitura só reconhece ativos do seu próprio cadastro.
A sua organização pode ter escondido alguns destes passos em Conta e Gestão → Opções nos Pedidos — ver o capítulo 24. Se não encontra a fotografia, a leitura QR, a assinatura, a mão de obra, as peças, os códigos de avaria, a validação ou os anexos, é aí que se ligam.
Ao clicar num cartão de pedido na lista, abre-se o ecrã de detalhe. É aqui que acontece praticamente todo o trabalho: comentários, anexos, mudanças de estado, reatribuições, registo de histórico.
| Secção | Conteúdo |
|---|---|
| Cabeçalho | Título, etiqueta de prioridade, estado, contagem decrescente de SLA (se aplicável). |
| Informação | Categoria, subcategoria, descrição, foto anexada, campos dinâmicos (transporte, evento, etc.). |
| Localização | Propriedade / piso / sala. |
| Unidade responsável | Setor atribuído. Botão "Transferir" para reatribuir. |
| Técnico | Avatar + nome do técnico. Dropdown para reatribuir. |
| Histórico | Linha temporal cronológica: criação, mudanças de estado, reatribuições, notas. Cada entrada indica quem fez e quando. |
| Notas e anexos | Campo para adicionar nota ou anexo. As notas são visíveis a todos os utilizadores autorizados. |
| Botões de ação | Variam pela função e estado atual (ver abaixo). |
As ações disponíveis dependem da sua função e do estado do pedido. Resumo:
| Ação | Quem pode | Quando |
|---|---|---|
| Iniciar | Técnico atribuído, Admin | Estado = Aberto |
| Resolver | Técnico atribuído, Admin | Estado = Em curso |
| Reatribuir unidade | Admin, Supervisor | Em qualquer estado ativo |
| Reatribuir técnico | Admin, Supervisor | Em qualquer estado ativo |
| Cancelar | Admin, autor do pedido | Estado ativo |
| Eliminar | SYSTEM_ADMIN | Em qualquer estado |
Para o ecrã não obrigar a uma sequência de cliques que ninguém faz na prática, três ligações são automáticas:
O responsável pode ser mudado ou removido apenas por administradores do setor (botão Remover responsável na janela de atribuição). Para os restantes perfis a atribuição existente é definitiva — evita que dois técnicos se troquem a meio do trabalho.
O histórico é imutável — cada mudança de estado, reatribuição ou adição de nota fica registada com timestamp e autor. Útil para:
Se a categoria tem SLA configurado (planos Growth+, ver capítulo 17), o cabeçalho mostra uma etiqueta com:
Pedidos que ultrapassam o prazo passam ao estado Atrasado (visível no separador "Atrasados") e contam para o KPI "Atrasados" do Dashboard.
A secção Anexos da ficha do pedido aceita fotografias tiradas na hora e ficheiros (PDF, imagens, documentos) — antes, durante e depois da intervenção. Ficam guardados em privado e abrem por ligação segura temporária.
A Folha de intervenção recolhe a assinatura do técnico e a do cliente no próprio ecrã (dedo ou caneta). São opcionais — pode concluir sem assinar — e saem impressas no PDF do pedido, com o nome e a data. Ao concluir, a app propõe assinar nesse momento; também pode recolher a assinatura mais tarde, pelo botão Assinar folha.
Nem todo o tempo que um pedido demora é responsabilidade da equipa. A peça vem de fora e demora três semanas, o orçamento espera aprovação, o fornecedor ainda não veio. Se o relógio continuar a andar, o relatório acaba a dizer que a equipa é lenta quando o problema está noutro lado.
No detalhe do pedido, o botão Colocar em espera pede o motivo e uma nota opcional. Os motivos são os três predefinidos — a aguardar peças, a aguardar aprovação, a aguardar terceiros — ou a lista própria que a organização definir nas Opções nos Pedidos (capítulo 24), até dez. A partir daí:
Ao clicar em Retomar, o tempo que esteve parado é devolvido ao prazo: um pedido que esteve 48 horas à espera de uma peça ganha 48 horas de prazo efetivo. Cada entrada e saída de espera fica registada no histórico, com quem o fez e há quanto tempo — a conversa com o cliente deixa de ser sobre memória.
Ao marcar um pedido como Resolvido, a plataforma abre uma janela curta para registar o que interessa saber depois:
As listas de problema e causa vêm do catálogo da organização (secção 22.14) e, quando o pedido está ligado a um ativo, aparecem já filtradas pelo tipo desse equipamento. Todos os campos são opcionais — quem tem pressa conclui e segue; quem regista ganha, ao fim de alguns meses, a resposta a "porque é que este equipamento nos dá tanto trabalho".
Nas ordens preventivas este passo não aparece: o registo do trabalho é o próprio procedimento do plano, e pedir "problema e causa" a uma tarefa planeada não faz sentido.
Depois de concluído, o pedido fica a aguardar validação de quem o abriu, que confirma o trabalho e pode deixar uma avaliação. Se quem abriu o pedido foi também quem o executou, a validação passa para o responsável do setor — ninguém valida o próprio trabalho. Sem resposta em sete dias, a plataforma valida automaticamente.
Com a taxa-hora definida (secção 22.15), as horas indicadas convertem-se em custo de mão de obra, gravado no pedido no momento do fecho. A ficha passa a mostrar o custo da intervenção: mão de obra mais o valor das peças consumidas, descontando as devolvidas.
A sua organização pode ter escondido alguns destes passos em Conta e Gestão → Opções nos Pedidos — ver o capítulo 24. Se não encontra a fotografia, a leitura QR, a assinatura, a mão de obra, as peças, os códigos de avaria, a validação ou os anexos, é aí que se ligam.
O ecrã Comunicação é o chat operacional da organização — conversas em tempo real entre técnicos, supervisores, equipas e moradores. Substitui WhatsApp e email para coordenação interna.
Pode enviar:
As mensagens chegam em tempo real (notificação push, se autorizou). Cada conversa marca quantas mensagens não lidas tem.
Para criar uma nova conversa:
O ecrã Conta e Gestão agrupa tudo o que é da conta individual: avatar, nome, idioma, tema, notificações, privacidade e logout. Para utilizadores com função de administração, é também o ponto de acesso aos menus de configuração da organização.
Mostra o estado atual da autorização de notificações:
O botão Testar subscrição permite confirmar que o seu dispositivo está bem registado no sistema. Mostra o final do endpoint de subscrição.
No iPhone, as notificações push só funcionam se instalou a app no ecrã principal (ver capítulo 4). O ecrã de Conta e Gestão mostra um aviso específico se detetar que está a usar a app no navegador Safari sem ter instalado.
Clicar em Política de privacidade abre o documento atualizado em resolve-facilities.com/privacidade.html no idioma escolhido. Para pedidos ao abrigo do RGPD (acesso a dados, exportação, eliminação), escreva a support@resolve-facilities.com.
O botão Terminar sessão no fundo do ecrã encerra a sessão atual. Se "Manter sessão iniciada" estava marcado, é igualmente desligado neste dispositivo.
Em Conta e Gestão → Calendário, o botão Obter o meu link gera uma ligação pessoal para subscrever no calendário do telemóvel. Os pedidos que lhe forem atribuídos e tiverem data agendada passam a aparecer entre os seus compromissos e atualizam-se sozinhos quando mudam de data ou são concluídos.
O telemóvel atualiza de tempos a tempos (tipicamente de hora a hora) — não é instantâneo.
Funciona como uma palavra-passe: quem o tiver vê os seus pedidos. Não o partilhe — e, se isso acontecer, use Gerar novo link: o anterior deixa de funcionar de imediato.
O menu Equipa agrupa toda a gestão de pessoas: convidar utilizadores, atribuir funções e áreas técnicas, gerir afiliação multi-tenant. Acessível apenas a utilizadores com função de administração.
Se o email já pertence a um utilizador da plataforma (noutras organizações), recebe um email "Foi adicionado a [Organização]" a indicar que tem nova organização disponível no seletor. Se for o primeiro tenant da pessoa, é criada uma nova conta e recebe email de boas-vindas.
Distintas das funções de sistema (Admin/Supervisor/etc.), as funções de trabalho descrevem o cargo profissional: Eletricista, Carpinteiro, Rececionista, Gestor, etc. Servem para filtrar a lista de equipa e atribuir pedidos com mais clareza.
Para gerir: Equipa → Funções de trabalho. Adicione, edite ou remova entradas a qualquer momento.
As áreas técnicas são domínios operacionais — Limpeza, Manutenção, IT, Segurança, etc. Cada utilizador pode pertencer a uma ou mais áreas. Permitem:
Cada área pode ter um ícone próprio (escolhido a partir de uma biblioteca de ícones Material Symbols).
Um utilizador pode pertencer a várias organizações. Na lista da equipa, utilizadores multi-tenant aparecem identificados com uma etiqueta. Cada organização vê apenas a função desse utilizador dentro da própria organização — funções e dados não são partilhados entre tenants.
A função CLIENTE destina-se a pessoas fora da sua equipa interna que precisam de interagir com a plataforma — tipicamente um cliente final, um morador num condomínio gerido por terceiros, ou um parceiro externo. É a porta para o Portal Cliente: uma vista propositadamente reduzida da app que mantém o cliente focado nos seus pedidos sem expor a estrutura interna da organização.
Quando o convite é processado, a plataforma cria automaticamente uma conversa direta entre o cliente e o SYSTEM_ADMIN da organização. Aparece imediatamente em Comunicação com o nome do administrador, dando ao cliente um canal de suporte garantido sem ter de o procurar.
As permissões operacionais (criar, iniciar, resolver pedidos próprios e atribuídos) são idênticas. O que distingue o CLIENTE é a filtragem da comunicação — não vê a equipa nem grupos coletivos, apenas os seus pedidos e o canal direto com o admin. Use UTILIZADOR para colaboradores internos não técnicos; use CLIENTE para terceiros.
Quem tem a função SYSTEM_ADMIN gere o ciclo de vida de cada membro a partir da respetiva ficha em Equipa:
Se o membro tinha acesso ao módulo de manutenção, desativar ou remover liberta também esse lugar (capítulo 22.1).
As categorias definem os tipos de pedido que a sua organização processa. São carregadas inicialmente em função do tipo de organização escolhido no registo — e são suas: gere as subcategorias, oculta e elimina qualquer uma delas, incluindo as carregadas por defeito. Só o nome e o ícone das de origem ficam fixos: o identificador interno nasce do nome original e aparece em importações e regras — um nome novo em cima de um identificador antigo confundiria.
Cada categoria pode ativar campos extra no formulário de pedido (ver capítulo 7.5):
Pode associar uma categoria a uma unidade por defeito. Quando um utilizador cria um pedido nessa categoria, é automaticamente atribuído à unidade. Ver capítulo 15 para regras mais finas (multi-condição).
Eliminar uma categoria com pedidos ativos é bloqueado — primeiro conclua ou reclassifique esses pedidos. Com histórico apenas, elimina-se — também as carregadas por defeito; os pedidos antigos guardam o nome da altura, que é histórico correto.
A infraestrutura define a hierarquia física onde os pedidos acontecem. Quanto mais detalhada, mais preciso é o registo e mais úteis as análises por localização.
Cada propriedade pode guardar latitude, longitude e altitude. Na edição, o botão Capturar posição GPS lê a posição do próprio dispositivo (útil quando se está no local) e mostra a precisão obtida; em alternativa, escrevem-se as coordenadas à mão. O botão Abrir no mapa confirma o ponto antes de guardar.
A partir da lista, Ver no mapa abre todas as propriedades num mapa único, com os filtros ativos aplicados; um aviso indica quantas ficaram de fora por não terem coordenadas. Os mesmos campos existem nos ativos (capítulo 22.3) — é o que permite mandar uma equipa a um posto de transformação ou a uma estação elevatória sem morada útil.
Apagar um edifício, um piso ou uma sala tem consequências fora deste ecrã — há ativos, planos de preventiva e associações de peças que apontam para esse espaço. Por isso, antes de confirmar, a plataforma conta o impacto e mostra-o: quantos pisos e salas caem juntos e quantos ativos, planos e associações ficam sem aquela localização.
Ao confirmar: os pisos e as salas do espaço apagado desaparecem com ele, e os ativos que lá estavam ficam sem localização — não apontam para um espaço fantasma. Os ativos, os planos e o histórico dos pedidos não são apagados. Os pedidos antigos mantêm o nome do local tal como estava no dia da intervenção, porque isso é história e não deve mudar.
Unidades são as equipas / setores que recebem pedidos. Cada pedido é atribuído a uma unidade. O número de unidades é limitado pelo plano (1 no Free e Starter, 3 no Growth, 10 no Enterprise, configurável no Custom).
Em Administração → Unidades:
Eliminar uma unidade que tem pedidos atribuídos exige confirmação — os pedidos passam para "À espera de atribuição" e tem de os reatribuir manualmente.
Free: 1 unidade · Starter: 1 unidade · Growth: 3 unidades · Enterprise: 10 unidades · Custom: à medida (mínimo 3, sempre menor que o n.º de utilizadores).
As regras automatizam o encaminhamento de pedidos a unidades, eliminando o passo manual e reduzindo o tempo até ao primeiro toque do técnico.
Cada regra define: "Quando um pedido tem [condição], atribuir à unidade [X]". Condições suportadas:
As regras são avaliadas por ordem (top-down). A primeira que corresponde aplica-se; as restantes são ignoradas para esse pedido. Pode reordenar arrastando.
Coloque uma regra "Genérica → Unidade Geral" no fim da lista para garantir que nenhum pedido fica órfão. As condições anteriores capturam os casos específicos; o fallback apanha o resto.
A matriz de permissões define o que cada função pode fazer: criar, ver, editar, alterar estado, eliminar, transferir, atribuir e gerir configuração.
| Função | Quem normalmente é |
|---|---|
| SYSTEM_ADMIN | Responsável principal pela organização. Controlo total sobre o tenant. |
| ADMIN | Administrador delegado. Configurações operacionais. |
| SUPERVISOR | Gestor de equipa. Distribui pedidos, monitoriza SLAs. |
| TECNICO | Executa pedidos atribuídos. |
| AUXILIAR | Apoio técnico, sem responsabilidade sobre pedidos atribuídos. |
| UTILIZADOR | Cria pedidos, consulta os próprios. |
| MORADOR | Cria pedidos no contexto de condomínio. |
| CLIENTE | Cliente externo. Mesmas permissões operacionais que UTILIZADOR mas com comunicação limitada ao SYSTEM_ADMIN — ver capítulo 11.5. |
Cada permissão tem um âmbito:
O ecrã Administração → Permissões mostra a matriz completa em modo leitura — incluindo, desde já, o grupo Módulos (gestão de Ativos, de Planos de Manutenção e do Portal de Condomínio, aplicáveis nas organizações com o módulo respetivo). A permissão Aceder a Estatísticas e Painéis controla o ecrã de Relatórios e o Painel de Indicadores do backoffice. As alterações estão centralizadas pela equipa ReSOLVE — para pedir ajustes ao perfil de permissões da sua organização, contacte support@resolve-facilities.com.
Duas áreas seguem regras fixas da plataforma, iguais para todas as organizações: o ciclo de vida dos pedidos (quem inicia, conclui, transfere, cancela ou elimina segue uma matriz interna por função, âmbito e propriedade — as secções acima) e certas áreas de função fixa: o Backoffice e a Faturação pertencem ao System Admin, e a validação de um pedido fechado por quem o abriu cabe ao responsável do setor. Estas regras não aparecem como interruptores porque não são configuráveis.
SLAs (Service Level Agreements) definem o prazo máximo de resolução por categoria e prioridade. Permitem medir desempenho operacional, marcar pedidos atrasados e dar visibilidade aos clientes do tempo esperado de resposta.
Para cada categoria configura dois valores:
Depois de configurados:
SLAs personalizados estão incluídos nos planos Growth, Enterprise e Custom. Nos planos Free e Starter, os pedidos não têm SLA e o separador "Atrasados" fica oculto.
O white-label permite personalizar a aparência da plataforma com o logótipo e a cor principal da sua organização — útil para condomínios premium, hotéis, hospitais e qualquer cliente que queira projetar a sua marca aos utilizadores finais.
As alterações de white-label aplicam-se imediatamente a todos os utilizadores da organização — não é preciso fazer logout / login. O botão Repor restaura o logótipo e cor ReSOLVE padrão.
White-label está incluído nos planos Enterprise e Custom. Nos planos Free, Starter e Growth, este menu mostra apenas o convite a fazer upgrade.
Toda a gestão financeira da organização está concentrada em Conta e Gestão → Faturação: plano atual, alteração de plano, gestão do método de pagamento, histórico de faturas e reembolsos.
| Free | Starter | Growth | Enterprise | Custom | |
|---|---|---|---|---|---|
| Preço mensal (EUR) | 0 € | 19 € | 109 € | 439 € | variável |
| Preço anual (EUR) | 0 € | 190 € | 1.090 € | 4.390 € | variável |
| Utilizadores máximos | 3 | 5 | 25 | 100 | à medida |
| Unidades máximas | 1 | 1 | 3 | 10 | à medida |
| Pedidos / mês | 20 | 1.000 | ilimitado | ilimitado | ilimitado |
| Sugestões IA (Gemini) | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Notificações push | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| SLAs personalizados | — | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| White-label | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Onboarding assistido | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Módulo Ativos e Preventiva (add-on) | — | — | +250 €/mês | +850 €/mês | +10 €/utilizador |
| Suporte | Comunidade |
A faturação anual oferece aproximadamente 2 meses grátis face à mensal (190 € vs 228 € anuais no Starter, por exemplo). A escolha de ciclo é feita no momento da subscrição e pode ser alterada depois (capítulo 19.2).
Em Conta e Gestão → Faturação, clique em Alterar plano. Aparece a tabela de planos com os cartões clicáveis.
O botão Gerir faturação abre o portal seguro do Stripe — fora da nossa plataforma — onde pode:
A tabela "Histórico de faturas" mostra as últimas 12 cobranças, com:
Faturas reembolsadas (total ou parcial) aparecem com etiqueta clara, evitando confusões com faturas pagas.
O trial é uma escolha explícita no registo: dá 14 dias com limites Starter (5 utilizadores, 1 unidade, 1.000 pedidos, IA ativa). No 15.º dia:
O trial não migra automaticamente para Free no fim. Free é uma escolha explícita feita no registo — quem quer Free escolhe Free desde o início. Quem escolheu Trial fez uma promessa de avaliar o produto pago.
Além do plano base, a organização pode ativar módulos adicionais na mesma subscrição. O primeiro disponível é a Gestão de Ativos e Manutenção Preventiva (capítulo 22):
Para ativar: Conta e Gestão → Faturação → Add-ons → Ativar módulo (requer subscrição ativa). No seletor de planos, a dimensão do módulo escolhida dirige os planos compatíveis: 25 utilizadores cabe em qualquer plano Growth+; 100 requer Enterprise ou Custom; uma dimensão à medida só existe no Custom. O módulo liga em segundos; o valor proporcional do período em curso entra na fatura seguinte (proração Stripe — sem cobrança no ato). Para remover, use Remover módulo no mesmo cartão: o acesso desliga de imediato e o crédito proporcional entra na fatura seguinte. Os dados nunca são apagados — ao reativar, tudo volta como estava.
Organizações com condições especiais podem ter o módulo ativado diretamente pela equipa ReSOLVE — nesse caso o cartão mostra o selo Oferta, sem cobrança nem botão de remoção.
A plataforma está traduzida em quatro idiomas: Português, Inglês, Francês e Espanhol. A mudança é instantânea e propaga-se a toda a aplicação.
Há três locais onde aparece o seletor de idioma:
Quando um utilizador acede ao site pela primeira vez (sem ter ainda preferência guardada), a plataforma tenta detetar o idioma do navegador. Se for um dos quatro suportados, é usado; caso contrário, recai em inglês.
As notificações push avisam-no de eventos importantes mesmo quando não está com a aplicação aberta — pedidos atribuídos, mensagens novas, mudanças de estado críticas.
Cada pessoa controla o que recebe em Conta e Gestão → Notificações: push no navegador e na app instalada, notificação de mensagens de chat e avisos por email — três interruptores independentes.
Para alterar a autorização depois de aceitar/rejeitar:
Repetindo o aviso do capítulo 4: no iPhone, sem ter feito "Adicionar ao Ecrã Principal" no Safari, não há notificações push. É uma restrição do iOS, não da nossa plataforma. Instale a app no ecrã principal antes de aceitar notificações.
Módulo adicional que acrescenta à plataforma o cadastro de equipamentos com etiquetas QR, a manutenção preventiva planeada e a gestão de peças sobressalentes: os planos geram automaticamente ordens de trabalho, com procedimento passo a passo e deteção de não conformidades. Gestão em Conta e Gestão → Gestão de Ativos.
O módulo é um add-on pago sobre o plano base (capítulo 19.6): Growth +250 €/mês, Enterprise +850 €/mês, Custom +10 €/utilizador/mês até 100 lugares (9 € acima) (faturação anual com ~2 meses grátis). Ativa-se em Conta e Gestão → Faturação → Add-ons e requer uma subscrição ativa de plano Growth ou superior. Ao remover, os dados ficam guardados — a leitura mantém-se, a criação e edição ficam bloqueadas — e reativar repõe tudo como estava.
A dimensão do módulo é independente do plano base: uma organização com 100 utilizadores não precisa de pagar 100 no módulo de manutenção. Escolhe-se a dimensão na Faturação e depois atribui-se o acesso pessoa a pessoa, em Equipa → ficha do membro → Manutenção, onde o contador mostra "X de Y lugares atribuídos". Sem lugares livres, a atribuição é recusada — aumente a dimensão do módulo ou retire o acesso a outro membro. Quem não tem lugar continua a usar a plataforma normalmente; só não vê os ativos, os planos nem as ordens preventivas.
Antes de cadastrar, defina o catálogo em Gestão de Ativos → Tipos e Famílias — por exemplo, o tipo AVAC com as famílias Chillers, UTAs e Splits. Os tipos alimentam os filtros, os agrupamentos e o âmbito dos planos preventivos. Um tipo com ativos ou planos associados não pode ser eliminado (atualize-os primeiro).
Renomear uma família é seguro: a plataforma propaga o nome novo, na mesma operação, aos ativos dessa família, aos planos de preventiva com âmbito de família e às peças associadas por família — e confirma no ecrã quantos registos atualizou. Sem isso, um simples acerto de nome deixaria planos a não gerar nada e peças a desaparecer da ficha do ativo, em silêncio.
Cada ativo tem: nome, tipo e família, localização (propriedade / piso / sala), setor responsável, fabricante, modelo, n.º de série, datas de compra e garantia, criticidade (baixa / média / alta), notas e fotografia (guardada em privado — só membros da organização a veem). O estado acompanha o ciclo de vida:
Cada ficha guarda ainda coordenadas GPS com altitude (capturadas no local ou escritas à mão, com Ver no mapa para confirmar) e ficheiros — manuais, esquemas elétricos, certificados, fotografias de chapa de características —, guardados em privado e abertos por ligação segura temporária.
A lista tem pesquisa, filtros (estado, criticidade, propriedade), agrupamentos em cascata (tipo → família, localização → piso, estado), vista condensada e Ver no mapa para os ativos com coordenadas. Um ativo com pedidos associados não pode ser eliminado — mude o estado para Abatido, que preserva o histórico. Eliminar um ativo elimina também os planos preventivos específicos desse ativo.
As etiquetas saem em dois formatos, à escolha no momento de imprimir: folha A4 com 21 etiquetas por página (autocolantes 63,5×38,1 mm, tipo Avery L7160) ou etiqueta 50×30 mm, uma por página, em série, para impressoras de rolo. Ambas trazem o QR, o código do ativo, o descritivo e o logótipo da organização.
Gere as etiquetas em PDF e aplique-as nos equipamentos. Qualquer membro da equipa aponta a câmara do telemóvel ao QR — abre diretamente a ficha do ativo, com o histórico de intervenções e os planos. Da ficha, o botão Criar pedido abre um pedido corretivo já ligado ao ativo e com a localização pré-preenchida.
Em Gestão de Ativos → Ativos → Importar, descarregue o template CSV (inclui uma linha de orientação por coluna), preencha e importe centenas de ativos de uma vez. A validação é linha a linha — uma linha com erro não impede as restantes, e um segundo clique em Importar só tenta as linhas que falharam. Existe um importador equivalente para os planos de manutenção.
Um plano define o quê, onde, quando e como:
Os cartões de plano mostram o gatilho ("A cada 250 horas ou no máx. 6 meses"), a próxima data quando existe e o n.º de tarefas; clicar abre em modo de leitura, o lápis edita. Editar o procedimento não altera ordens já geradas — cada ordem guarda a sua própria cópia. Um plano de âmbito ASSET pode ser duplicado para vários ativos de uma vez, e o botão Pedido pontual cria já uma ordem para um ativo do âmbito sem mexer no calendário do plano (útil para uma intervenção fora de ciclo).
Um contador é uma grandeza que se lê num ativo ao longo do tempo. Cria-se na ficha do ativo, em Contadores e leituras, com tipo, nome e unidade. Há dois comportamentos:
As leituras entram por duas vias. À mão, no botão Registar leitura da ficha do ativo — na prática, lendo a etiqueta QR do equipamento com o telemóvel, que abre logo a ficha certa. Ou pelo procedimento: uma tarefa de medição do plano pode ficar ligada a um contador e, quando o técnico a preenche ao executar a ordem, o valor entra sozinho na série do ativo. É o ciclo que interessa — a revisão das 250 horas regista as horas ao ser executada, e é essa leitura que faz nascer a revisão seguinte.
Qualquer membro da equipa com acesso ao módulo pode registar leituras; criar e apagar contadores é para administradores. Enganos corrigem-se com uma leitura nova e uma nota (o histórico das últimas leituras abre na própria linha); apagar uma leitura errada é ação de administrador.
Na primeira vez que corre, o plano guarda a leitura atual como marco zero e não gera nada — adotar um plano num gerador com 12.230 h não enche os pendentes de revisões retroativas. Depois, gera a ordem quando leitura atual − leitura do último disparo ≥ intervalo. Um salto grande de leitura gera uma ordem, não várias em atraso. E como um ativo parado nunca acumula horas, o plano aceita um teto de calendário: 250 horas ou no máximo 6 meses, o que ocorrer primeiro.
Nos âmbitos largos, o editor do plano avisa quantos ativos do âmbito têm mesmo aquele contador ("3 de 5") — os que não têm ficam de fora, sem erro. Nos contadores de parâmetro, a ficha do ativo mostra que planos os vigiam e com que limiar.
Todos os dias a plataforma gera as ordens vencidas como pedidos normais com o selo Preventiva — entram no fluxo habitual (atribuição, SLA, chat, relatórios). Os planos de calendário são processados às 05:00 e os planos por contador às 05:10 (hora UTC); os planos por condição não esperam pelo dia seguinte — a ordem nasce assim que a leitura viola o limiar. Cada setor recebe uma notificação push e um email por dia, com o resumo de tudo o que foi gerado para si, em vez de um aviso por ordem. Quem gere não precisa de esperar pela madrugada: o botão Gerar agora, no ecrã de planos, corre o gerador na hora. No detalhe do pedido, o técnico executa o procedimento tarefa a tarefa; as respostas podem ser gravadas a qualquer momento, sem mudar o estado do pedido.
Se uma inspeção regista Degradado / Avaria, ou uma pergunta é respondida com Não, a plataforma propõe criar de imediato um pedido corretivo ligado ao mesmo ativo — a ponte automática entre a preventiva e a correção.
Um plano parado (módulo desativado, plano inativo) não acumula ordens em atraso: ao retomar, gera uma ordem de recuperação e salta para a próxima data futura.
Uma tarefa periódica não deve encher os pendentes com duplicados: quando nasce o ciclo seguinte, a ordem anterior que nunca saiu de Aberto é fechada como cancelada, com a nota "não executada no período" no histórico. Ordens que a equipa chegou a iniciar (passaram por Em curso) são poupadas — essas continuam abertas, porque há trabalho feito para registar. O email diário do setor indica quantas foram fechadas assim.
Nos planos com base Legal (22.6), uma ordem vencida nunca se fecha sozinha — ficaria por cumprir uma obrigação regulamentar sem rasto. A ordem mantém-se aberta, marcada com § Legal no cartão, no pedido e no calendário, e os administradores recebem um alerta diário enquanto não for executada. Ao concluir, a app lembra que deve anexar o certificado ou relatório da inspeção.
Além das ordens, o módulo vigia quatro coisas por si e avisa quem interessa:
O módulo inclui a gestão do armazém de peças — o material que se gasta nas intervenções: filtros, correias, rolamentos, lâmpadas, vedantes. Encontra-o em Ativos → Peças, e está disponível para quem tem lugar atribuído no módulo (secção 22.1).
A regra que governa tudo o resto: o stock nunca se escreve à mão. A quantidade que vê é sempre o resultado dos movimentos registados — entradas, consumos, ajustes, devoluções e substituições. É isso que permite responder mais tarde à pergunta "para onde foram os 12 filtros?".
SPR-…) — a existência física entra no passo seguinte.Há dois movimentos manuais, com permissões diferentes de propósito:
O histórico da peça lista todos os movimentos por ordem inversa, com data, utilizador, quantidade, nota e o pedido associado quando existe. É imutável: um lançamento errado não se apaga nem se reescreve — corrige-se com um ajuste (ou, se foi um consumo numa ordem, com a devolução descrita em 22.12).
Cada peça tem QR próprio, nos mesmos dois formatos dos ativos: folha A4 com 21 etiquetas ou etiqueta 50×30 mm para impressora de rolo (secção 22.4). Cole a etiqueta na prateleira ou na caixa: apontar a câmara do telemóvel abre a ficha da peça, com o stock atual à vista — a forma mais rápida de conferir existências durante uma contagem.
Quando um consumo ou um ajuste faz o stock descer abaixo do mínimo, o setor responsável pelo pedido — ou os administradores, se a saída não veio de um pedido — recebe notificação push e email com a quantidade atual e o mínimo definido.
O aviso dispara no momento em que cruza o limiar e não se repete enquanto o stock ficar em baixo, para não encher o telemóvel da equipa. Volta a armar-se sozinho assim que uma entrada repuser o nível acima do mínimo.
O registo do material gasto faz-se dentro da ordem de trabalho, na secção Peças utilizadas. Cada registo desconta o stock na hora, entra no histórico do pedido e no da peça, e sai no relatório PDF da intervenção — é o que fecha o ciclo entre a manutenção e o armazém.
Para não ter de procurar numa lista de centenas, a plataforma filtra as peças pelas associações definidas na ficha da peça. Uma peça pode ser associada, sem exclusividade, a:
Uma peça sem associações é tratada como universal e aparece sempre. Na ficha do ativo, a secção Peças compatíveis mostra o caminho inverso: que peças existem para aquele equipamento e com que stock.
Se pedir mais do que existe, o registo é recusado e a mensagem indica quanto está disponível — o stock nunca fica negativo. Ordens já fechadas (resolvidas, canceladas ou rejeitadas) não aceitam registos novos.
Enganos acontecem: a peça errada, o dobro da quantidade, a ordem trocada. Em vez de mexer no stock à mão, retire o registo na própria ordem.
O registo original não desaparece — fica visível, com a devolução ao lado, nos históricos do pedido e da peça. É de propósito: quem auditar mais tarde vê o que aconteceu e não uma lacuna. Cada consumo só pode ser devolvido uma vez, e a devolução exige que a ordem ainda esteja aberta.
Há equipamentos que não se reparam no local: troca-se a unidade avariada por uma de reserva e a reparação faz-se depois, em bancada ou no fornecedor. Uma UPS, uma bomba, um motor. A plataforma trata este caso sem inventar uma entidade nova.
Uma unidade de reserva é um ativo normal, com ficha, QR, histórico e planos próprios — apenas associado a uma peça como reserva. Assim, quando entrar em serviço, já traz consigo tudo o que interessa saber sobre ele. Cada ativo só pode ser reserva de uma peça.
Num só passo, a reserva passa a Ativo e herda a localização e o setor responsável do equipamento que substituiu — fica no lugar dele, para todos os efeitos. A associação de reserva desaparece (deixou de estar em armazém) e o movimento fica registado no histórico da peça com os dois equipamentos identificados.
Um plano preventivo apontado àquele ativo em concreto fica suspenso com ele e não migra para a unidade de reserva — a plataforma não adivinha se o plano seguia o equipamento ou o lugar. Se a manutenção deve continuar, crie o plano para a reserva ou, melhor, use âmbitos por tipo, família ou localização (secção 22.6): esses passam a cobrir a reserva automaticamente, sem intervenção.
Um histórico de texto livre não responde a "porque é que isto avaria". Duas listas curtas respondem. Em Gestão de Ativos › Códigos de avaria, o administrador mantém o catálogo da organização em dois separadores: Problemas (o sintoma) e Causas (a raiz).
Os códigos são escolhidos ao concluir o pedido (secção 8.7). Nas ordens preventivas com não conformidade, o problema "Não conformidade em inspeção" vem pré-selecionado.
Para a plataforma responder a "quanto custa manter este equipamento", faltam dois números que só a organização sabe:
Uma taxa única serve para começar, mas não chega para uma proposta: um auxiliar não custa o mesmo que um especialista, e um domingo não custa o mesmo que uma terça de manhã. Em Conta e Gestão › Custos de mão de obra (só administradores) define-se, num só ecrã:
Ao concluir um pedido — ou a qualquer momento, no bloco de custo — regista-se quem trabalhou, quantas pessoas, quantas horas e em que período. Podem ser várias linhas: o João fez 2 horas normais, o Pedro 3 horas ao sábado. O período vem sugerido pela data e pelo horário, e é sempre editável — a plataforma sugere, não impõe.
O preço é calculado no servidor e guardado em cada linha como fotografia do momento: alterar uma taxa amanhã não reescreve o custo de uma intervenção fechada ontem. Se não houver taxa nenhuma definida, o tempo fica registado na mesma e o custo fica a zero — as horas continuam a ser informação útil.
A partir daí, tudo se calcula sozinho: cada consumo de peça guarda o preço do momento (uma subida de preço amanhã não reescreve a história de ontem), uma devolução estorna exatamente o valor que saiu, e a ficha do ativo mostra o custo acumulado de manutenção. O relatório de desempenho traz o custo do período.
O dinheiro é informação sensível: revela quanto custa cada pessoa. Por isso há uma permissão própria — Ver custos e valores, na matriz de Segurança e Governação — que por omissão está ligada a administradores e supervisores e desligada a técnicos, auxiliares, utilizadores, moradores e clientes.
Sem essa permissão não aparece um único valor: nem nos ecrãs, nem no relatório, nem nas exportações, nem nos PDF. E não é só o ecrã a esconder — a própria base de dados recusa as consultas de custo, portanto o valor nem chega ao dispositivo. O que continua visível é o tempo: quem trabalhou, quantas horas, quantas pessoas e em que período. É o registo do trabalho, e o técnico precisa dele.
As peças registam-se durante a intervenção, à medida que se usam. A mão de obra regista-se no fim: ao concluir um pedido, a plataforma pede o trabalho realizado antes de recolher a assinatura. Faz sentido — só no fim se sabe quanto tempo aquilo levou.
Quem estiver sem rede pode concluir na mesma e registar as horas mais tarde: a janela fica aberta até a folha ser assinada. Depois de assinada, o trabalho registado deixa de poder ser alterado — a folha assinada vale o que lá está.
É a mesma folha; o que muda é quem a tira. Um técnico descarrega a folha com o material e a mão de obra sem valores — serve para o cliente assinar o que foi feito. Um administrador de setor ou de sistema descarrega a mesma folha valorizada, com os parciais de mão de obra e de peças e o total, pronta a anexar a uma fatura.
Isto não é um razão contabilístico: não há centros de custo, nem amortizações, nem integração com ERP. É o custo operacional por intervenção e por equipamento — o número que serve para decidir entre continuar a reparar ou substituir.
Nos ecrãs de Ativos e de Peças de reserva, o botão Exportar CSV descarrega o que estiver filtrado no ecrã — os mesmos filtros que está a ver, não a base inteira.
O ficheiro dos ativos usa exatamente as colunas do modelo de importação (secção 22.5). Isto permite o ciclo completo: exportar, corrigir dezenas de linhas com o conforto de uma folha de cálculo e voltar a importar. O ficheiro das peças traz o stock, o mínimo, a localização de armazém e o custo unitário com a moeda da organização.
Os ficheiros abrem diretamente no Excel, no Numbers ou no Google Sheets (UTF-8, separador ponto e vírgula). E respondem, sem promessas, à pergunta "e se um dia eu quiser levar os meus dados?".
Canal oficial entre a gestão e os moradores: avisos, reuniões com lembrete automático, atas e documentos — no telemóvel de cada morador, sem grupos informais de mensagens.
O portal liga-se automaticamente nas organizações criadas com o tipo Condomínio (capítulo 2) — está incluído no plano, sem custo adicional. Para outros tipos de organização, contacte o suporte.
Em Conta e Gestão → Condomínio, quatro separadores:
Cada publicação tem um âmbito: geral (todo o condomínio) ou um prédio específico — cada morador só vê o que lhe diz respeito. Ficheiros aceites: PDF, imagens, Word (.docx) e Excel (.xlsx), até 10 MB, guardados em privado e abertos por ligação segura temporária.
Os moradores têm a entrada Condomínio na navegação principal, em modo de leitura: consultam os avisos, reuniões, atas e documentos do âmbito geral e do seu prédio, e descarregam os ficheiros em segurança. (A criação de pedidos de manutenção continua no fluxo normal — capítulo 7.)
Na véspera de cada reunião (por volta das 08:00), os moradores abrangidos recebem uma notificação push e um email com o título, a data, a hora e o local. Se a reunião for adiada, o lembrete rearma-se automaticamente para a nova véspera.
Reuniões criadas já depois do envio da véspera (por exemplo, hoje para amanhã de manhã) podem não receber lembrete automático — nesse caso, publique também um aviso.
Cada organização escolhe o que aparece no formulário de criação e no tratamento dos pedidos. Nove interruptores e os motivos de espera à medida; tudo ligado por omissão. Nada muda enquanto não desligar algo.
Em Conta e Gestão → Opções nos Pedidos. Só o System Admin da organização vê este ecrã. As escolhas valem para toda a organização e aplicam-se de imediato a todos os utilizadores.
Os interruptores começam todos ligados. Uma organização que nunca abra este ecrã trabalha exatamente como antes — desligar é uma decisão explícita, e é sempre reversível.
Leitura QR e Peças aparecem desativados, com a razão à vista, nas organizações sem o módulo de Ativos & Manutenção Preventiva. Análise IA da foto aparece bloqueada nos planos sem Sugestões IA.
Esconder retira apenas a possibilidade de acrescentar. O que já foi registado continua visível: horas lançadas, peças consumidas, anexos, assinaturas e validações decididas mantêm-se no pedido e nos relatórios. Um interruptor nunca apaga histórico.
Na conclusão de um pedido, os passos desligados são simplesmente saltados. Com tudo desligado, concluir passa a ser um único clique.
Com a assinatura desligada, a folha de mão de obra deixa de ser selada pela assinatura e passa a ser selada pela validação do requerente — as horas ficam editáveis até esse momento.
No mesmo ecrã, a organização define os seus motivos de "Em espera" — até dez. Sem alterações valem os três predefinidos, traduzidos automaticamente em qualquer idioma; ao editar, a lista passa a ser o texto exato que escrever, e é essa a lista que o técnico vê ao pausar um pedido (capítulo 8.6). Repor predefinidos volta atrás a qualquer momento. Os pedidos já em espera mantêm o motivo com que foram pausados.
Uma área de trabalho de secretária para quem administra a organização: tabelas densas, carregamentos em massa e consultas, com a mesma informação da aplicação — não é uma segunda base de dados.
A aplicação foi desenhada para o telemóvel — ótima em campo, lenta para o trabalho de escritório em que se corrigem duzentas linhas. O Backoffice é a resposta: o mesmo tenant, os mesmos dados e as mesmas permissões, num formato de ecrã grande.
Entra-se por Conta e Gestão → Backoffice, pelo item na barra lateral do computador, ou pelo endereço direto /backoffice. Reservado ao System Admin da organização ativa; qualquer outro papel que tente o endereço recebe um aviso de acesso reservado.
Os menus são numerados, como num ERP clássico. Cada nó só aparece a quem tem a permissão respetiva e, no grupo 3, só com o módulo de Ativos contratado.
| Grupo | Nós |
|---|---|
| 1 — Tabelas Mestre | Categorias e SLA · Setores · Infraestrutura · Áreas Técnicas · Funções e Tarifas · Códigos de Avaria · SLAs e Encaminhamento · Feriados e Calendário |
| 2 — Utilizadores | Equipa — grelha, convites e carregamento em massa |
| 3 — Ativos & Manutenção | Tipos de Ativo · Ativos · Planos de Manutenção · Peças de Reserva |
| 4 — Consultas | Painel de Indicadores · Pedidos (Consulta) |
Todas as listagens partilham o mesmo comportamento: pesquisa global, filtro por coluna, ordenação por qualquer cabeçalho, escolha das colunas visíveis (fica guardada por utilizador) e exportação para CSV do que está filtrado — não só do que está visível no ecrã.
A edição faz-se numa gaveta lateral. As entidades mais ricas — planos de manutenção, ativos, peças — têm um botão que abre o editor completo da aplicação, onde estão todos os campos.
O Backoffice respeita exatamente as mesmas regras da aplicação: quem não tem permissão para ver custos não os vê aqui, e quem não pode gerir uma tabela não a encontra na árvore.
Sete tabelas aceitam carregamento por ficheiro CSV: setores, áreas técnicas, funções, categorias, códigos de avaria, infraestrutura e peças. Ativos, tipos de ativo, planos e utilizadores têm importadores próprios, já existentes.
Em cada importador descarrega-se primeiro um modelo com as colunas certas. O ficheiro é validado linha a linha antes de gravar: os erros são mostrados com o número da linha e nada é importado enquanto houver erros por corrigir.
Painel de Indicadores repete os indicadores e gráficos dos relatórios, com os mesmos períodos. Pedidos (Consulta) é uma grelha densa de todos os pedidos — ativos e fechados na mesma linha do tempo, ordenados por data de criação — com filtros em cascata e ligação ao detalhe de cada um.
Foi desenhado para computador. No telemóvel funciona — a árvore passa a gaveta e as grelhas deslizam na horizontal — mas o trabalho de volume faz-se sentado.
Definição dos principais termos usados nesta plataforma e neste manual.
As dúvidas mais comuns dos novos utilizadores.
Verifique que abriu a app a partir do ícone no ecrã principal, não a partir do Safari. Se ainda não instalou, vá ao capítulo 4 e siga os passos de "Adicionar ao Ecrã Principal". O iOS não permite notificações push sem essa instalação.
No ecrã de login, clique em Esqueci-me da palavra-passe, introduza o email e siga o link que receber. O link é válido por tempo limitado — se expirou, basta repetir o pedido.
Sim. Depois do login, é apresentado o seletor de organização (capítulo 3.3). A função pode ser diferente em cada organização (ex. admin numa, técnico noutra).
Em Conta e Gestão → Faturação, na tabela do histórico, clique no link "PDF" de cada fatura. Em alternativa, abra o Portal Stripe (Gerir faturação) para ter acesso a todas as faturas históricas.
Downgrades self-service estão bloqueados. Cancele a subscrição atual (continua ativa até ao fim do ciclo pago) e subscreva o plano inferior depois, ou contacte support@resolve-facilities.com para apoio.
O catálogo inicial foi carregado em função do tipo de organização escolhido no registo. Pode editar livremente: adicionar, renomear, eliminar categorias e subcategorias em Administração → Categorias (capítulo 12).
Pedidos ao abrigo do RGPD devem ser feitos por escrito para support@resolve-facilities.com. O administrador da organização pode eliminar utilizadores em Equipa; para eliminação total do tenant e respetivos dados, é necessário um pedido formal.
Ver capítulo 19.1 (Comparativo de planos). Resumo: Free 0, € Starter 19 €/mês, Growth 109 €/mês, Enterprise 439 €/mês, Custom variável. Faturação em EUR, processada pelo Stripe.
Não — vendemos exclusivamente em EUR. O Stripe poderá fazer a conversão automática no cartão do cliente em função do banco emissor, mas a fatura é emitida em EUR.
Para qualquer dúvida operacional, problema técnico, sugestão ou pedido formal de proteção de dados, contacte-nos. Respondemos em horário útil (dias úteis, 9h-18h Lisboa) e os pedidos críticos são priorizados.
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Este manual descreve a versão atual da plataforma. Funcionalidades e ecrãs podem evoluir.